Сопровождение с ТКС
В компании ООО «Велесстрой» реализован проект сопровождения и развития системы на базе «1С:EHS Комплексная производственная безопасность КОРП». В рамках проекта решены задачи адаптации системы под уникальные бизнес-процессы компании и автоматизированы ключевые управленческие и учётные операции. 15 филиалов объединены в единое цифровое пространство. Это обеспечивает прозрачность процессов, централизованный контроль и поддержку пользователей. Благодаря автоматизации повторяющихся действий и оформления документации удалось снизить количество ошибок и ускорить обмен актуальной информацией о сотрудниках. Настроенные бизнес-процессы с системой уведомлений гарантируют своевременное выполнение задач и минимизируют административные риски.
ООО «Велесстрой» — одна из ведущих компаний России в области строительства для нефтегазового и энергетического комплексов, промышленного и гражданского секторов, включая реализацию EPC-контрактов и проектирование. Компания реализует проекты по всей стране — от Ямала до Сахалина. Среди её ключевых объектов — «Балтийская трубопроводная система» и «Трубопроводная система Заполярье — Пурпе».
Главная цель проекта — обеспечить стабильную, эффективную и непрерывно развивающуюся работу корпоративной системы «1С:EHS Комплексная производственная безопасность КОРП». В конечном итоге заказчик стремится повысить операционную эффективность пользователей и соответствие системы как текущим, так и будущим бизнес-требованиям.
Для достижения этой цели решаются следующие ключевые задачи:
- Обеспечение стабильности и бесперебойности работы системы:
- поддержание работы «1С:EHS Комплексная производственная безопасность КОРП»;
- минимизация простоев системы;
- оперативное устранение возникающих неисправностей и сбоев;
- постоянная оптимизация производительности системы для повышения скорости работы и удовлетворённости пользователей.
- Развитие функциональности и адаптация системы:
- адаптация системы к современным технологическим требованиям и специфическим бизнес-процессам заказчика;
- реализация доработок существующего функционала (например, доработка документов предписаний с дополнительной аналитикой, разработка новых отчетов с возможностью анализа по новым аналитикам, интерфейса);
- ·разработка и внедрение нового функционала (разработка виджетов под запросы клиента, разработка отчетов по обучению, реализация автоматического создания рабочих мест и рассадки по ним сотрудников) для повышения удобства и автоматизации рутинных операций.
- Организация методической поддержки и обучения:
- оперативное консультирование пользователей по вопросам работы в системе в их повседневной деятельности;
- ·разработка и актуализация регламентирующих документов, методических пособий, инструкций и другой справочной информации.
- Построение эффективной системы сопровождения и поддержки:
- организация специализированных линий поддержки пользователей;
- формирование единой компетентной команды специалистов поддержки с выделенным руководителем;
- внедрение и использование удобной системы для регистрации, обработки и отслеживания пользовательских обращений;
- обеспечение постоянного мониторинга поступления новых обращений;
- организация контроля соблюдения сроков первичной реакции на обращения и сроков их полного выполнения, в соответствии с приоритетами, установленными пользователями.
До старта проекта компания-заказчик столкнулась с рядом вызовов при эксплуатации системы «1С:EHS Комплексная производственная безопасность КОРП». Были следующие проблемы:
- Отсутствие специализированной службы поддержки и единой системы для обработки обращений вызывало задержки в решении пользовательских вопросов и неопределённые сроки для устранения сбоев.
- Критически важные процессы — создание рабочих мест, учет сотрудников на рабочих места, контроль прохождения работниками инструктажей и обучений, — требовали значительных ручных усилий, были подвержены ошибкам и занимали непропорционально много времени сотрудников.
- Удовлетворенность пользователей снижалась из-за неоптимизированного интерфейса, отсутствия оперативной методической помощи и невозможности быстро реализовать необходимые для бизнеса доработки системы.
Проект реализовывается в условиях необходимости:
- Обеспечения непрерывности работы: любые изменения и поддержка не должны нарушать стабильность и доступность критически важной системы контроля над безопасностью рабочих процессов для всей распределенной компании.
