Более 20 компаний «Деметра-холдинга», работающих в 12 системах на базе «1С:Зарплата и управление персоналом» разных версий 3.1 ПРОФ и 3.1 КОРП перешли на новую единую конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» ред. 3.1 с унификацией всех выполненных доработок и настроек. Организован кадровый учет и расчет заработной платы в централизованной системе учета для 2 000 сотрудников «Деметра-Холдинг» с настроенными разграничениями прав доступа к кадровым и расчетным данным по всем филиалам.
«Деметра-Холдинг» — крупнейший в России вертикально интегрированный инфраструктурный холдинг, объединяющий активы в области экспортной логистики и трейдинга. Компания развивает собственную сеть элеваторов, владеет глубоководными морскими зерновыми терминалами и логистической инфраструктурой.
На фоне цифровизации бизнес-процессов в группе компаний, постоянного роста количества юридических лиц и штата сотрудников руководство «Деметра Холдинг» приняло решение реструктуризировать разросшийся IT-ландшафт на базе систем на платформе «1С:Предприятие».
В связи с этим была поставлена цель перейти на централизованную информационную систему по кадровому учету и расчету заработной платы на базе платформы «1С:Предприятие 8 КОРП» для всех юридических лиц и филиалов холдинга.
Осуществление перехода включало в себя решение следующих задач:
- Унифицировать процессы кадрового учета и расчета заработной платы.
- Мигрировать данные из исторических систем холдинга 1С:ЗУП 3.1 версий ПРОФ и КОРП.
- Создать единую среду для ведения кадрового учета и расчета заработной платы с поэтапным объединением юридических лиц всей группы компаний.
- Снизить затраты на поддержку, обновление и развитие HR-системы за счет использования единой конфигурации.
- Систематизировать и оптимизировать кадровый документооборот.
- Обеспечить возможность получения всей необходимой достоверной, оперативной, детальной и непротиворечивой информации по персоналу холдинга, а это порядка 2000 человек, по принципу «единого окна».
- Реализовать централизованный контроль над алгоритмами и подходами к расчету и налогообложению заработной платы.
- Адаптировать интеграционные механизы с системами управления и учета деятельности бизнес-единиц «Деметра Холдинг» на платформе «1С:Предприятие,» а также другими локальными системами.
- Требовалась унификация процессов кадрового делопроизводства и расчета заработной платы. На момент старта проекта каждая из 12 компаний холдинга имела свою систему политик в части оплаты труда и справочников. Соответственно, были различные доработки в текущих базах, которые между собой противоречили и усложняли поддержку данных систем:
- необходимо было унифицировать/актуализировать перечень основных процессов кадрового и расчетного отделов в рамках типового функционала «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 КОРП»;
- также требовалась актуализация настроек обмена данными с системами комплексного и бухгалтерского учета, используемыми в компаниях «(1С:Управление холдингом», «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление производственным предприятием», «1С:ERP Управление предприятием»);
- ко всему прочему необходимо было учесть, что настройки систем бухгалтерского учета различных компаний отличаются, как в части плана счетов, так и в части отдельных методик учета (например, в одних компаниях создается резерв по премиям, а в других — нет);
- в компаниях холдинга использовалась разветвленная организационная структура. Учет по кадровому делопроизводству ввелся в 12 разных базах 1С:ЗУП 3.1 версий КОРП и ПРОФ с разным уровнем кастомизации.
- Нужно было организовать поэтапную миграцию данных для всей группы компаний. Глубина переноса составляла 2 календарных года:
-
- актуализировать правочники и доработки по мере присоединения новых баз в единую систему;
- после завершения каждого этапа миграции должна была выполняться сверка данных между исходной и целевой базой, а в течение 1 месяца — параллельная эксплуатация исторической и централизованной систем со сверкой отчетности по смигрированным компаниям;
- добавить пользователей в централизованную базу 1С:ЗУП и настроить разграничение прав доступа.
