Организация перехода на удаленную работу

Массовый перевод сотрудников на вынужденную удаленную работу — это серьезное испытание как для сотрудников, так и компаний. Тут есть много «подводных камней», причем не только психологического характера. Вообще говоря, массовый перевод сотрудников компании на удаленную работы должен быть соответствующим образом оформлен. Много ли наших читателей знают, как это правильно делать?

Фирма «1С» подготовила советы и рекомендации, которые помогут руководителю быстро и грамотно организовать работу сотрудников из дома.

Шаг первый. Выберите режим работы компании и соберите заявления сотрудников

Режимов может быть два — полностью удаленный, все сотрудники работают удаленно, либо смешанный, когда часть людей все-таки приходит в офис. Важно то, что сотрудников можно перевести на удаленную работу только по желанию. Согласно «Трудовому кодексу Российской федерации», дистанционная работа должна оформляться локальными актами и заявлениями сотрудниками о переводе на удаленную работу. Если такой возможности уже нет, например, сотрудники уже работают из дома, то можно попросить сотрудников написать заявление от руки, поставить подпись, сфотографировать и прислать. Кроме того, согласно «Трудовому кодексу» возможность перейти на удаленный режим работы должна быть у тех, кто находится на больничном листе или на восстановительном периоде после болезни.

Скачать регламент с основной информацией по удаленной работе для руководителей подразделений можно здесь.

Шаг второй. Издайте приказ об организации удаленной работы сотрудников

Это тоже необходимо сделать. Приказ может быть, например, таким (фрагмент):

Полную версию приказа можно скачать здесь.

Шаг третий. Проанализируйте текущие процессы и продумайте, как их перестроить

Перестроить придется много чего, не только основные бизнес-процессы, но и работу с клиентами, продажи, а также бизнес-процессы организации удаленной работы с сотрудниками. Старые правила и практики работы теперь могут оказаться неактуальными. Условия изменились — надо менять практики работы. Поведение сотрудников на удаленной работе, а также их ожидания от работы тоже меняются, и это придется учитывать при организации деятельности. Если этого не сделать и просто перенести старые практики и приемы работы в онлайн — компаний столкнется с тем, что часть из них превратится в «гирю на ноге», часть будет вызывать сопротивление сотрудников и недовольство клиентов, а часть и вовсе окажутся невозможными.

Кроме того, нужно продумать, что делать с сотрудниками, которые не могут работать удаленно, как в силу специфики их работы, так и потому, что просто не адаптироваться к домашнему режиму работы. Очевидно, что часть сотрудников так или иначе будет оставаться в офисе и необходимо организовать взаимодействие их с теми, кто работает из дома.

Полный пакет регламентов, инструкций и других документов для быстрой организации работы сотрудников из дома скачайте здесь.

Шаг четвертый. Организуйте техническую возможность удаленной работы

Массовая удаленная работа — это совершенно новый для нас этап развития бизнеса и формирования корпоративной культуры и здесь принципиально важно опираться на удобные инструменты. Если инструментов для организации удаленной работы у компании нет, их придется срочно изыскивать.

Самый простой вариант — организовать доступ к рабочим компьютерам с домашних как к удаленным рабочим столам. Но для этого в офисе обязательно должен дежурить хотя бы один человек для перезагрузки зависших компьютеров и т.п. Безусловно многие компании будут использовать какие-либо системы управления задачами, организации взаимодействия и коллективной работы и т.д. Однако, на наш взгляд, более грамотный подход — использование системы, создающей единое информационное пространство и среду для оперативного управления задачами сотрудников, на уровне всей организации, включая удаленные рабочие места. И здесь на первом месте стоят системы электронного документооборота, которые создавались именно для того, чтобы обеспечить такие возможности. Фирма «1С» рекомендует систему «1С:Документооборот», которая уже давно хорошо поддерживает удаленную работу вне зависимости от местонахождения.

Шаг пятый. Организуйте взаимодействие с подчиненными

Удаленная работа требует от руководителя четкого выстраивания процесса взаимодействия и коммуникаций. В ситуации удаленной работы коммуникации — это наиболее уязвимый момент и руководителю придется налаживать новые форматы взаимодействия с сотрудниками. Некоторые рекомендации руководителю по работе с сотрудниками, работающими в удаленном режиме:

• создать и четко объяснить всем принципы и правила коммуникации — с какой периодичностью и через какие каналы будет происходить коммуникация, как часто должны смотреть каналы (например, руководители должны смотреть корпоративную почту или общий чат группы не реже 1 раз в час, сотрудники не реже 1 раза в 2 часа);
• ежедневно начинать утро с короткой планерки, даже если этой практики ранее не было, «бодрить» людей каждый день коротким стендапом (15-20 мин);
• определить временные слоты и расписание регулярных онлайн-встреч по всем ключевым задачам и проектам;
• оперативно информировать сотрудников об изменениях в работе компании, о ситуации и просто новостях;
• обязательно проводить ретроспективные встречи в конце недели, подводить итоги работы и разбирать проблемы;
• ситуация может измениться, поэтому инструкции тоже могут меняться.

В режиме удаленной работы общение и коммуникации падают, значит нужно усилить социализацию, то есть максимально сохранить неформальные каналы коммуникаций. Поэтому все встречи рекомендуем проводить с видео, минимизировать взаимодействие в чатах, чат — это просто не средство решения проблем. В целом, необходимо сотрудников учить как совместно работать удаленно, это новые технологии, навыки и ценности, а также другое управление временем.

Шаг шестой. Оптимизируйте работу с документами

При удаленной работе нет возможности оперативно обмениваться бумажными документами, особенно в условиях всеобщего карантина. Поэтому возможно именно сейчас пора перевести компанию на систему электронного документооборота. Дорого и долго, а времени нет скажете вы? Согласны, полноценный перевод компании на электронный документооборот — это не простой проект. Однако, сейчас, с выходом «1С:Документооборот. Антикризисный комплект для удаленной работы» организовать работу с документами стало намного проще.

Подробнее о том, как система «1С:Документооборот» помогает организовать удаленную работу и управление документами читайте здесь.