Разрозненные кадровые системы, сложная организационная структура и отраслевая специфика учета персонала стали предпосылками для внедрения в авиакомпании «Уральские авиалинии» единой системы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». Проект охватил автоматизацию кадрового учета, расчета заработной платы, мотивации персонала и охраны труда, миграцию данных из исторических систем и интеграцию новой платформы с корпоративными сервисами. Для заказчика были реализованы специализированные механизмы, учитывающие особенности различных категорий персонала и кадровых процессов авиакомпании. В результате создано единое информационное пространство, сокращены трудозатраты на обработку кадровой информации и обеспечена централизованная поддержка ключевых HR-процессов.
«Уральские авиалинии» (Ural Airlines) — российская пассажирская авиакомпания, выполняющая регулярные и чартерные внутренние и международные перевозки. Маршрутная сеть компании насчитывает более 200 направлений по России, странам СНГ, Европе, Азии и Ближнему Востоку, включая Армению, Египет, Израиль, Китай, Кыргызстан, ОАЭ, Таджикистан, Таиланд, Турцию и Узбекистан.
Цели проекта:
- снизить трудозатраты на обработку информации;
- минимизировать риск ошибок;
- контролировать актуальность данных.
Задачи проекта:
- создать единую информационную систему кадрового учета, расчета заработной платы и процессов охраны труда, обеспечивающую централизованную обработку данных и учет отраслевой специфики авиакомпании.
- консолидаровать кадровый учет и расчет заработной платы из разрозненных информационных систем в единую систему;
- повысить уровень автоматизации кадровых, расчетных и регламентных процессов;
- обеспечить поддержку специфики учета персонала авиакомпании (различные категории сотрудников, особенности трудовых отношений);
- централизовать данные по охране труда (СОУТ, рабочие места, медицинские осмотры);
- реализовать интеграцию со смежными корпоративными информационными системами;
- перенести исторические данные и нормативно-справочную информацию в новую систему;
- обеспечить единый контур учет кадровых процессов и расчетов заработной платы.
Масштаб компании и большое количество сотрудников различных категорий (летный состав, бортпроводники, технический и административный персонал) предъявляют повышенные требования к кадровому учету, расчету заработной платы и поддержке отраслевой специфики в информационных системах.
До начала проекта кадровый учет и расчет заработной платы в компании «Уральские Авиалинии» велись в нескольких информационных системах — основными из них являлись «Контур.Персонал» и «Контур.АМБа». Дополнительно использовались внешние системы и корпоративные сервисы, а часть операций требовали ручного труда, т.к. выполнялась в Ms Excel и Outlook или на бумажном носителе.
При этом кадровые подразделения, специалисты по охране труда и расчетные группы работали в разных информационных системах: в «Контур.АМБа» преимущественно работали расчетчики, а сотрудники кадровых подразделений и охраны труда использовали «Контур.Персонал». Взаимодействие между пользователями различных подразделений было минимальным, что осложняло обмен и нередко приводило к дублированию данных.
Значительная часть данных по охране труда, включая результаты специальной оценки условий труда (СОУТ), сведения о рабочих местах и медицинских осмотрах сотрудников, вообще не была централизована в единой системе.
Это увеличивало трудозатраты на обработку информации, повышало риск ошибок и затрудняло контроль актуальности данных.
Использование нескольких учетных систем не позволяло сформировать единое информационное пространство для кадрового учета, расчета заработной платы и процессов охраны труда.
В рамках проекта была внедрена система «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» (1С:ЗУП КОРП) и автоматизирована работа следующих структурных подразделений:
- Охрана труда.
- Отдел мотивации заработной платы.
- Кадровая служба.
- Расчетный блок.
Внедрены и настроены функциональные блоки: кадровый учет, расчет заработной платы, медосмотры и охрана труда.
Проект перехода на единую систему реализовывался поэтапно.
- Обследование.
- Моделирование системы.
