«Ульяновский автомобильный завод» запустил в эксплуатацию первую очередь единой корпоративной информационной системы бюджетирования. Система построена на базе решения «1С:Управление Холдингом 8». Особенности проекта — сложная методология учёта производственных затрат, сложная система внутренней отчётности с неунифицированными формами по подразделениям, а также необходимость интеграции 15 информационных систем предприятия. В результате существенно сокращено время на обработку информации и снижено количество ошибок при обработке, сокращены сроки подготовки отчётности на 85%. Удалось повысить исполнительскую и финансовую дисциплину, унифицировать бизнес-процессы предприятия как в целом, так и для каждого подразделения, оптимально распределить ответственность по функциональным блокам организации.
«Ульяновский автомобильный завод» (УАЗ) — крупное машиностроительное предприятие, входящее в состав автомобильного холдинга «Соллерс». Предприятие ежегодно выпускает около 70 тысяч полноприводных автомобилей (внедорожников, лёгких грузовиков и микроавтобусов) более 20 модификаций. Производственный комплекс обладает широким спектром технологических операций: от штамповки и механической обработки до окончательной сборки и испытаний автомобилей. УАЗ имеет три филиала и шесть дочерних компаний, где трудится более 8,5 тысяч человек.
- Создание инструмента бюджетирования на базе единой корпоративной информационной системы бюджетирования.
- Приведение в соответствие и актуализация справочников НСИ.
- Автоматизация бизнес-процессов бюджетирования по функциональным блокам:
- объёмно-сметного, бюджетного планирования контроля и анализа;
- технико-экономических нормативов и ценообразования;
- корпоративного бюджетирования и контроллинга;
- финансового сопровождения продаж.
Руководству компании важно получать информацию о финансовом результате деятельности предприятия в оперативном режиме. При этом необходимо было обеспечить высокий уровень безопасности бизнес-информации.
Существовавшие на предприятии информационные системы были устаревшими и не соответствовали текущим потребностям, что приводило к серьёзным проблемам. Бюджетирование проводилось вручную с помощью MS Excel на основании данных из систем «1С:Управление производственным предприятием» версий 8.3 и 8.2, incadea, а также «1С:ERP Управление предприятием 2». Для бюджетирования использовалось несколько баз данных, слабо интегрированных между собой, что не позволяло получать информацию с необходимой степенью детализации.
Таблица. Задачи и проблемы УАЗ в области бюджетирования.
| Функции | Стратегические задачи | Проблемы |
|---|---|---|
| Бюджетирование. ЦФО/МВЗ | Единая модель управления бизнес-единицами на уровне УАЗ. Анализ результатов деятельности холдинга в разрезе ЦФО и МВЗ. |
Не формализовано проектное решение по всем действующим ЦФО. Не описаны связи ЦФО и МВЗ. Отсутствие стандарта ЦФО и методологии расчётов. |
| Бюджетирование. Продажи | Формирование планов и исполнения бюджетов в соответствии со сроками регламентов. | Несоответствие справочников номенклатуры систем «1С:Управление производственным предприятием» и incadea. |
| Бюджетирование. Оборотный капитал | Управление оборотным капиталом. | Отсутствие методик расчётов норм уровней складских запасов ГП и ТМЦ, оценки эффективности использования денежных средств, контроля ДЗ и КЗ. |
| Бюджетирование. Консолидация | Своевременное и корректное предоставление информации по финансовым результатам работы холдинга. Формализация методики очищения ВГО. |
Отсутствие единого формата информации и единых справочников. Неунифицированная НСИ по бизнес-единицам. Отсутствие единой методики ведения управленческого учёта. |
| Бухгалтерия | Единая учётная политика, создание единой информационной учётной системы и интеграция учётных систем Заволжской и Ульяновской площадок. Единая нормативно-справочная информация. |
Ведение учёта в разных системах «1С:Управление производственным предприятием». Отсутствие единой нормативно-справочной информации. |
Предприятию была необходима новая информационная система бюджетирования. Кроме того, требовалось перенести все данные о работе предприятия в единую информационную базу, чтобы сократить время на формирование отчётов.
Комплексная система бюджетирования создана на базе решения «1С:Управление холдингом 8». В рамках первого этапа построения системы бюджетирования была проведена унификация НСИ, автоматизированы процессы формирования бюджетов первой очереди:
- расчёт прямых затрат для расчёта сквозного маржинального дохода по всей продукции УАЗ (план/факт/отклонение);
- формирование плана продаж (план/факт/отклонение);
- расчёт сквозного маржинального дохода по всей продукции УАЗ (план/факт/отклонение).
Архитектура комплексной системы бюджетирования представлена на рисунке. Несколько информационных баз данных были объединены в одну, проведена интеграция системы «1С:Управление холдингом 8» с информационными системами предприятия (см. рисунок), автоматизирован обмен справочниками и документами.
Архитектура комплексной системы бюджетирования УАЗ.
Общее число автоматизированных рабочих мест — 500, в системе может одновременно работать 155 пользователей. Количество используемых справочников — 21 (в том числе 7 нетиповых), количество форм отчетов — 30.
Особенности проекта:
- территориальная распределённость, система внедрялась на 4 филиалах (две производственные площадки в Ульяновске и Заволжье, в Москве и Санкт-Петербурге);
- необходимость интеграции 15 информационных систем (в том числе SQL-систем, incadea и т. д.).
Кроме того, проект характерен своими методологическими сложностями:
- сложная модель управления бизнес-единицами;
- сложная методология учёта производственных затрат, связанная с особенностями литейного производства;
- сложная методология анализа результатов деятельности УАЗ в разрезе ЦФО;
- сложная методика ведения управленческого учёта, в т. ч. по реализации на экспорт;
- сложная система внутренней отчётности с несопоставимыми аналитиками на момент старта проекта.
Построена и запущена в эксплуатацию первая очередь единой корпоративной информационной системы бюджетирования. Создана единая НСИ для всех дочерних предприятий УАЗ. Унифицированы бизнес-процессы предприятия в целом и для каждого подразделения, оптимально распределена ответственность по функциональным блокам организации.
За счёт использования единых источников данных обеспечена оперативность получения информации, на 85% сокращены сроки формирования отчётности, исключены возможности ошибок в расчётах. Снижено число ошибок в принятии управленческих решений за счёт оперативного доступа к актуальной информации. Повысилась исполнительская и финансовая дисциплина.
Информационноая система продолжает развиваться. Основные направления дальнейшего развития информационной системы:
- автоматизация расчёта накладных затрат (общепроизводственные и общехозяйственные расходы), коммерческих и управленческих расходов (план/факт/отклонение);
- автоматическое формирование БДР и ДДС, смет затрат по ЦФО и МВЗ (план/факт/отклонение);
- консолидация результатов хозяйственной деятельности холдинга;
- инвестиционная деятельность (формирование бюджетов проектов: план/факт/отклонение).
