Избирательная комиссия Свердловской области построила единую централизованную систему учёта финансово-хозяйственной деятельности. Проект охватил 80 территориальных избирательных комиссий. Единая система учёта финансово-хозяйственной деятельности построена на основе тиражных решений «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения». На 26% снижены затраты учреждения на приобретение и обслуживание серверных мощностей, на 90% — на обновление и сопровождение системы, на 44% — на консультационную поддержку.
Избирательная комиссия Свердловской области — независимый коллегиальный орган, сформированный в соответствии с избирательным законодательством, организующий и обеспечивающий подготовку и проведение выборов различного уровня в Свердловской области. В Свердловской области 80 территориальных избирательных комиссий и более 1500 участковых избирательных комиссий.
Основными целями проекта стали снижение временных затрат на консолидацию регламентированной отчётности и уменьшение расходов на сопровождение локальных информационных систем финансово-хозяйственного учёта в территориально-распределённом учреждении.
Задачи проекта:
- использование единой унифицированной методики ведения бухгалтерского (бюджетного) учёта;
- консолидация учётных данных по всем областным государственным учреждениям;
- упорядочивание первичной документации о финансовой деятельности учреждения;
- приведение механизма расчёта зарплаты к единым стандартам.
В Свердловской области работает 80 территориальных избирательных комиссий, в которых автоматизация учёта проводилась стихийно, на различных технологических платформах. Во всех подразделениях Избирательной комиссии для ведения бухгалтерского, кадрового учёта и расчёта заработной платы использовались свои локальные системы. Это приводило к дополнительным расходам на владение и обслуживание этих информационных систем, а также дополнительным сложностям при сборе и формировании консолидированной отчётности. Отсутствовали единые стандарты финансового учёта, стандарты ведения финансово-хозяйственной деятельности и регламенты. Это приводило к тому, что головное учреждение было вынуждено вручную собирать данные по деятельности каждой комиссии и сводить их в офисных приложениях. В головном учреждении Избирательной комиссии отсутствовала ИТ-инфраструктура и специалисты по работе с информационными технологиями, а также оборудование для развёртывания серверной платформы для централизованной системы.
Для автоматизации отдельных направлений были выбраны следующие программные продукты:
- бухгалтерский учёт — «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»;
- кадровый учёт, расчёт и начисление заработной платы — «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8».
Единая информационная система бухгалтерского учёта, на основе технологической платформы «1С:Предприятие 8», функционирует по «облачной» модели:
- доступ к единой базе данных предоставляется удалённо, по интернет-каналу;
- программное обеспечение развёртывается в виде сервиса, с которым работают все учреждения;
- сопровождение, обслуживание и обновление программного обеспечения выполняются централизованно.
В целях обеспечения непрерывности работы комиссий был осуществлён перенос всех данных из локальных учётных систем в единую централизованную систему. Автоматизировано 80 территориальных избирательных комиссий Свердловской области, количество пользователей — 500, автоматизированных рабочих мест — 240.
Единая централизованная система учёта финансово-хозяйственной деятельности территориальных избирательных комиссий Свердловской области построена с применением облачных технологий и виртуальной среды.
Самые большие сложности были связаны с территориальной распределённостью учреждения, подразделения которого находятся в разных уголках региона. В рамках проекта был выполнен сбор данных с каждого подразделения, разработана единая учётная политика, и внедрено решение, которое позволило работать всем подразделениям с применением единых технологических принципов.
Кроме того, компания-исполнитель взяла на себя функции по сопровождению системы и предоставлению ИТ-инфраструктуры, что привело к сокращению затрат Избирательной комиссии на содержание собственного ИТ-персонала. Реализация проекта была проведена в короткие сроки, что позволило учреждению сдать первую квартальную отчетность 2018 года уже с помощью централизованной системы и получить первые экономические результаты внедрения в начале года.
снижены затраты на приобретение и обслуживание серверных мощностей
снижены затраты на обновление и сопровождение системы
снижены затраты на консультационную поддержку
Начиная с февраля 2018 года все территориальные избирательные комиссии работают в единой централизованной системе. Использование такой системы позволяет:
- существенно повысить качество ведения бухгалтерского учёта;
- совершенствовать технологии управленческого учёта, виды отчётности;
- консолидировать необходимую информацию для принятия обоснованных управленческих решений.
Экономическая эффективность проекта достигнута за счёт снижения затрат на поддержание деятельности учреждений:
- на 26% снижены затраты на приобретение и обслуживание серверных мощностей;
- на 90% снижены затраты на обновление и сопровождение системы;
- на 44% снижены затраты на консультационную поддержку.