- Адаптации под уникальные процессы: требуется учитывать специфику сложных, зачастую уникальных для заказчика бизнес-процессов (сложное штатное расписание, учет рабочих мест, необходимость контроля прохождения обучения, контроль происшествий и проверок по ним).
- Оперативной реакции на растущие потребности пользователей в новой функциональности и оптимизации существующей.
Ключевой проблемой было отсутствие системного подхода к сопровождению. Решение этих задач ложится в основу проекта по комплексной поддержке и развитию системы.
Для успешного выполнения проекта сопровождения была использована основанная на рекомендациях ITIL технология 1С:ТКС, как зарекомендовавшая себя с лучшей стороны технология сопровождения на крупных проектах сопровождения учётных систем на основе системы программ «1С:Предприятие 8» и «1С:Предприятие 8 КОРП».
В процессе анализа и отработки типовых обращений пользователей, составляются схемы реагирования с описанием решений инцидентов, на основании производится формирование базы знаний проектной команды. Данный опыт позволяет существенно сократить время и трудозатраты при возникновении аналогичных повторных инцидентов в процессе сопровождения.
Также ведутся таблицы с перечнем доработок программы, основанных на пожелании заказчика, с полным перечнем запросов, ТЗ, описанием работ с рекомендациями применения доработок при изменении версии программы.
Проект приносит компании-заказчику значимые результаты, решает ключевые проблемы и повышает эффективность работы в сфере производственной безопасности:
- Значительное улучшение ключевых процессов:
- автоматизация рутины: все операции по созданию, обработке и анализу данных — включая назначение обучения и инструктажей, контроль за просроченными обучениями и медосмотрами, а также за устранением нарушений, выявленных в результате проверок, — теперь выполняются автоматически. Это способствует своевременному выявлению и устранению рисков, минимизирует вероятность профессиональных заболеваний и снижает риск предписаний и штрафов со стороны надзорных органов;
- скорость и точность: значительно ускорено выполнение операций, а автоматизированное создание отчётов минимизирует количество ошибок;
- удобство пользователей: модификации интерфейса и расширение функционала по запросам пользователей, включая настройку отчётов, сделали работу в системе более удобной и эффективной.
- Создание эффективной системы поддержки:
- организация выделенных линий поддержки, формирование компетентной команды с руководителем и внедрение системы учёта и отслеживания обращений обеспечивают пользователям оперативную помощь;
- постоянный мониторинг обращений и контроль сроков реакции и выполнения (в соответствии с приоритетами) гарантируют предсказуемость и высокое качество сервисного сопровождения.
- Экономический эффект для компании:
- высвобождение ресурсов: автоматизация рутинных операций позволяет сотрудникам не тратить время на ручное формирование списков сотрудников с просроченным или только что назначенным обучением;
- повышение эффективности: Высвобожденные ресурсы перераспределяются на решение стратегических задач, напрямую влияющих на качество охраны труда;
- повышение надежности: минимизация ошибок в документах (особенно в документах предписаний) снижает риски штрафов от надзорных органов.
- рост удовлетворенности: удобство интерфейса, быстрая реализация доработок и оперативная поддержка существенно повышают лояльность и продуктивность пользователей;
- соответствие требованиям: система адаптирована к уникальным бизнес-процессам компании и современным стандартам, что обеспечивает её стабильную и бесперебойную работу.
Сопровождение системы «1С:EHS Комплексная производственная безопасность КОРП» продолжается на постоянной основе в рамках стратегии цифровой трансформации компании-заказчика.
Для успешного выполнения проекта сопровождения была использована технология 1С:ТКС, основанная на рекомендациях ITIL. Данная технология хорошо зарекомендовала себя на крупных проектах по поддержке учетных систем на платформе «1С:Предприятие 8» и «1С:Предприятие 8 КОРП».
В процессе анализа и обработки типовых обращений пользователей составляются схемы реагирования с описанием решений инцидентов. На их основе формируется база знаний проектной команды. Этот подход позволяет существенно сократить время и трудозатраты при возникновении повторных инцидентов в процессе сопровождения.
Также ведется таблица с перечнем доработок программы, основанных на пожеланиях заказчика. Она включает полный перечень запросов, технические задания, описание работ и рекомендации по применению доработок при обновлении версии программы.
