«Гознак» построил единую систему планирования и учета персонала, учета затрат на персонал, расчета заработной платы и управления HR-процессами на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». Реализована сквозная автоматизация процессов подбора, адаптации и развития персонала, создана инфраструктура централизованного хранения всех кадровых данных в единой базе, внедрены кадровый электронный документооборот и личный кабинет сотрудника, обеспечена интеграция с информационными системами компании и созданы условия для масштабирования и оперативного обновления системы.
АО «Гознак» — один из ключевых игроков на международном рынке защищенной продукции и сопутствующих сервисов на физических (бумажных) носителях и в цифровой среде. «Гознак» также занимается разработкой цифровых продуктов и развитием центров обработки данных.
Цели проекта: унификация и оптимизация кадрового учета, расчета заработной платы и управления персоналом.
Задачи проекта:
- Разработать систему планирования и учета персонала, учета затрат на персонал и расчета заработной платы на платформе «1С:Предприятие»:
- Автоматизировать процессы управления охраной труда, планирования ФОТ и др.
- Внедрить кадровый электронный документооборот и личный кабинет сотрудника.
- Обеспечить соответствие изменениям законодательства.
- Реализовать сквозную автоматизацию HR-процессов (подбор, обучение, адаптация) на базе единой системы.
- Обеспечить централизованное хранение всех кадровых данных в одной базе.
- Реализовать интеграцию с другими информационными системами организации.
Изначально для ведения кадрового учета и расчета заработной платы в компании использовалась информационная система, функционал которой не покрывал всех потребностей заказчика. Система была ориентирована преимущественно на задачи кадрового делопроизводства, а остальные процессы управления персоналом в ней не автоматизировались. Кроме того, система требовала ручной загрузки части информации и имела ограничения по адаптации к изменяющимся требованиям.
Целевой ИТ-ландшафт проекта включает программные продукты «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», «1С:Документооборот», «1С:Кабинет сотрудника» и «1С:Архив».
В ходе реализации проекта создана единая комплексная информационная система, объединившая кадровый учет, учет рабочего времени, расчет заработной платы, планирование ФОТ, подбор, адаптацию, обучение, оценку и развитие персонала, аттестацию, охрану труда, кадровый электронный архив и базу уволенных работников, воинский учет, табельный учет, штатное расписание, формирование нарядов, мотивацию и регламентированную отчетность.
Основу решения составил программный продукт «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», в котором внедрены соответствующие функциональные подсистемы.
Проект реализован для 11 подразделений АО «Гознак», включая дирекцию и 10 территориально распределенных филиалов. Количество автоматизированных рабочих мест в «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» — 1270, сервис «1С:Кабинет сотрудника» внедрен для 7000 пользователей.
Схема архитектуры
Уникальность проекта определяется масштабом и структурой АО «Гознак». Это территориально распределенное предприятие, которое объединяет дирекцию и девять филиалов в Москве, Санкт-Петербурге и Пермском крае: монетные дворы, печатные и бумажные фабрики, типографию, НИИ и ИТ-центр. В каждом подразделении сложилась своя практика кадрового учета и оплаты труда. Поэтому ключевой задачей стала унификация процессов в единой системе с сохранением специфики филиалов.
При внедрении «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» решены две задачи. Автоматизированы новые процессы: подбор, обучение, адаптация, охрана труда, планирование ФОТ. Ранее автоматизированные процессы перенесены на новую платформу.
Особую сложность представляла производственная специфика. Реализован расчет заработной платы по сдельным нарядам с детализацией по технологическим операциям и составу бригад, а также учет вредных условий труда и корпоративного пенсионного обеспечения. Система интегрирована с корпоративными учетными системами на базе «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Управление производственным предприятием», документооборотом. Внедрен кадровый ЭДО с электронной подписью при строгих требованиях к защите персональных данных.
Масштаб работ составил более 1000 объектов конфигурации и около 400 доработок в 30+ функциональных блоках. Внедрение шло поэтапно, без остановки работы кадровых и расчетных служб филиалов.
В результате обеспечены преемственность и масштабируемость решения. Также заложены основы для дальнейшего развития единой информационной системы, охватывающей все подразделения АО «Гознак».
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Сокращение операционных и административных расходов
Реализация проекта позволила решить все поставленные задачи. Достигнут высокий уровень цифровизации процессов кадрового учета, расчета заработной платы, управления персоналом, охраны труда и планирования ФОТ. Реализована сквозная автоматизация процессов подбора, адаптации и развития персонала, создана инфраструктура централизованного хранения всех кадровых данных в единой базе, внедрены кадровый электронный документооборот и личный кабинет сотрудника, обеспечена интеграция с информационными системами компании и созданы условия для масштабирования и оперативного обновления системы.
Точный подсчет количественных и финансовых показателей экономического эффекта не производился ввиду трудоемкости оценки, обусловленной масштабом реализованных изменений и значительным количеством охваченных бизнес-процессов в десяти территориально распределенных филиалах. Вместе с тем опыт эксплуатации системы позволяет сделать вывод о сокращении трудозатрат и расходов на выполнение основных операций подбора и учета кадров, учета рабочего времени и расчета заработной платы, а также об ускорении получения управленческой и регламентированной отчетности, повышении прозрачности учета и оперативности управления компанией.
По результатам внедрения сокращение трудозатрат в подразделениях составило 15%, ускорение получения управленческой и регламентированной отчетности — по 20%, сокращение операционных и административных расходов — 10%.
