В группе компаний «ОЗНА» построили единую систему управления инвестиционными проектам. Система работает на базе решения «1С:Управление холдингом». В результате улучшилось качество управления инвестициями за счет более оперативного получения достоверной информации для принятия решений. Трудозатраты в подразделениях снизились на 25% за счет сокращения лишних операций, управленческая отчетность формируется на 50% быстрее, а оперативные и административные расходы стали меньше на 10%.
ГК «ОЗНА» — крупный производственно-инжиниринговый холдинг, который занимается проектированием, изготовлением и сервисным обслуживанием оборудования для нефтегазового сектора. «ОЗНА» производит технологически сложное оборудование. Производственный блок включает 21 цех.
Цели проекта:
- объединить процессы управления проектами группы компаний в единой информационной системе,
- автоматизировать формирование инвестиционных бюджетов,
- отказаться от использования «1С:Консолидация 8» и перейти на решение «1С:Управление холдингом».
Задачи проекта:
- Оперативное получение информации для принятия решений.
- Сокращение времени на процедуры выгрузки-загрузки из Excel.
- Сокращение сроков подготовки бюджетов и отчетов об исполнении.
- Повышение качества планирования.
- Сокращение рисков потери данных.
- Обеспечение прозрачности оценки предполагаемых инвестиций.
- Единая база для хранения, формирования и использования бюджетов инвестиционных проектов.
В компании до внедрения «1С:Управление Холдингом 8» все инвестиционные проекты велись в Excel и выносились в управляющий комитет на согласование. Это увеличивало сроки согласования, увеличивало риски потери данных.
Сбор данных происходил в оперативном режиме в решении «1С:Управление производственным предприятием 8» по каждому виду затрат. Далее все затраты консолидировались в «1С:Управление производственным предприятием 8», а БДР каждого из юридических лиц делался в Excel. Затем в «1С:Консолидация 8» на основании каждого из выгруженных бюджетов формировался экземпляр бюджетов. На основании согласованных экземпляров отчета формировался консолидированный БДР.
Для формирования факта по бюджетам в «1С:Консолидация 8» данные переносились из «1С:Управление производственным предприятием 8» с помощью Excel, что усложняло работу. Существовала высокая вероятность потери данных при такой неустойчивой схеме интеграции двух информационных систем.
Единая система управления инвестиционными проектами построена на базе решения «1С: Управление холдингом».
Автоматизированы следующие функции:
- Автоматизация бизнес-процессов.
- Анализ деятельности в разрезе проектов.
- Планирование проектов.
- Бюджетирование, финансовое планирование.
- Консолидация данных.
В результате внедрения «1С:Управление холдингом 8» автоматизированы два вида отчета по оценке окупаемости инвестиционного проекта:
- Через оптимизацию затрат.
- Через увеличение объемов деятельности.
Формирование отчета производится с выводом данных по проекту:
- Цели проекта. Этапы проекта.
- Чистый дисконтированный доход.
- Внутренняя норма инвестиций.
- Окупаемости инвестиций.
Экземпляры отчетов формируются инициатором проекта. Далее по маршруту согласования направляются в экономический отдел и секретарю инвестиционного комитета для проведения экспертной оценки данных. На данном этапе в системе проставляется статус проекта «На согласование». После согласования расчеты выносятся на инвестиционный комитет для принятия решения о финансирования. После рассмотрения проекту присваивается статус «Утвержден» либо «На доработку». После утверждения экземпляр отчета не доступен для редактирования.
В системе можно контролировать исполнение всех инвестиционных бюджетов по направлениям:
- стратегические проекты,
- проекты на развитие,
- оптимизационные проекты,
- поддерживающие программы.
А также добавлять новые инвестиционные проекты и определять бюджетные полномочия уже в ходе цикла планирования, более гибко оперировать проектами и их этапами как аналитиками бюджетного процесса.
Архитектура системы
Вариант работы: клиент-серверный
Общее число автоматизированных рабочих мест: 50
Количество одновременно работающих клиентов
Толстый клиент: 50
- Создана единая база хранения бюджетов по инвестиционным проектам. Настроено версионирование инвестиционных бюджетов для ретроспективного анализа показателей. Реализован регламент формирования и согласования инвестиционных бюджетов, разделенный по функциональным подразделениям компании, на всех уровнях иерархии, с последующей консолидацией в инвестиционный портфель проектов.
- При согласовании бюджетов на управляющих инвестиционных комитетах план-фактный анализ экономического обоснования осуществлется в «1С:Управление холдингом».
- После формирования БДР по каждому из юридических лиц автоматически формируется консолидированный БДР по ГК «ОЗНА».
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Ускорение получения управленческой отчетности
Снижение операционных и административных расходов
Ключевые итоги проекта:
- Улучшение качества управления за счет оперативности получения информации для принятия решений и повышения достоверности информации.
- Единый центр учета и планирования проектов, контроля сроков исполнения и бюджета проектов.
- Формирование итогового консолидированного бюджета с четырех до двух часов.
- Формирование отчета по внутригрупповым оборотам.
- Формирование отчета по расчету нереализованной прибыли напрямую из «1С:Управление производственным предприятием».
- Формирование консолидированного бюджета доходов и расходов по компании на основе сводного бюджета по подразделениям и корректирующим отчетам по внутригрупповым оборотам и нереализованной прибыли.
- Консолидированная отчетность по компании в течение одного дня.
- Обеспечение единой базой для хранения бюджетов инвестиционных проектов.
- Настройка версионности расчетов и процесса согласования.
- Безболезненный переход с «1С:Консолидация 8» на «1С:Управление холдингом 8».
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях за счет сокращения лишних операций: 25%
- ускорение получения управленческой отчетности: 50%
- сокращение операционных и административных расходов: 10%
