В группе компании EDC организовано комплексное сопровождение единой автоматизированной системы для учета кадров и расчета заработной платы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом v.8». Проект внедрения системы «1С:Зарплата и управление персоналом v.8» был завершен к концу 2009 года. Система перешла в промышленную эксплуатацию с января 2010 года, потребовалась техническая и методологическая поддержка системы и пользователей как непосредственно в офисе в г. Когалым, так и удаленно из г. Самара. Компания приняла решение о передаче функций поддержки системы на внешний аутсорсинг. Система перешла в полноценную поддержку в 1С-Рарус Самара. На текущий момент в обслуживании на комплексном сопровождении 8 юридических лиц холдинга, 18 баз данных, около 500 пользователей. Архитектура клиент-серверная, распределенная, происходит ежедневный обмен.
Eurasia Drilling Company Limited (EDC) — крупнейшая буровая компания России по количеству пробуренных метров, крупнейший наземный буровой подрядчик в СНГ и единственный российский независимый морской подрядчик, занимающийся строительством и ремонтом нефтяных и газовых скважин всех назначений на лицензионных участках нефтегазовых компаний. EDC имеет более 600 буровых установок, штат компании насчитывает более 20 тысяч сотрудников. EDC Group является холдинговой управляющей компанией, которая включает 9 компаний с множеством филиалов по всей стране.
Основные причины передачи на внешний аутсорсинг и заключения абонентных договоров на сопровождение:
- Конфигурация должна легко и быстро обновляться из единого центра.
- Затраты на обновление для обеспечения соответствия требованиям законодательства, на дальнейшее развитие информационной системы должны быть сокращены за счет унификации всех процессов всей группы компаний в целом.
- Восполнение недостатка квалифицированных ресурсов, знающих особенности внедрения и доработок ИС «1С:Зарплата и управление персоналом» у заказчика.
- Необходимость в резервировании «нужных» специалистов.
- Фиксированный бюджет на поддержку.
Для описания ключевых характеристик сервиса поддержки заключены соглашения об уровне обслуживания (SLA). В SLA прописана ключевая информация по организации поддержки: обслуживаемые площадки, время предоставления сервиса, порядок взаимодействия по обращениям пользователя, сроки реакции на обращения.
В задачи поддержки входят:
- Организация 1, 2 и 3 линии комплексной поддержки системы и ее пользователей.
- Устранение неисправностей и сбоев в работе с информационной системой — работа с текущими ошибками.
- Задачи по развитию системы — выполнение доработок в ИС по пожеланиям пользователей системы, как для повышения удобства работы с системой и оптимизации, так и для реализации нового функционала.
- Работа с пользователями системы — методологическая поддержка пользователей системы: оказание консультаций по настройке и использованию типового и разработанного функционала, обучение, создание регламентных документов, методологических пособий и инструкций.
- Обеспечение бесперебойной работы передачи данных между сопряженными информационными системами при обмене.
- Поддержка законодательства и форм отчетности в актуальном состоянии — выполнение обновлений по типовым релизам фирмы 1С.
- Конвертация данных — достаточно частые реорганизации, происходящие внутри группы компаний, требуют создания новых баз и выполнения переноса данных из исторических систем.
- Работа организована таким образом, что в процесс сопровождения вовлечены ключевые администраторы 1С дочерних компаний холдинга и куратор в центральном аппарате управления. Администраторы 1С фактически заменяют первую линию поддержки на площадках заказчика. Имея высокую квалификацию и мотивацию, они работают с пользователями системы, производя первичную модерацию и обработку обращений, передаваемых далее на 2-ю линию поддержки. Среднее количество отрабатываемых за квартал заявок — около 450.
- Ключевой администратор 1С со стороны заказчика отвечает за настройки информационных баз, видов расчетов и ключевых справочников системы.
- Выделена единая компетентная команда поддержки с руководителем сервиса и специалистами со стороны интегратора с большим опытом успешного внедрения в организациях холдинга EDC Group.
- Заключены соглашения об уровне сервиса (SLA).
- Для организаций холдинга с разветвленной сетью обособленных подразделений была создана 1 линии поддержки непосредственно с пользователями системы как на площадках заказчика так и в г. Самара удаленно.
