Компания «ЭРДЖИ БРЭНДС СЕВЕР» повысила эффективность работы корпоративной учетной системы. На момент обращения в «Гигабайт» учет велся в устаревшем релизе конфигурации «1С:ERP Управление предприятием 2». Обновления «1С:ERP 2» длительное время не проводились в связи со сложностями, обусловленными значительными доработками программы. До актуального состояния программы не хватало пяти промежуточных релизов. Руководство компании решило в срочном порядке провести необходимые обновления конфигурации и рефакторинг текущих доработок из-за нововведения в налоговом законодательстве — повышения ставки НДС до 20% с января 2019 года.
ООО «ЭРДЖИ БРЭНДС СЕВЕР» является дочерним предприятием крупной казахстанской компании RG Brands. Компания RG Brands лидирует в сфере производства и продажи напитков и продуктов питания в Казахстане. В компани работает около 2000 человек. Основной деятельностью ООО «ЭРДЖИ БРЭНДС СЕВЕР» является оптовая торговля продуктами питания, произведенными головным предприятием.
Основная цель проекта — создать эффективно работающую корпоративную учетную систему дочернего предприятия (ООО «ЭРДЖИ БРЭНДС СЕВЕР») и обеспечить интеграцию с системой головного предприятия (RG Brands), с базами которого автоматизированная система учета ООО «ЭРДЖИ БРЭНДС СЕВЕР» неразрывно связана по причине централизованных бизнес-процессов.
Задачами проекта можно назвать в первую очередь:
- обновить на необходимое количество релизов решение «1С:ERP Управление предрпиятем 2» с сохранением работоспособности системы и необходимой части доработок;
- отказаться от части ранее внесенных в систему доработок, провести реинжиниринг и рефакторинг доработок, и приведение программы к максимально типовому состоянию, для того, чтобы упростить дальнейшее сопровождение решения без потери необходимого функционала;
- реализовать интеграцию с имеющимися учётными системами головного предприятия (на базе решения «1С:Управление торговлей для Казахстана 8»), и формировать отчет о прибыли и убытках (PnL);
- внедрить и настроить функционал блока «Бюджетирование»;
- настроить функционал блока «МСФО» в соответствии с требованиями компании.
В результате рефакторинга и реинжиниринга бизнес-процессов на старте проекта были выявлены «узкие места» и некоторые избыточные для актуальных релизов доработки, от которых можно отказаться в пользу типовых механизмов конфигурации (для совместимости с типовыми процессами учета данных, для упрощения обновления и дальнейшего сопровождения программы). В связи с особенностями бизнес-процессов компании важным критерием являлось сохранение имеющейся до проекта структуры учета, но с максимальным использованием типового функционала системы «1С:ERP Управление предприятием 2».
В ходе работ по проекту система учета ООО «ЭРДЖИ БРЭНДС СЕВЕР» была интегрирована с такими программными решениями, как: «1С:Управление торговлей для Казахстана 8», «1С:Бухгалтерия для Казахстана 8» и системой электронного документооборота для ритейла.
В результате выполнения проекта в системе «1С:ERP Управление предприятием 2» функционируют следующие подсистемы:
- Бюджетирование и планирование. Дописан специальный документ для фиксации фактических данных для «особой статьи». В данный момент идет настройка получения фактических данных по перечню статей бюджетов — почти все механизмы получения данных реализованы на произвольных запросах (из-за сложного распределения данных по регионам/офисам/брендам).
- CRM и Маркетинг. Используется функционал системы в части ведения прайс-листов, цен и скидок. Доработан механизм по предоставлению специфических скидок (созданы два разных вида способа доставки «самовывоза», а не один, как в типовой конфигурации. На один из способов доставки добавлен расчет скидки, реализован механизм особых скидок, которые предоставляются при продажах менее определенного объема/веса (не в денежном измерении) за определенный период«).
- Продажи. Заказы клиентов адаптированы под потребности бизнеса: реализована паллетная сборка, осуществляется контроль веса / количества паллет / кейсов / кубатура. Дописаны отчеты по предоставленным скидкам. Блок расчета и контроля задолженностей доработан в соответствии с алгоритмами заказчика: не совпадает в некоторых случаях с типовым момент возникновения задолженностей, так же превышение величины кредитного лимита в днях и сумме не совпадает с типовым механизмом.
- Закупки. Используется типовой функционал системы «1С:ERP Управление предприятием 2».
- Склад и доставка. Используется типовой функционал по учету ТМЦ без доработок. Используется схема учета без ордеров и адресного хранения.
- Кадровый учет. Используется типовой функционал блока системы «1С:ERP Управление предприятием 2».
- Расчет зарплаты. Используется типовой функционал блока системы «1С:ERP Управление предприятием 2».
- Казначейство. Функционал блока адаптирован под специфику бизнеса, используются заявки на расходование денежных средств — согласование заявок на расходование ДС модифицировано согласно специфике бизнеса
- Финансовый результат и контроллинг. Реализованы доработки формирования отчетности в части работы с ЕАЭС, учета косвенных налогов, создания уведомлений — доработаны типовые формы регламентированной отчетности для минимизации заполнения руками (единицы измерения, заполнение строк из документов).
- Регламентированный учет. Используется типовой функционал системы.
- МСФО. Используется типовой функционал с применением сложных настроек в части трансляции проводок из регламентированного учета, проведена настройка специфического учета курсовых разниц в МСФО.
- НСИ и администрирование. Значительно доработан механизм обмена данными, в части реализации средств обмена данными через EnterpriseData 1.1 с базой данных «1С:Управление Торговлей для Казахстана 8»
- Блок согласования договоров. Данный блок полностью разработан с «нуля» в «1С:ERP Управление предприятием 2» специалистами «Гигабайт»: причиной разработки нового блока были специфические требования заказчика по критериям и порядку согласования договоров. Для реализации механизмов были созданы новые бизнес-процессы, реализованы механизмы оповещений на электронную почту ответственным за этап согласования сотрудникам, созданы инструменты контроля сроков выполнения этапов согласования.
- После актуализации релизов «1С:ERP Управление предприятием 2» реализован учет НДС по ставке 20% и сдача соответствующей регламентированной отчетности.
- Настроено бюджетирование с делением по городам, точкам и брендам —внедрена форма PnL.
- В результате рефакторинга доработок достигнуто снижение трудозатрат на сопровождение системы (экономия трудозатрат на обновления оценочно составляет более 50%.
- Получена значительная экономия трудозатрат специалистов заказчика, осуществляющих ввод данных в систему (отсутствие ручного внесения данных заявок клиентов и перепроверок).
