Страховая компания «Согласие» запустила в промышленную эксплуатацию новую систему управления персоналом и расчета заработной платы на базе программных продуктов «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакции 3.1 и «Эксперт: Зарплата и управление персоналом в НФО. Дополнение к 1С:ЗУП 8 КОРП». Новая кадровая система позволяет вести бухгалтерский и налоговый учет по отраслевым стандартам в соответствии с требованиями Банка России, автоматически рассчитывать ежемесячные премии в зависимости от показателей эффективности и формировать регламентную и управленческую отчетность.
ООО «Страховая компания «Согласие» — одна из крупнейших российских страховых компаний. В ней трудится более 5800 сотрудников в 54 филиалах и около 3200 страховых агентов. Наличие разветвленной сети продаж, насчитывающей более 350 офисов во всех регионах РФ, позволяет осуществлять страховую защиту имущественных интересов клиентов практически на всей территории страны.
Основной целью проекта была модернизация системы управления персоналом и расчета заработной платы. Требовалось решить следующие задачи:
- Повысить прозрачность расчетов показателей, как для штатных сотрудников, так для агентов-физических лиц, снизить количество внутренних запросов по расшифровке расчетов и налоговых рисков, связанных с ошибками в расчетах.
- Разработать различные отчетные формы, позволяющие оперативно получать разнообразные данные по кадровому учету и расходам на заработную плату в различных аналитиках.
- Повысить уровень конфиденциальности личной информации штатных сотрудников, размера их заработной платы.
- Внедрить подсистему отражения зарплаты в учете на базе ЕПС в соответствии с требованиями Положения Банка России № 489-П.
- Автоматизировать согласование и расчет ежемесячной базовой премии.
- Добиться сокращения времени на выполнение рутинных операций, повысить эффективность деятельности и качество работы кадровых служб.
На момент старта проекта кадровый учет и расчет заработной платы в головном подразделении и филиалах организации велся в системе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» ред.2.5. Выполнение расчета занимало значительное время и требовало работы нескольких специалистов.
Бухгалтерский учет зарплаты, формирование отчетности в соответствии с Положением ЦБ РФ № 489-П выполнялось с большим количеством ручных операций.
Отдельные задачи, такие как настройка схем мотивации, расчет премии по показателям, ввод руководителями значений показателей по своим подразделениям, согласование показателей руководителями также требовали ручного труда по сверке данных, переносу информации из внешних источников, где выполнялась основная часть работы, в «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». Подготовка и формирование отчетов по базовой премии отнимали много времени и сил у специалистов. Из-за несвоевременного получения отчетности возникали сложности с планированием кадровой политики и контролем расходов на персонал.
Предприятие нуждалось в современной и мощной системе, которая позволила бы наладить расчет и учет заработной платы и упростить сбор сведений от подразделений. В качестве оптимально подходящей по функционалу программы была выбрана система «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП ред.3». Выполнение проекта руководство компании поручило специалистам компании «Эксперт-Консалтинг». Решающим критерием этого выбора стал богатый опыт интегратора в автоматизации учета кадров и расчета зарплаты, опыт выполнения перевода информационных систем с ЗУП 2.5 на ЗУП 3 и наличие собственных готовых разработок по тематике учета в НФО по Положению ЦБ РФ № 489-П.
Система управления персоналом и расчета заработной платы построена на базе решений «1С:Зарплата и управление персоналом» ред.3 и «Эксперт: Зарплата и управление персоналом в НФО. Дополнение к 1С:ЗУП 8 КОРП».
Внедренные подсистемы продукта:
- Ведение оргстуктуры, кадровый учет.
- Учет штатного расписания.
- Управленческий учет.
- Расчет зарплаты.
- Расчет премий.
- Учет рабочего времени.
- Учет по Положению ЦБ № 489-П и отражение в бухгалтерском учете.
- Интеграция «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 8» ред.3 с внешними системами.
- Ролевая модель.