В качестве партнера по автоматизации была выбрана компания WiseAdvice-IT — официальный 1С-интегратор с 2003 г. с опытом внедрения программных решений HRM-класса в области автоматизации кадровых процессов и расчета заработной платы в крупных компаниях и холдингах.
Единая централизованная информационная система управления кадровым учетом и расчетом з/п реализована на классической трехуровневой архитектуре: клиентская часть, сервер приложений, сервер баз данных.
Для управления процессами внедрения и разработки конфигураций на базе 1С:Предприятие 8.3 КОРП организованы несколько сред:
- среда разработки – для разработки новой функциональности в конфигурациях 1С;
- среда для тестирования – предназначена для тестирования разработанной функциональность, проведения нагрузочного тестирования;
- продуктивная среда – для промышленной эксплуатации системы.
При построении технической архитектуры в продуктовой среде все серверы нацелены исключительно на обслуживание конфигураций «1С:Управление холдингом», «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Управление произодственным предприятием», «1С:Бухгалтерия» и «1С:ERP Управление предприятием».
Техническая архитектура с доступом через терминальный сервер представлена несколькими серверами, которые делятся по их функционалу:
- сервер базы данных (DS);
- сервер приложений 1С (AS);
- сервер терминального доступа (TS).
В рамках проекта специалистами WiseAdvice-IT были актуализированы следующие процессы:
- Кадровый учет:
- ведение штатного расписания;
- учет персональных данных;
- учет отпусков, служебных командировок;
- учет рабочего времени;
- оформление всех кадровых событий и движений.
2. Расчеты с персоналом:
- расчет заработной платы;
- начисление оплаты за работу в праздничные и выходные дни, за сверхурочную работу;
- начисление премий, доплат и надбавок стимулирующего характера;
- расчеты по отпускам, командировкам;
- расчет среднего заработка.
- начисления:
- выплат за неотработанное время;
- пособий (прямые выплаты);
- материальной помощи;
- прочих выплат и компенсаций.
- расчеты при увольнении работников;
- удержания из зарплаты;
- выплата зарплаты.
- налоги и взносы:
- налог на доходы физических лиц (НДФЛ);
- страховые взносы.
3. Регламентированная отчетность.
После завершения каждого этапа миграции выполнялась сверка отчетности между 12 историческими базами и новой 1С:ЗУП 3.1 КОРП в следующем объеме:
- сверка полного комплекта отчетности (как ежемесячной, так и квартальной) на месяце, в котором производится параллельный расчет з/п;
- сверка квартальной отчетности на квартале, предшествующем месяцу, в котором производится параллельный расчет з/п;
- сверка отчетности между историческими и целевой базами силами сотрудников Деметра Холдинг. Участие сотрудников исполнителя заключалось анализе всей отчетности, локализации причин выявленных расхождений и их устранении.
При необходимости на стороне 1С:ЗУП 3.1 КОРП актуализировались настройки интеграции с системами бухгалтерского учета после переноса миграции данных в централизованную базу.
В ходе проекта были добавлены пользователи в централизованную базу 1С:ЗУП 3.1 КОРП и настроены разграничения прав доступа.
Проект был реализован за 1 год с достижением всех поставленных целей и задач.
Внедрение централизованной системы управления кадровыми и расчетными процессами в «Деметре Холдинг» проходило в 3 этапа по группам компаний:
- Группы компаний 1-3 (6 юридических лиц).
- Группа компаний 4 (3 юридических лица).
- Группа компаний 5 (3 юридических лица).
Сам проект реализован по каскадной технологии внедрения, поделенный на этапы:
- Предпроектное обследование: проведение интервью, анализ текущих информационных систем 1С:ЗУП 3.1 версий ПРОФ и КОРП, анализ ролевой модели, анализ серверной инфраструктуры, анализ интеграционных потоков со смежными системами, разработка технического задания.
- Унификация и миграция конфигураций 1С:ЗУП (разработка и тестирование механизмов миграции данных, унификация, адаптация и тестирование доработок, разработка дополнительных настроек системы) по определенным этапам во всех группах компаний.
