«1С-Рарус» создал систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот» для тульского хлебозавода «Фан Фан Бейкери». Благодаря цифровизации всех этапов работы с документами и интеграции с ERP-системой налажено эффективное взаимодействие подразделений, оптимизированы бизнес-процессы, а время согласования договоров сократилось в 2 раза.
ООО «Фан Фан Бейкери» — предприятие по производству замороженного хлеба, выпускает более 30 тыс. тонн продукции ежегодно. Численность свыше 200 человек.
Цели проекта:
- Обеспечить контроль ведения процессов договорных работ в едином информационном пространстве.
- Ускорить процесс согласования и подписания договорных документов.
Задачи проекта:
- Создать систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот»
- Реализовать интеграцию с ERP-системой.
До 2025 года на предприятии не было единой системы управления договорной работой: сотрудники использовали электронные таблицы и вели переписку по электронной почте. Согласование договорной документации было затруднено, отсутствовал централизованный контроль.
В «Фан Фан Бейкери» решили создать систему электронного документооборота. Для реализации проекта пригласили компанию «1С-Рарус», имеющую опыт создания ECM-систем для крупных производственных предприятий. За основу для построения системы сразу выбрали решение «1С:Документооборот», которое поддерживает сложные бизнес-процессы и бесшовную интеграцию с используемой на заводе учетной системой «1С:ERP».
Система построена на базе «1С:Документооборот КОРП», редакция 3.0, и интегрирована с учетной системой «1С:ERP. Управление предприятием».
Система обеспечивает ведение договорных документов, их согласование, подписание, регистрацию и хранение. Также реализованы разграничение прав доступа, постановка задач, уведомления и контроль исполнения поручений.
Интеграция с «1С:ERP Управление предприятием» обеспечивает передачу данных по согласованным договорам и доступ к необходимой договорной документации в учетной системе.
Схема процесса обработки договорного документа
Проект характеризуется высокой степенью сложности из-за необходимости согласования требований всех подразделений предприятия, у каждого из которых были свои процессы и требования.
Выстроена четкая система сквозных согласований следующих отделов:
- административно-хозяйственный;
- материально-технического снабжения;
- технический;
- логистики;
- коммерческий;
- финансово-кредитный;
- управления персоналом;
- автоматизированных систем управления;
- юридический;
- методологии бухгалтерского и налогового учета;
- главного технолога;
- контроля качества и аудита;
- склад;
- администрация офиса;
- бухгалтерия и администрация завода.
Чтобы все работало слаженно, тщательно изучены бизнес-процессы, система настроена так, чтобы устраивать всех участников документооборота: от офисных сотрудников до заводской администрации. Проведено обучение и подготовлены инструкции с полным описанием действий специалистов на каждом этапе процесса.
Проект отличается глубокой интеграцией построенной СЭД с учетной системой, что позволяет синхронизировать данные о договорных документах и задачах в режиме реального времени.
Реализована система ролей и прав доступа, учитывающая организационную структуру предприятия и многоуровневые бизнес-процессы, что обеспечивает как безопасность данных, так и удобство взаимодействия между отделами.
Внедрение ориентировано на сквозную цифровизацию документов, начиная с подготовки проекта договорного документа и заканчивая финальным архивированием в СЭД, что минимизирует ручной ввод и повышает точность данных.
За 3 месяца специалисты «1С-Рарус» настроили и доработали систему электронного документооборота под потребности предприятия:
- Реализованы настройки, позволяющие автоматизировать процесс работы с договорными документами:
- подготовка проекта договорного документа: настроены видовой состав; шаблоны карточек договоров; необходимые дополнительные реквизиты, с установкой условий по обязательному заполнению;
- отправка договора на согласование: настроены маршруты обработки и условия отправки договоров в обработку;
- права доступа: ограничено редактирование реквизитов договора после его отправки на согласование, созданы маршруты согласования исходя из различных условий;
- обработка результатов согласования;
- обеспечение подписания договора руководителем;
- подписание документа контрагентом: настроены поэтапные проверки на подписание договора со стороны контрагентов;
- регистрация договора: настроена нумерация договорных документов и проверка на наличие регистрационного номера в ходе обработки договора.
- Бесшовная интеграция СЭД с системой управления предприятием обеспечивает автоматическое создание договора в «1С:ERP Управление предприятием» на основе согласованного и зарегистрированного договора из «1С:Документооборот» с переносом всех данных и возможностью дозаполнения специфичными реквизитами.
- Создан обработчик копирования файлов из вспомогательных договорных документов; в основной договор, чтобы в ERP-системе был доступ к информации, указанной в дополнительном соглашении / приложении.
- Реализовано автоматическое создание задач с уведомлением руководителей при формировании записи об отсутствии сотрудника. Система позволяет оперативно назначить замещение на основе полученной задачи.
- Контроль задач и поручений. Внедрение подсистемы контроля исполнения задач повысило исполнительскую дисциплину и сократило сроки выполнения операций. Реализовано прозрачное отслеживание ответственных и контрольных дат.
- Управление договорами. Модуль управления договорами обеспечил централизованный учет документов и контроль сроков исполнения во всех удаленных подразделениях компании. Система автоматически напоминает о наступлении ключевых событий, окончании срока действия контрактов, необходимости прохождения согласований.
- Единая экосистема 1С. «1С:Документооборот» адаптирован под интеграцию с «1С:ERP Управление предприятием», что позволило настроить комплексное взаимодействие между подразделениями и обеспечить работу в единой базе данных.
- Контроль исполнения обеспечения нужд производства. Система позволила на 20% сократить сроки обеспечения производственных нужд.
Главный результат: договоры согласуются в два раза быстрее. Это реальная экономия рабочих часов для всей команды.
