Для РФС разработано уникальное решение по учету деятельности некоммерческой организации в системе «1С:Управление холдингом 8». Проект, с учетом его методологической, организационной сложности и функционального покрытия, был реализован в амбициозно-короткие сроки: регламентированный учет переведен в новую систему за 1 месяц, комплексная автоматизация процессов финансовой и закупочной деятельности с «нуля» выполнена за 6 месяцев. В результате на 100% ускорилось получение управленческой и регламентированной отчетности.
Российский футбольный союз — это общероссийская общественная организация. Деятельность РФС направлена, прежде всего, на развитие и популяризацию футбола в Российской Федерации. РФС является единственно признанной ФИФА и УЕФА организацией, обеспечивающей контроль за развитием футбола в России.
Цели проекта:
- Внедрить единую систему управления закупочной и финансовой деятельностью организации.
- Автоматизировать процессы закупок, от инициации потребности до учета затрат по аналитикам отраслевой специфики.
- Обеспечить своевременное предоставление регламентированной отчетности в соответствии с законодательством РФ.
Для достижения целей проекта требовалось решить следующие задачи:
- Перевести регламентированный учет из Navision в «1С:Управление холдингом», без потери функциональности, с автоматизацией функций налогового учета.
- Обеспечить миграцию данных из наследуемой системы
- Адаптировать инструменты автоматизации закупочной деятельности под процессы РФС.
- Разработать инструменты интеграции с системами WMS и ЭДО.
- Адаптировать инструменты «1С:Управление холдингом» под отраслевую модель учета затрат по аналитикам управленческого учета.
- Внедрить систему на все подразделения РФС, с соответствующей разработкой ролевой модели, и персонифицированной разработкой и настройкой АРМ.
На момент старта проекта процессы закупочной деятельности РФС не были автоматизированы, а процессы регламентированного учета частично реализованы в решении Navision.
Система автоматизации закупочной и финансовой деятельности представляет собой центральную базу данных «1С:Управление холдингом 8», включенную в интеграционный контур со смежными системами.
Система развернута в облачной среде на платформе 1С:Предприятие Z (в целях обеспечения требований по информационной безопасности и защите персональных данных), c возможностью работы через web-клиент при двухфакторной аутентификации, и через тонкий клиент по защищенным vpn-каналам. Это гарантирует безопасность данных при удаленном подключении сотрудников РФС к системе закупок из любой точки мира, во время выездов на спортивные мероприятия.
Параллельно с внедрением учетной системы в организации была изменена методология учета затрат в организации. Новая бюджетная модель, настроена в «1С:Управление холдингом 8» и позволяет производить контроль лимитов и осуществлять сбор отчетности в разрезе 6 аналитик.
В процессе внедрения выполнены доработки, учитывающие специфические особенности учета в организации:
- автоматизированы процессы по работе с первичными финансовыми потребностями и документацией от «Инициатора» с маршрутизацией согласования и исполнения;
- реализована полная автоматизация процессов закупочной деятельности и построение централизованного подхода к организации закупок;
- автоматизирован процесс формирования заявок на потребность, позволяющий заранее зафиксировать бюджет мероприятия и контролировать его исполнение;
- автоматизирован процесс планирования и исполнения оплат поставщикам и агентам;
- реализован учет целевого финансирования и раздельный учет НДС по направлениям деятельности;
- разработан процесс загрузки данных как об индивидуальных командировках, так и групповых выездах команд;
- реализован сбор отчетности в разрезе бюджетных аналитик: ЦФО, статьи затрат, мероприятия, источник финансирования, функциональное направления;
- разработана интеграция с электронными торговыми площадками, позволяющая автоматически выгружать сведения о закупке и загружать предложения поставщиков в систему.
Ускорилось получение управленческой и регламентированной отчетности
Регламентированный учет переведен из Navision на «1С:Управление холдингом 8» за 1 месяц
С января 2021 года сотрудники бухгалтерии перешли на полноценную работу в «1С:Управление холдингом 8», с последующим успешным формированием бухгалтерской и налоговой отчетности за 1-й квартал.
Комплексная автоматизация процессов финансовой и закупочной деятельности с «нуля» выполнена за 6 месяцев
С мая 2021 года все сотрудники РФС начали оформлять в системе заявки на потребности, заявки на оплату с указанием бюджета, в рамках которого выделяются средства. Сотрудники отдела закупок проводят тендерные процедуры в системе, на основании которых оформляются договора с поставщиками. Информация о бюджете «протягивается» от первичной заявки на потребность до финальной накладной или акта об оказании услуг.
В итоге проекта в РФС были достигнуты основных результатов внедрения:
- прозрачность закупочных процедур и возможности мониторинга и контроля закупочной деятельности на любом ее этапе;
- система контроля за расходованием целевых средств с возможностью подачи отчетности;
- прозрачность процесса выбора поставщика;
- своевременная сдача регламентированной отчетности по коммерческой и некоммерческой деятельности организации, в соответствии с последними изменениями в законодательстве. Формирование регламентированной и управленческой отчетности ускорилось на 100%.