- Подготовка к вводу в действие: развертывание ИС, миграция и выверка исторических данных, настройка типового и дополнительного функционала, запуск интеграций со смежными системами.
- Опытно-промышленная эксплуатация: консультирование пользователей по группам компаний, устранение замечаний.
Сложность проекта заключалась в следующем:
- методологические процессы по кадровому учету и расчету заработной платы на момент старта проекта не были унифицированы. Отличались подходы к расчету начислений, отражению проводок, расчету резервов и т.д. Соответственно, данная унификация проходила совместно с заказчиком в рамках жизни проекта;
- текущие доработки в системах холдинга не были полностью задокументированы, и имели разную архитектуру, поскольку их разработкой занимались разные интеграторы по индивидуальным дорожным картам отдельных компаний. Соответственно, проектной команде WiseAdvice-IT пришлось проводить аудит с заказчиком и совместно принимать решение о дальнейшем использовании каждой из них;
- доработанный функционал во всех конфигурациях существенно различался между собой. Каждая конфигурация исторически развивалась самостоятельно, вносились индивидуальные изменения. На этапе унификации пришлось их не только адаптировать к мультикорпоративному учету в единой базе, а также модифицировать для дальнейшего учета и исключить противоречия;
- на рынке нет готовых инструментов, которые позволят мигрировать необходимые данные из различных версий 1С ЗУП 3.1 для полноценного ведения кадрового учета и расчета заработной платы без потери функциональности. Поэтому интегратором были с нуля разработаны правила миграции, которые позволили мигрировать не только типовые данные по кадровому делопроизводству и зарплате, но также кастомизированные объекты заказчика (регистры, документы, реквизиты и т.д.).
Ускорение получения управленческой отчетности
Сокращение операционных и административных расходов
- Создана единая информационная система на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 КОРП», объединяющая 12 ранее разрозненных баз.
- Выполнена миграция в новую систему исторических данных, необходимых для расчета среднего дневного заработка для отпусков, больничных и формирования карточки Т-2 сотрудников.
- Стандартизированы процессы расчета зарплаты и кадрового учета внутри всех компаний холдинга.
- Выросла оперативность получения информации и обеспечение ее достоверности для принятия управленческих решений.
- Повышена прозрачность процессов расчета заработной платы и управления кадрами
- Унифицировано, модифицировано и реализовано более:
-
- 28 расширений;
- 19 обработок;
- 60 печатных форм и отчетов;
- 35 профилей групп доступа с обеспечением безопасности (RLS) на уровне физических лиц, а также доработанными ролями;
- 4 интеграции с финансовыми учетными системами на платформе 1С (1С:Управление холдингом, 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP);
- 2 интеграции со смежными системами на платформе стороннего программного обеспечения (Столовая, Битрикс);
- Разработано 2 актуальных документа для дальнейшей эксплуатации системы:
- руководство пользователя;
- инструкция по эксплуатации с описанием всех доработок, настроек системы.
Экономический эффект от внедрения:
- ускорение получения управленческой отчетности: 20%
- сокращение операционных и административных расходов: 50%.
Альбина Нуртдинова, начальник управления кадрового администрирования расчета заработной платы УК «Деметра Холдинг»
Помимо перехода от 12 исторических систем, проведена поэтапная миграция исторических данных (глубина переноса 2 календарных года) в единую систему на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 КОРП». После завершения каждого этапа миграции проводилась сверка между исходными и целевой базами, а также параллельно эксплуатация исторической и централизованной систем со сверкой отчетности по смигрированным компаниям. Из-за различия в специфике сферы деятельности юрлиц холдинга, были реализованы дополнительные гибкие настройки, которые помогли обеспечить корректность расчетов для всех компаний холдинга. Произведена настройка по разграничению прав доступа на уровне записей (RLS) и адаптация на стороне 1С:ЗУП 3.1 КОРП настроек интеграции с системами бухгалтерского учета на платформе «1С:Предприятие 8», а также со сторонними информационными системами, в т.ч. с системой «Битрикс» и пропускной системой «Столовая».
