Автоматизация склада на базе системы «1С-Логистика:Управление складом», ред.3,0 и интеграция его в единое информационное пространство крупной торговой компании. Проект реализован в сжатые сроки — три месяца и с экономией 10 % от бюджета проекта. Внедрение новой системы потребовало изменения привычной психологии и подходов к работе у работников склада. Для обучения сотрудников использовались ролевые игры.
«Хогарт» — крупная торговая компания, которая поставляет инженерное оборудование для систем отопления, вентиляции и канализации, сантехники, кондиционирования воздуха и вентиляции более чем от 100 ведущих европейских производителей. Количество сотрудников — 300.
Цели проекта: повысить удовлетворенность клиентов компании. Цена перестала быть определяющим фактором выбора поставщика на рынке, и клиенты стали все чаще обращать внимание на качество и скорость обслуживания.
Задачи проекта:
-
увеличить скорость обработки заказов;
-
преодолеть изолированность склада от других подразделений компании, включить его в единое информационное пространство компании.
Бизнес компании активно развивался и вскоре потребовал решения сразу двух задач. Первая заключалась в том, что по мере роста продаж склад перестал справляться с потоком заказов. Клиенты теряли по 3—4 часа времени, пока им отгрузят продукцию. Часто возникали конфликтные ситуации, когда клиенту не могли найти товар. Потребовалось обеспечивать надлежащую скорость обработки товара.
Вторая задача, которая ждала решения, — преодолеть изолированность склада от остальных подразделений компании. Склад представлялся менеджерам по продажам, специалистам по логистике, маркетингу, бухгалтерам неким «черным ящиком», где непонятно что происходит, где пропадает их время, документы, клиенты и т. д. Сготрудники склада, в свою очередь, полагали, что в компании никто нормально не работает: то клиента неадекватного прислали, то документы не подготовили, то просят отгрузить непонятно что.
В качестве системы автоматизации склада была выбрана система «1С-Логистика:Управление складом», ред.3,0 компании AXELOT. Это вполне логично, так как в компании «Хогарт» уже использовалась система «1С:Управление производственным предприятием» и такой выбор позволял в полной мере использовать развитые средства интеграции платформы «1С:Предприятие 8» с тем, чтобы построить единое информационное пространство компании. Такой подход позволил преодолеть разобщенность между складом и другими подразделениями, а она неизбежна при «лоскутной» автоматизации, когда каждый работает в своем маленьком «мирке». И решить задачу эффективной коммуникации между подразделениями средствами системы, а не по телефону, как это было принято ранее.
Объем доработок стандартной «1С-Логистика:Управление складом», ред.3,0 был очень незначительный, и если бы внедрялась следующая версия (4.0) системы, то специалисты «Хогарт» вообще бы обошлись типовым функционалом. В системе «1С-Логистика:Управление складом» ред.3,0 организованы 5 стационарных рабочих мест, а также подключены 30 терминалов сбора данных. В день система обрабатывает 170 заказов на отгрузку, среднее количество товаров в одной отгрузке — 10—15. Поступление товаров — в среднем 20 партий в день; количество товаров в партии — от 1 до 150.
Интеграция системы «1С-Логистика:Управление складом», ред.3,0 с системой «1С:Управление производственным предприятием» в единое информационное поле — обмен информацией происходит в реальном времени через web-сервисы.
Проект был очень ограничен во времени — всего три месяца. «В течение месяца мы сформировали перечень процессных изменений, которые необходимо внести, и перечень функциональных задач, — вспоминает Яна Яремчук, руководитель отдела автоматизации и развития компании «Хогарт». — У нас остались только октябрь, ноябрь и декабрь, чтобы провести полноценное внедрение. А новогодние праздники мы использовали для того, чтобы остановить склад и провести инвентаризацию. С тем чтобы уже после их окончания начать работу в новой системе».
Как преодолеть сопротивление сотрудников изменениям? В компании «Хогарт» сделали ставку на повышение общего уровня информированности сотрудников разных подразделений о том, что происходит в смежных подразделениях. «Перед процессом автоматизации мы проводили ролевые игры, — вспоминает Яна Яремчук, — привлекли менеджеров по продажам; часть из них играла роль клиентов, другая часть — продавцов, третья — сотрудников склада. И мы начали разыгрывать типовую ситуацию, когда приехал клиент, у него не те документы, но он точно знает, что платил и должен забрать товар. Когда сотрудники, которые занимаются довольно ограниченным перечнем действий, посмотрели на ситуацию в целом, увидели проблемы, оценили свое поведение, это и позволило нам запустить процесс изменений в компании».
Для коммерческого подразделения тоже устроили ролевые игры, где показали, что происходит с клиентом, когда он пытается забрать товар. Участвовала и бухгалтерия, которая отвечает за документооборот. А с наиболее занятыми сотрудниками — руководителям подразделений — поступили по-другому. Им в простой форме поведали «сказку» о том, что склад — это город, где «живут» товары. Потому что объяснить, например, отделу закупок, зачем надо запросить у 300 различных производителей штрих-коды на те товары, которые они поставляют, в обычной форме очень сложно. Все это позволило в понятной, образной форме донести до руководителей и сотрудников массу полезной информации. А главное — изменить отношение к складу как к «черному ящику».
Проект был завершен с 10%-ной экономией его бюджета. Эти средства в дальнейшем использовали для финансовой мотивации тех, кто принимал наиболее активное участие и проявил наибольшую заинтересованность в успешном внедрении проекта. Сохранить бюджет позволила сама команда проекта — специалисты подобрались очень высокой квалификации.
-
Сокращение сроков обслуживания клиентов — с 4 часов до 10—15 мин в случае, если клиент заранее сообщил о своем намерении забрать товар.
-
Изменение культуры коммуникаций в компании: вместо «Я позвоню» — формирование запросов средствами системы.
-
Пиковая нагрузка на склад, возникавшая в определенные периоды, теперь распределена равномерно, на весь рабочий день.
-
Рост удовлетворенности клиентов и, как следствие, расширение объемов продаж на 40 % без увеличения штата сотрудников.
Есть у специалистов «Хогарт» и планы по развитию системы. Для информационной системы важна точность, для склада это измерение веса и габаритных характеристик. Но добиться того, чтобы сотрудники с линейкой и с весами измеряли все «от и до», довольно сложно, ведь номенклатура очень большая. Решение — прибор для измерения весогабаритных характеристик товара. Его использование позволит сократить время, которое отводится на прием, размещение и отгрузку товаров, рационально использовать складские площади и снизить транспортные затраты на их перевозку. «И тогда наш «сказочный город», который сравнительно недавно был «черным ящиком», станет еще прекраснее», — заключила Яна Яремчук.