- Организованы 2 и 3 линия поддержки для всех организаций удаленно в г. Самара.
- Задействована в работе удобная, доработанная заказчиком, система для работы с обращениями пользователей / нарядами на внешнюю техподдержку.
- Определены процедуры взаимодействия по обращениям пользователей, по согласованию новых доработок с ключевыми сотрудниками системы.
- Организован постоянный контроль новых обращений пользователей и сроков реакции на них.
- Постоянно актуализируются методические пособия пользователей, регламенты по работе. Созданы видеокурсы для обучения пользователей системы и тесты для проверки их знаний.
Сократилось количество ошибок при расчете зарплаты
- Сейчас в группе компаний поддерживается одна корпоративная информационная система против 15 разрозненных систем учета кадров и расчета заработной платы в прошлом. Это позволяет в кратчайшие сроки (в 4 раза быстрее) вносить изменения в соответствии с требованиями законодательства, оперативно согласовывать новые доработки со всеми ключевыми пользователями всех организаций Холдинга и вносить их в систему. Изменения переносятся в рабочую базу в среднем один раз в неделю.
- Между организациями холдинга и центральным аппаратом управления налажен бесперебойный оперативный обмен ключевой информацией по кадровым и расчетным справочникам, регистрам и документам. Унифицированы формы основных кадровых документов.
- Регламентированы и поддерживаются единые для всех организаций хозяйственные операции, порядок расчетов, алгоритмы начислений, вследствие чего сокращено на 90% количество ошибок расчета зарплаты. Точность и скорость расчетов повысились. Заработная плата для 20 000 сотрудников рассчитывается быстро и безошибочно.
- Разграничение прав доступа к данным в зависимости от полномочий сотрудников исключает возможность ввода в систему некорректных данных и обеспечивает защиту конфиденциальной информации.
- Увеличена скорость реакции на обращения пользователей. Постоянный контроль за сроками реакции задач помогает быстро анализировать и приоритизировать задачи, определять срочность выполнения обращений пользователей системы.
- Соблюдены SLA по скорости обработки заявок в согласованных договором пределах.
- Руководство оперативно получает консолидированную отчетность по зарплате и связанным с ней налогам, а также различные аналитические отчеты. Эта информация помогает руководству вырабатывать новые решения для повышения эффективности управления.
- Из-за большого количества доработок во время поддержки повысилось удобство работы пользователей с системой, увеличилось количество и качество аналитических отчетов, что существенно сократило объем ручного труда сотрудников холдинга.
- Добавлена функциональность, которая ранее отсутствовала в системе:
-
- оптимизированы и расширены ранее реализованные возможности конфигурации (это составляет более 80% всех внесенных во время внедрения системы изменений);
- разработана удобная обработка для мониторинга всех кадровых данных о сотруднике;
- появился свод отчетов по северной надбавке для анализа ее изменения;
- разработан и внедрен блок по автоматизированному изменению штатного расписания. Разработан свод отчетов: штатное расписание для служебного пользования, перечень изменений в штатном расписании, отчеты по вакансиям, штатному замещению и т.д.;
- доработан учет и расчет единовременной выплаты к отпуску;
- переработан блок учета начисленных резервов на вознаграждение по итогам года;
- появилась новая подсистема начисления резервов на отпуска, в т.ч. управленческий учет этих начислений;
- создана подсистема учета исправительных табелей;
- создана подсистема учета архивных карт сотрудников;
- создана подсистема учета вахтовых перевозок;
- расширен состав подсистемы интеграции с другими приложениями (выгрузки на портал в XML-формате, сверка данных с базой Active Directory и др.);
- внедрена подсистема учета контроля и управления доступом (СКУД);
- используется новая подсистема контроля над ошибками расчета зарплаты;
- появились новые форматы выгрузки данных.
- Высокая удовлетворенность пользователей системы качеством работы команды поддержки и удобством работы с системой: ее возможностями, качеством расчетов и формирования аналитических отчетов, быстродействием.
- Также отмечается высокая удовлетворенность руководства Заказчика работой системы — ей стали «доверять больше, чем пользователям». Это отражается в том числе и на легкости принятия управленческих решений при тиражировании функционала на новые организации и филиалы, которые создаются или изменяются в результате проводимых реорганизаций.
