Сопровождение с ТКС
Проект направлен на внедрение, сопровождение и развитие информационной системы на базе «1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита» с целью повышения эффективности управления процессами точек общественного питания. В рамках проекта были решены задачи адаптации системы под уникальные бизнес-процессы компании и автоматизированы ключевые производственные и оперативные операции. Проектом охвачено 15 филиалов, которые объединены в единое цифровое пространство. Это обеспечивает прозрачность процессов, централизованный контроль и поддержку пользователей.
ООО «Велесстрой» — одна из ведущих компаний в области строительства для нефтегазового и энергетического комплексов, промышленного и гражданского секторов, включая реализацию EPC-контрактов и проектирование. Компания реализует проекты по всей стране — от Ямала до Сахалина.
Главная цель проекта — обеспечить стабильную, эффективную и непрерывно развивающуюся работу системы «1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита». В конечном итоге заказчик стремится повысить операционную эффективность пользователей и соответствие системы как текущим, так и будущим бизнес-требованиям.
Для достижения этой цели решаются следующие ключевые задачи:
- Обеспечение стабильности и бесперебойности работы системы:
- поддержание работы «1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита»;
- минимизация простоев системы;
- оперативное устранение возникающих неисправностей и сбоев;
- постоянная оптимизация производительности системы для повышения скорости работы и удовлетворённости пользователей.
- Развитие функциональности и адаптация системы:
- адаптация системы к современным технологическим требованиям и специфическим бизнес-процессам заказчика;
- реализация доработок существующего функционала (например, доработка документов «План меню», «Выпуск блюд» для удобства заполнения и сбора дополнительной аналитики, , разработка отчётов с возможностью анализа по новым аналитикам, интерфейса);
- разработка и внедрение нового функционала (разработка новых документов для сбора информации используемой в закупках, разработка отчетов, разработка обмена между системой «1С:Управление строительной организации») для повышения удобства и автоматизации рутинных операций.
- Организация методической поддержки и обучения:
- оперативное консультирование пользователей по вопросам работы в системе в их повседневной деятельности;
- разработка и актуализация видео уроков, методических пособий, инструкций и другой справочной информации.
- Построение эффективной системы сопровождения и поддержки:
- организация специализированных линий поддержки пользователей;
- формирование единой компетентной команды специалистов поддержки с выделенным руководителем;
- внедрение и использование удобной системы для регистрации, обработки и отслеживания пользовательских обращений;
- обеспечение постоянного мониторинга поступления новых обращений;
- организация контроля соблюдения сроков первичной реакции на обращения и сроков их полного выполнения, в соответствии с приоритетами, установленными пользователями.
До старта проекта компания-заказчик столкнулась с рядом вызовов при эксплуатации системы «1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита». Были следующие проблемы:
Отсутствие специализированной службы поддержки и единой системы для обработки обращений вызывало задержки в решении пользовательских вопросов и неопределённые сроки для устранения сбоев.
Критически важные процессы — реализация процессов планирования меню и закупок, приема ингредиентов, перемещение и приготовление блюд, — требовали значительных ручных усилий, были подвержены ошибкам и занимали непропорционально много времени сотрудников.
Удовлетворенность пользователей снижалась из-за неоптимизированного интерфейса, отсутствия оперативной методической помощи и невозможности быстро реализовать необходимые для бизнеса доработки системы.
В ходе реализации проекта были достигнуты цели:
- Создано единое пространство работы с документами планирования меню и для управления последующими процессами по закупу ингредиентов и приготовления блюд.
- Настроена интеграция с учетной системой для выполнения контроля процесса закупа.
- Доработаны некоторые блоки системы под требования и специфику работы закзачика.
Проект реализовывается в условиях необходимости:
- Обеспечения непрерывности работы: любые изменения и поддержка не должны нарушать процесс выпуска блюд для всех точек общепита и обеспечивать сотрудников предприятия горячим питанием.
- Адаптации под уникальные процессы и смежные системы «1С»: требуется учитывать специфику сложных, зачастую уникальных для заказчика бизнес-процессов (на предприятии уже был автоматизирован процесс закупок, для других участков учета и требовалось реализовать в новой системе с передачей данных в систему «1С:Управление строительной организации»).
- Необходимо оперативно реагировать на растущие потребности пользователей в новой функциональности и оптимизации существующей.
Ключевой проблемой было отсутствие системного подхода к сопровождению. Решение этих задач ложится в основу проекта по комплексной поддержке и развитию системы.
Для успешного выполнения проекта сопровождения была использована основанная на рекомендациях ITIL технология «1С:ТКС», как зарекомендовавшая себя с лучшей стороны технология сопровождения на крупных проектах сопровождения учётных систем на основе системы программ «1С:Предприятие 8» и «1С:Предприятие 8 КОРП».
В процессе анализа и отработки типовых обращений пользователей, составляются схемы реагирования с описанием решений инцидентов, на основании производится формирование базы знаний проектной команды. Данный опыт позволяет существенно сократить время и трудозатраты при возникновении аналогичных повторных инцидентов в процессе сопровождения.
Также ведутся таблицы с перечнем доработок программы, основанных на пожелании заказчика, с полным перечнем запросов, ТЗ, описанием работ с рекомендациями применения доработок при изменении версии программы.
Проект приносит компании-заказчику значимые результаты, решает ключевые проблемы и улучшает работу в сфере точек общественного питания:
- Значительное улучшение ключевых процессов:
- автоматизация рутины: операции по закупкам, планированию меню, перемещению ингредиентов, выпуску блюд, а также подготовка сводных отчетов — все переводится в полуавтоматический режим. Это способствует снижению затрат времени, повышению надежности и ускорению выполнения стандартных задач.
- скорость и точность: значительно ускоряет выполнение операций, а автоматизированное создание заявок на закупку с последующей передачей данных в «1С:Управление строительной организацией» позволяет снизить экономические затраты и минимизировать риск ошибок.
- удобство пользователей: модификации интерфейса и расширение функционала по запросам пользователей, значительно улучшают удобство и эффективность работы в системе.
- Создание эффективной системы поддержки:
- организация выделенных линий поддержки, формирование компетентной команды с руководителем и внедрение системы регистрации/отслеживания обращений обеспечивают пользователям оперативную помощь;
- постоянный мониторинг обращений и контроль сроков реакции/выполнения (по приоритетам) обеспечивают предсказуемость и высокое качество сервиса сопровождения.
Экономический эффект для компании:
- высвобождение ресурсов: автоматизация рутинных операций позволяет высвободить время сотрудников, ранее тратившееся на ручное формирование документов и дублирование в двух системах;
- повышение надежности: минимизация ошибок в документах снижает юридические и финансовые риски;
- увеличение удовлетворённости: удобный интерфейс, быстрая реализация доработок и оперативная поддержка существенно повышают лояльность и продуктивность пользователей;
- соответствие требованиям: система эффективно адаптирована к уникальным бизнес-процессам компании и современным требованиям, обеспечивая стабильную и бесперебойную работу.
Сопровождение системы «1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита» продолжается на постоянной основе в рамках стратегии цифровой трансформации компании-заказчика.
