Сопровождение с ТКС
Проект направлен на сопровождение и развитие системы на базе «1С:Документооборот КОРП» для повышения эффективности управления бизнес-процессами компании, сокращения сроков на выполнение задач и улучшения дисциплины работников за счет прозрачного учета действий. Он охватил 15 филиалов, которые объединены в единое цифровое пространство. Это обеспечивает прозрачность процессов, централизованный контроль и поддержку пользователей.
ООО «Велесстрой» — одна из ведущих компаний России в области строительства для нефтегазового и энергетического комплексов, промышленного и гражданского секторов, включая реализацию EPC-контрактов и проектирование. Компания реализует проекты по всей стране — от Ямала до Сахалина.
Главная цель проекта — обеспечить стабильную, эффективную работу и непрерывное развитие корпоративной системы «1С:Документооборот КОРП». В результате заказчик стремится повысить эффективность работы пользователей и соответствие системы как текущим, так и будущим бизнес-требованиям.
Для достижения этой цели необходимо решить следующие ключевые задачи:
- Обеспечить стабильность и бесперебойность работы системы:
- поддерживать работу «1С:Документооборот КОРП»;
- минимизировать простои системы;
- оперативно устранять возникающие неисправности и сбои;
- постоянно оптизировать производительность системы для повышения скорости работы и удовлетворенности пользователей.
- Развивать функциональность и адаптировать систему:
- адаптировать систему к современным технологическим требованиям и специфическим бизнес-процессам заказчика;
- реализовать доработки существующего функционала (например, разработка новых отчетов с возможностью контроля и анализа процессов документооборота компании);
- разработать и внедрить новый функционал для повышения удобства и автоматизации рутинных операций под требования заказчика.
- Организовать методическую поддержку и обучение: оперативно консультировать пользователей по вопросам работы в системе в их повседневной деятельности.
- Построить эффективную систему сопровождения и поддержки:
- организовать специализированные лини поддержки пользователей;
- сформировать единую компетентную команду специалистов поддержки с выделенным руководителем;
- внедрить и использовать удобную систему для регистрации, обработки и отслеживания пользовательских обращений;
- обеспечить постоянный мониторинг поступления новых обращений;
- организовать контроль соблюдения сроков первичной реакции на обращения и сроков их полного выполнения, в соответствии с приоритетами, установленными пользователями.
До старта проекта компания-заказчик столкнулась с рядом вызовов при эксплуатации системы «1С:Документооборот КОРП». Были следующие проблемы:
- Отсутствие единого информационного пространства для работы с документами.
- Ручная маршрутизация документов (электронная почта, бумажные носители). Отсутствие прозрачности и контроля сроков на каждом этапе. Высокая доля ручного труда по отслеживанию статусов.
- Потребность в реализации инструментов автоматизированного контроля за исполнительской дисциплиной работников, а также контроля за своевременным выполнением регламентных задач и фиксации внештатных ситуаций.
- Высокие риски утечки конфиденциальной информации.
Были выполнены следующие работы:
- Создано единое информационное пространство работы с документами и взаимодействия сотрудников.
- Настроены и разработаны новые алгоритмы для автоматической маршрутизации процессов обработки документов и вычисления необходимых участников по конкретным условиям.
- Настроена бесшовная интеграция с учетными системами для работы с документами в едином окне.
- Настроена синхронизация с учетными системами.
- Разработаны отчеты для учета и контроля работы отдельных блоков компании.
- Разработаны отчеты для учета и контроля исполнительской дисциплины.
- Доработаны некоторые блоки системы под требования и специфику работы заказчика.
Проект реализовывается в условиях следующих критически важных требований:
- Обеспечения непрерывности работы: любые изменения и поддержка не должны нарушать стабильность и доступность критически важной системы контроля над безопасностью рабочих процессов для всей распределенной компании.
- Адаптации под уникальные процессы: требуется учитывать специфику сложных, зачастую уникальных для заказчика бизнес-процессов (например, сложный маршрут обработки документов, аналитические и статистические отчеты по разным блокам системы).
- Необходимо оперативно реагировать на растущие потребности пользователей в новой функциональности и оптимизации существующей.
- Ключевой проблемой было отсутствие системного подхода к сопровождению. Решение этих задач ложится в основу проекта по комплексной поддержке и развитию системы.
- Для успешного выполнения проекта сопровождения была использована основанная на рекомендациях ITIL технология 1С:ТКС, как зарекомендовавшая себя с лучшей стороны технология сопровождения на крупных проектах сопровождения учётных систем на основе системы программ «1С:Предприятие 8» и «1С:Предприятие 8 КОРП».
- В процессе анализа и отработки типовых обращений пользователей, составляются схемы реагирования с описанием решений инцидентов, на основании производится формирование базы знаний проектной команды. Данный опыт позволяет существенно сократить время и трудозатраты при возникновении аналогичных повторных инцидентов в процессе сопровождения.
- Также ведутся таблицы с перечнем доработок программы, основанных на пожелании заказчика, с полным перечнем запросов, ТЗ, описанием работ с рекомендациями применения доработок при изменении версии программы.
Проект приносит компании-заказчику значимые результаты, решает ключевые проблемы и улучшает работу в сфере документооборота компании:
- Значительное улучшение ключевых процессов:
- автоматизация маршрутов согласования, подписания, исполнения и утверждения по предзаданным регламентам.
- системный контроль исполнительской дисциплины с автоматическими уведомлениями и эскалацией. Формирование объективной статистики: среднее время обработки, коэффициент загрузки сотрудников, анализ точек простоя. Данные служат основой для управленческих решений.
- удобство пользователей: расширение функционала по запросам пользователей, значительно улучшают удобство и эффективность работы в системе.
- Создание эффективной системы поддержки:
- организация выделенных линий поддержки, формирование компетентной команды с руководителем и внедрение системы регистрации/отслеживания обращений обеспечивают пользователям оперативную помощь;
- постоянный мониторинг обращений и контроль сроков реакции/выполнения (по приоритетам) обеспечивают предсказуемость и высокое качество сервиса сопровождения.
- Экономический эффект для компании:
- сокращение времени поиска документов благодаря единому информационному пространству хранения;
- полная прозрачность процессов. Высвобождение рабочего времени сотрудников от рутинных операций;
- повышение надежности: минимизация ошибок в документах снижает юридические и финансовые риски.
- увеличение удовлетворенности: удобный интерфейс, быстрая реализация доработок и оперативная поддержка существенно повышают лояльность и продуктивность пользователей.
- соответствие требованиям: система эффективно адаптирована к уникальным бизнес-процессам компании и современным требованиям, обеспечивая стабильную и бесперебойную работу.
Сопровождение системы «1С:Документооборот КОРП» продолжается на постоянной основе в рамках стратегии цифровой трансформации компании-заказчика.
