Проект по внедрению 1С:Документооборот 3.0 на Находкинском заводе минеральных удобрений направлен на автоматизацию документооборота и интеграцию с учетными системами "1С".
ЗАО «Находкинский завод минеральных удобрений») - это инвестиционный проект по строительству завода по производству метанола и азотных удобрений в Приморском крае.
Проект внедрения 1С:Документооборот 3.0 на платформе 1С:Предприятие 8.3 стал стратегической инициативой, направленной на автоматизацию процессов документооборота и улучшение управления документами в АО "НЗМУ".
Цель данного проекта заключалась в повышении эффективности и прозрачности процессов работы с документами, сокращении времени, затрачиваемого на обработку и согласование документов, а также в снижении риска возникновения ошибок. Одним из основных требований к проекту стала синхронизация программных продуктов "1С" для обеспечения единой системы данных, что позволило упростить и повысить эффективность обработки документов, инициированных в учетных системах "1С", путем замещения бумажного документооборота электронным. Кроме того, в рамках данного проекта была реализована интеграция с системой юридически значимого документооборота с целью снижения трудозатрат на обработку документов и создания единой системы хранения документации для группы компаний.
Задачи:
- Детализировать требования,
- Сформировать Техническое задание на разработку и настройку системы,
- Подготовить прототип системы,
- Обучить пользователей,
- Перенести разработки и настройки из прототипа системы на продуктивную среду,
- Отладка системы и адаптация пользователей при работе в системе.
Основные этапы проекта:
- Обследование и проектирование,
- Разработка и настройка прототипа системы,
- Подготовка к опытно-промышленной эксплуатации системы,
- Опытно-промышленная эксплуатация системы.
АО "НЗМУ" - это один из крупнейших инвестиционных проектов на Дальнем Востоке России.
- Система представляет собой конфигурацию 1С:Документооборот, ред. 3.0, настроенную и доработанную под нужды Заказчика;
- Система развернута на сервере Заказчика;
- Файловое хранилище расположено на сервере Заказчика;
- Система интегрирована c 1C:ЗУП и 1С:Бухгалтерия;
- Сервер базы данных Microsoft SQL Server.
- Реализован функционал интеграции со сторонней системой электронного документооборота с использованием фонового подписания документов без необходимости авторизации в сервисе ЭДО. Реализована возможность подписания УКЭП ФЛ с использованием МЧД. Ранее такой функционал не реализовывался сотрудниками компании "1С-КПД".
- Реализован функционал автоматического принятия правок в файлах формата .doc/docx перед формированием подписной версии.
- Реализован функционал парафирования документов.
Кадровые приказы
- Настроена интеграция между 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Документооборот, теперь после создании в 1С:ЗУП приказ автоматически передается в СЭД, формируется его карточка;
- Добавлено разделение на тематики (11 штук), в зависимости от тематики строится маршрут обработки.
Должностная инструкция
- Выделена в отдельный вид документа, настроен свой маршрут обработки
Извещение о командировке
- Выделено в отдельный вид документа, настроен свой маршрут обработки;
- Автоматизирован расчет суточных;
- Добавлена возможность указания командировочных расходов.
Авансовые отчеты
- Настроено автоматическое создание карточки АО на основании согласованного извещения о командировке;
- При проведении АО бухгалтером происходит автоматическая передача файла АО в карточку СЭД, т.е. бухгалтеру не нужно прикреплять его вручную;
- АО разделен тематиками: по командировкам и хоз.нужды со своими маршрутами обработки.
Служебные записки
- Добавили 4 тематики: СЗ общая, Заявка на хоз. нужды, СЗ о закупке ТРУ и СЗ о корректировке или отмене закупки ТРУ. Каждая из СЗ имеет свои маршруты обработки;
- Добавили отдельный вид документа – заявка на выдачу сим-карты со своим маршрутом обработки.
Входящие письма
- Реализация отчета "Поручения по входящим документам".
Исходящие письма
- Создали два отдельных вида: Исходящее письмо и Запрос ТКП (для всех структурных подразделений);
- Настроены маршруты согласования для каждого вида документа;
- Автоматизировали заполнение реквизитов из карточки в документ в каждом маршруте.
ОРД
- Автоматизировали заполнение в шаблонах регистрационного номера и даты документа.
ЛНА
- Разделили на 3 тематики, для каждой автоматизировали заполнение в шаблоне регистрационного номера и даты документа;
- Настроили для каждой тематики свой маршрут согласования.
Служебная записка о закупке товаров, работ, услуг
- Настроен отдельный вид служебной записки с маршрутом обработки в соответствии с Положением о закупках.
Закупки: Исходящее письмо - Запрос технико-коммерческого предложения (ТКП)
- Выделен в отдельный вид документа. Настроен маршрут обработки документа в соответствии с Положением о закупках;
- Настроена возможность создать данный документ на основании ранее согласованной СЗ о закупке ТРУ, при этом документы будут связаны друг с другом.
Закупки: Тендерная таблица
- Выделена в отдельный вид документа. Настроен маршрут обработки документа в соответствии с Положением о закупках;
- Настроена возможность создать данный документ на основании ранее согласованной СЗ о закупке ТРУ и/или Запрос ТКП, при этом документы будут связаны друг с другом;
- Реализация отчёта "Отчет по закупкам".
Доверенности
- Созданы два отдельных вида документов: Заявка на выдачу доверенности и Доверенность;
- Настроены маршруты обработки каждого вида документа;
- Настроены уведомления ответственных об окончании срока действия доверенности.
Договоры/ДС
- Разделили договоры на два вида: Типовой и Нетиповой;
- При согласовании нетипового договора добавлено разделение на этапы: согласование проекта договора, согласование подписной версии;
- Добавлены укороченные отдельные маршруты для согласования Типового договора и Дополнительного соглашения;
- Загружены в систему шаблоны Типовых договоров;
- Реализация функционала по автоматическому принятию правок в файле формата doc/docx.;
- Введен новый этап – Парафирование, по итогам выполнения которого происходит проставление кода "Парафировано" в лист согласования и в сам договорной документ
- Добавлен новый этап "Передач
а документа в архив"; - Добавлена возможность подписания документов ЭП через сторонне ПО ЭДО;
- Разработан новый вид листа согласования;
- Доработан отчёт "Список заключенных договоров".
Первичные учетные документы
- Настроена возможность обмена неформализованными документами с контрагентами через сторонне ПО ЭДО;
- Настроено авто создание карточек входящих документов, автозагрузка файлов, подписание/отклонение из типовой задачи "1С";
- Появилась возможность пакетной обработки сканов бумажных документов.
- Приведено в соответствие порядка 120 реквизитов - многие поля в старой СЭД и 1С:ДО имеют разные названия;
- Исключены дубликаты 17 965 документов с помощью программного робота (не создавали отдельные карточки для одних и тех же документов в 1С:ДО);
- Программный робот ~87 тысяч раз нажал кнопку сформировать лист согласования в старой СЭД и приложил их к документам для последующей загрузки в 1С:ДО (листы согласования в старой СЭД формируются только при нажатии кнопки сотрудников);
- Менее 1% исторических файлов не загрузились с первого раза, были догружены.