В рамках проекта была произведена миграция данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакции 2.5 и интеграция с операционной страховой системой «Диасофт», с системами «1С:Документооборот», «1С:Бухгалтерия» и решением для организации бюджетного контроля.
Проект был реализован в соответствии с принятым ЦБ положением № 489-П от 04.09.2015 г.
В результате обновления системы кадрового учета были введены категории уровней подразделений, что значительно упрощает работу с отчетами, значительно сократились время формирования регламентной отчетности и сроки проверки табеля учета рабочего времени. В результате перехода стал возможен единый учет работников 54 филиалов, что позволило оптимизировать процессы кадрового документооборота. Также были автоматизированы:
- формирование проводок по бухгалтерскому и налоговому учету на ежедневной основе
- учет договоров гражданско-правового характера с физическими лицами
- расчет резервов по отпускам
- расчет отпусков за счет резервов в бухгалтерском и налоговом учете
- расчет ежемесячных премий и стажа в больничных листах
- учет функциональной принадлежности работников филиалов в рамках матричного управления.
Функциональная схема
Характеристики информационной системы:
- Количество объектов конфигурации: 428 справочников, 269 документов, 2 регистра расчета, 750 регистров сведений, 60 регистров накоплений, 2 регистра бухгалтерии, 237 отчетов.
- В день вводится до 1500 документов.
- Объем SQL базы - около 35 Гб.
- Суммарное количество автоматизированных рабочих мест – 188 АРМ.
Объем одновременно обрабатываемой информации, большое количество сотрудников компании, специфика учета, интеграция с большим количеством внешних систем послужили основными факторами, определяющим сложность задачи перехода на программное обеспечение «1С:Зарплата и управление персоналом» ред.3.
Интенсивность коммуникаций на проекте подчеркивается тем фактом, что со стороны ООО «СК «Согласие» в проекте было задействовано более 10 различных подразделений.
Суммарный объем человеко-часов проектной команды заказчика и исполнителя превысил 40 000 человеко-часов.
В ходе проекта были выполнены работы по адаптации решения «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» под специфические требования заказчика. Разработана единая методология отражения зарплаты в учете по Положению ЦБ РФ № 489-П, подготовлена и реализована концепция по управленческому учету и расчету премий по показателям эффективности, разработано большое количество управленческих отчетов.
Это помогло унифицировать и привести к единым стандартам расчет и учет выплат. Благодаря актуальным и точным сведениям руководство компании получило возможность оценивать эффективность работы по каждому из подразделений и своевременно корректировать графики работы для достижения наибольшей продуктивности.
Благодаря автоматизации, расчет и учет заработной платы персоналу ускорился. При этом сократилось количество специалистов, занятых этой задачей, что позволило поднять эффективность работы бухгалтерии.
Ускорение получения управленческой отчетности
Ускорение получения регламентированной отчетности
В результате внедрения системы, цели, которые были установлены ООО «СК «Согласие» перед началом проекта, были полностью достигнуты:
- Выработаны унифицированные правила и методология расчета и учета зарплаты. Внедрена подсистема отражения зарплаты в учете на базе ЕПС в соответствии с требованиями Положения Банка России № 489-П.
- Расчет заработной платы персоналу ускорен.
- Ускорено выполнение учетных процессов, а также формирование регламентированной отчетности.
- В несколько раз быстрее формируются управленческие отчеты по предприятию, что позволяет своевременно получать актуальные данные и оперативно принимать эффективные решения.
- Сотрудники заказчика получили комплексное решение, обеспечивающее полноту учета и детализацию получаемых данных по кадровому учету и расчету заработной платы.
- Заказчик получил возможность эффективно вести кадровый учет, рассчитывать заработную плату, получать как промежуточную оперативную (управленческую) отчетность, так и периодическую регламентированную в соответствии с действующим законодательством и требованиями Центрального Банка РФ, а также соответствовать ему в будущем, учитывая все изменения законодательства.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 10%;
- ускорение получения управленческой отчетности: 200%;
- ускорение получения регламентированной отчетности: 60%.
