Головной офис и филиалы спортивного клуба ЦСКА перешли на новую, единую для всех версию решения «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», ред. 3.1. Также создана централизованная база данных для расчета зарплаты и кадрового учета. В результате повысилось качество ведения кадрового учета, точность расчетов заработной платы. Упростился и значительно ускорился процесс составления консолидированной, регламентированной и управленческой отчетности.
ЦСКА — ведущий спортивный клуб России. В состав входят 6 региональных филиалов, 19 спортивных центров, 37 детских спортивных школ и отделений. клубе под руководством 549 тренеров занимаются более 10 000 спортсменов. Общая численность гражданского персонала и военнослужащих — 5000 человек.
Цель проекта: перейти на новую версию программы «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», ред.3.1.
Задачи проекта:
- Создать централизованную базу данных для головного учреждения и филиалов.
- Перенести данные и функционал из существующей системы с сохранением доработок.
- Разграничить прав доступа сотрудников и филиалов.
В 2013 году головной филиал ЦСКА перешел на систему кадрового учета и расчета заработной платы на базе программы «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8, ред.1.0».
Единой централизованной системы на тот момент не было. Подведомственные филиалы вели учет в своих старых программах, что не позволяло головному учреждению осуществлять контроль над филиалами. Кроме того, возникали сложности со сдачей отчетности в контролирующие органы.
В связи со спецификой учета учреждения, на протяжении нескольких лет программа головного учреждения дорабатывалась под его требования, а филиалы не имели доступа к этим доработкам, что не позволяло им формировать требуемые отчеты автоматически из программы.
Впоследствии руководство ФАУ МО РФ ЦСКА приняло решение о создании единой базы данных и перевода филиалов в «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8, ред.3.1».
Система кадрового учета и расчета заработной платы построена на базе решения «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», ред.3.1.
Проект был реализован по следующей схеме:
- Обследование объекта автоматизации.
- Анализ доработанного функционала — сопоставление текущих критически важных доработок системы, сопоставление с функционалом обновленной программы и принятие решения о способах доработки.
- Разработка концепции итоговой ИС по расчету заработной платы (в т.ч. системная архитектура).
- Разработка механизмов переноса.
- Перенос данных и функционала из существующей системы.
- Разработка инструкции пользователя, администратора, подготовка перечня реализованных доработок, а также программ и методик испытаний, согласование документов с Заказчиком.
- Проведение тестовых расчетов и перевод программы в опытную эксплуатацию.
- Обучение и консультация пользователей по правильной технологии работы в программе, на период ввода системы в эксплуатацию.
ЦСКА — старейший спортивный клуб России, находящий под ведомством Министерства обороны РФ, имеющий, на момент перехода, 7 филиалов, которые расположены в различных уголках страны и различных часовых поясах.
В целом в учреждении 4753 сотрудника, по которым необходимо было перенести все данные, которые требуются для корректного расчета заработной платы, и ведения кадрового учета по гражданским лицам и военнослужащим.
Необходимо было также провести обучение сотрудников, работающих с программой, учитывая их функционал и территориальное расположение. Для сотрудников организовано несколько вебинаров с демонстрацией функционала программы, с учетом специфики работы учреждения одновременно с гражданскими лицами и военнослужащими.Так разработано методическое пособие для пользователей учреждения с описанием функционала программы и практическими примерами. Разработана система консультаций пользователей филиалов специалистами Первый БИТ Центр по бюджетному учету, а также фиксация их вопросов и задач.
До консолидации информационные базы взаимодействовали по средствам РИБ. В целях объединения баз данных в единую была проведена верификация в части доработок каждого филиала. Все требующиеся доработки были реализованы в центральной базе. В центральной базе реализовано распределение по правам доступа к филиалам и центральному аппарату, на уровне должностей и физических лиц.
Список доработок:
- Доработана унифицированная форма «Табель учета рабочего времени в соответствии с утвержденными формами клиента».
- Доработаны статистические отчеты для возможности заполнения по нескольким обособленным подразделениям.
- Разработан расчет премии за добросовестное выполнение служебных обязанностей для военнослужащих.
- Доработан расчет среднего заработка — если в одном периоде введен один и тот же вид премии, учитывается большая.
- Доработано распределение начислений по среднему заработку для способа отражения в учете начислений по текущему месту работы.
- Доработан контроль кадровых переводов — предупреждение пользователя о событии после даты перевода.
- Разработан отчет «Анализ плановых начислений».
- Разработан отчет «Отчет по командировкам».
- Разработан отчет «Анализ начисленной зарплаты с Авансом» — учитывает проведенные начисления с учетом документа «Начисление за первую половину месяца».
- Разработан «Отчет по отпускам» по форме заказчика.
- Разработана печатная форма «Ведомость в банк по аналитике подразделений» по форме заказчика.
- оработана унифицированная форма «Расчетная ведомость 0504402» по форме заказчика.
- азработан механизм переноса среднего заработка для сотрудников переходящих из филиала в филиал.
- Разработан отчет «Проверка выплат за спорт» по форме заказчика.
- Разработан механизм загрузки табличной части в документе «Премия».
- Разработан механизм массового перерасчета документов «Отпуск» и «Командировка».
- Разработан унифицированный отчет Т-2 для печати в формате А-3 (книжка) по форме заказчика.
- Разработан отчет «Штатная расстановка» по форме заказчика.
Результатом проекта является функционирующая централизованная база данных для ФАУ МО РФ ЦСКА и его филиалов.
Данная единая информационная система позволяет:
- Вести учет в единой информационной базе, при этом каждая операция оформляется от имени конкретного учреждения и пользователя.
- Повысить качество ведения кадрового учета.
- Повысить качество и точность расчетов заработной платы.
- Упростить и значительно ускорить процесс составления консолидированной, регламентированной и управленческой отчетности.
- Унифицировать и привести кадровый учет и расчет заработной платы к единому стандарту по учреждению.
- Оптимизировать затраты на обновление и поддержку программы.
- Заказчик получил возможность формировать отчетность и видеть актуальные данные в реальном времени, ранее оперативность получения информации достигала двух суток. В результате консолидации, заказчик получил единую базу для ведения кадрового учета и расчета заработной платы, что позволило отказаться от затрат на поддержу обменов РИБ и сократить количество затраченных часов на обновления информационных баз в семь раз.