На этапе обследования и моделирования специалисты сформировали концепцию будущей системы, провели анализ существующих процессов и определили перечень критически важных доработок, необходимых для запуска решения.
- Разработка.
На этапе разработки выполнялись настройка системы, реализация доработок и подготовка интеграционных механизмов.
- Подготовка к сдаче системы в ОПЭ (опытно-промышленная эксплуатация).
- Обучение пользователей.
В рамках подготовки к опытно-промышленной эксплуатации проводилось обучение ключевых пользователей, тестирование настроенного функционала и разработанных доработок.
- Передача системы в ОПЭ.
Для перехода на новую систему была выполнена миграция данных из исторических информационных систем посредством прямых выгрузок и загрузки данных через специально подготовленные шаблоны.
Запуск системы осуществлялся поэтапно: сначала в промышленную эксплуатацию были переведены подразделения охраны труда, кадрового учета и ОМиОТ (отдел мотивации, оплаты и труда), а расчетный блок был запущен вторым этапом.
Для обеспечения сквозных бизнес-процессов были реализованы инструменты интеграции 1С:ЗУП КОРП со смежными информационными системами:
- «1С:ERP Управление предприятием»;
- СОФИ (программное обеспечение для авиационной отрасли);
- корпоративный сайт компании;
Кроме того, были выполнены перенос нормативно-справочной информации и начальных данных из исторических систем в новую информационную среду.
Схема архитектуры
Одной из ключевых особенностей проекта стала сложная внутренняя учетная политика авиакомпании, особенно в части кадрового учета сотрудников летного состава.
В организации используются четыре варианта трудовых договоров для различных категорий персонала:
- пилоты;
- бортпроводники;
- технический персонал;
- административный персонал.
В рамках проекта для документа «Прием на работу» были реализованы специализированные печатные формы трудовых договоров, учитывающие особенности каждой категории сотрудников. Это позволило автоматически формировать необходимые документы с учетом специфики должности и условий труда.
Дополнительной задачей стала автоматизация формирования дополнительных соглашений к трудовым договорам при выполнении кадровых переводов.
Требовалось реализовать механизм, при котором в печатную форму дополнительного соглашения автоматически включаются только те пункты трудового договора, которые изменяются конкретным кадровым переводом. Например, при изменении графика работы в документ должны попадать только сведения, относящиеся к режиму рабочего времени. Если же кадровый перевод затрагивает несколько условий трудового договора — место работы, график, оплату труда, права на отпуск и другие параметры — система должна автоматически формировать соответствующий набор пунктов соглашения.
Для решения данной задачи был разработан отдельный справочник, содержащий все варианты формулировок для печатных форм. Реализованный механизм позволил автоматически формировать дополнительные соглашения в зависимости от состава изменений, отраженных в документе «Кадровый перевод».
Еще одной особенностью проекта стала необходимость адаптации существующих бизнес-процессов заказчика к новой системе. Исторические решения позволяли выполнять ряд операций, которые не соответствуют методологии работы в «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». В результате часть процессов была пересмотрена и приведена в соответствие с принципами работы новой системы и законодательства РФ.
В результате проекта кадровый учет и расчет заработной платы были переведены из разрозненных исторических информационных систем в единую платформу на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП».
Компания «Уральские Авиалинии» получили возможность:
- вести кадровый учет и расчет заработной платы в единой информационной системе в соответствии с действующим законодательством РФ;
- использовать функциональность, учитывающую особенности деятельности авиакомпании;
- сократить трудозатраты сотрудников на обработку кадровой и расчетной информации;
- автоматизировать процессы кадрового учета, расчета заработной платы, мотивации персонала и охраны труда;
- использовать единое информационное пространство вместо набора разрозненных сервисов и учетных систем/
После завершения внедрения сотрудничество было продолжено в рамках договора сопровождения. На этапе опытно-промышленной эксплуатации поддержка пользователей осуществлялась через ИТ-подразделение заказчика в формате третьей линии поддержки.
