Более 13 лет ПВП «Контакт» работала в сильно кастомизированной сисите ме на базе «1С:Управление производственным предприятием». Система поддерживала ключевые процессы бизнеса, но со временем стала сдерживать его развитие: сохранялось много ручных операций, усложнялась работа с маркировкой, а затраты на сопровождение росли. Переход на «1С:Комплексную автоматизацию» позволил объединить основные процессы компании в единой системе — от ценообразования, закупок и складского учета до продаж, казначейства и регламентированного учета. В результате на 20% ускорили получение управленческой отчетности и на 30% сократили затраты на владение системой.
ПВП «Контакт» — федеральный поставщик решений для стоматологической отрасли. Бизнес охватывает полный цикл услуг: продажа оборудования и расходных материалов, сервисное обслуживание, обучение специалистов, развитие клиник. Компания работает с физическими лицами, коммерческими и бюджетными учреждениями.
Цель проекта — создать эффективную систему управления бизнес-процессами компании.
Задачи проекта:
- Устранить риски за счет перехода на поддерживаемый продукт с регулярными обновлениями.
- Провести инвентаризацию доработок и оптимизировать инструменты оперативного и управленческого учета.
- Обеспечить гибкость, возможность масштабирования и легкую адаптацию системы к изменениям бизнес-процессов.
Компания приняла решение о переходе на «1С:Комплексная автоматизация» (1С:КА) в связи с завершением поддержки «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП) в апреле 2027 года.
На протяжении 13 лет учет велся в 1С:УПП — проверенном инструменте с множеством доработок. Решение было адаптировано под бизнес, но со временем стало ограничением для развития: быстро меняющиеся технологии и растущие требования законодательства создавали риски. Система не позволяла оперативно адаптироваться к изменениям и требовала ручных операций, что приводило к ошибкам.
Основные проблемы, с которыми сталкивалась компания:
- Дублирование работы по маркировке и сложности с инвентаризацией. Учет маркированных товаров велся вне 1С в личном кабинете системы для корпоративного учета и электронного документооборота бизнеса, что приводило к повторным операциям и невозможности инвентаризации по маркам. Склад работал в двух системах, повышая риски ошибок и задержек отгрузок.
- Ограничения и неточности в планировании закупок. Система давала лишь базовую информацию о потребностях, не позволяя детально анализировать данные на рабочем месте и учитывать запросы внутренних подразделений. Это приводило к избыточным закупкам и дефициту ключевых позиций. Отсутствовала четкая ответственность за закупленный товар.
- Ручное управление резервами. Существующие регламенты и доработки в 1С:УПП требовали пересмотра. Товары «зависали» в неактуальных заказах из-за ухода менеджеров и иных причин. Нужно было минимизировать влияние человека и повысить оборачиваемость запасов.
- Отсутствие инструментов автопроверки учета. Несмотря на регулярные обновления, система не автоматизировала проверку НДС, учета арендованных ОС, сверку бухгалтерского и налогового учёта по требованиям ПБУ 18/02 и другим нормам. Это увеличивало нагрузку на бухгалтерию и риски несоответствия аудитам.
После официального объявления о прекращении поддержки 1С:УПП стало ясно, что сохранение старой системы угрожает стабильности бизнеса. Переход на новую платформу стал стратегической необходимостью.
Архитектурно решение строилось вокруг главной цели: объединить оперативный и регламентированный учет в одной системе на базе «1С:Комплексная автоматизация» (1С:КА), исключить дублирование данных, ручные переносы информации и разрывы между операционной деятельностью и финансовым контуром.
Так как исходная система на базе «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП) УПП была глубоко адаптирована под специфику предприятия, типовой переход был невозможен.
В архитектуру целевого решения был заложен гибридный подход: там, где это было оправдано, использовался типовой функционал 1С:КА, а критически важные справочники, документы и пользовательские инструменты из 1С:УПП были перенесены или адаптированы под новую методологию учета. Такой подход позволил сохранить привычные для пользователей и значимые бизнес-функции, одновременно повысив управляемость системы и сократив избыточную кастомизацию.
Основные автоматизированные функции:
1. Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками: оформление заказов поставщикам, планирование закупок, учет прихода ТМЦ, управление отношениями с поставщиками, взаиморасчеты с поставщиками.
2. Управление продажами, логистикой и транспортом (SFM, WMS, TMS):
2.1. Продажи (сбыт), сервис, маркетинг: оформление заказов покупателей, расчет нормативной себестоимости заказов, ценообразование, прайс-листы, анализ продаж ABC/XYZ, планирование продаж, учет продаж ТМЦ, формирование графика поступления оплат, взаиморасчеты с покупателями, оптовая торговля, розничная торговля, подключение оборудования.
2.2. Склад и логистика: управление складскими запасами, управление ордерным складом, резервирование ТМЦ, комплектация и разукомплектация ТМЦ, контроль и учет серийных номеров, сроков годности и сертификатов, анализ запасов ABC/XYZ, подключение складского оборудования.
3. Маркировка:
3.1. Розничная торговля маркированной продукцией: поступление и учет маркированной продукции на склад, вывод из оборота маркированной продукции (выбытие товара).
3.2. Оптовая торговля маркированной продукцией: поступление и учет маркированной продукции на склад, отгрузка маркированной продукции.
4. Учет экспортно-импортных операций.
5. Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей:
5.1. Бухгалтерский учет: банк и касса, расчеты с контрагентами, товарно-материальные ценности, торговые операции, основные средства, нематериальные активы, завершение периода, учет в обособленных подразделениях, регламентированная отчетность.
5.2. Налоговый учет.
5.3. Управленческий учет и расчет себестоимости.
5.4. Анализ данных и прогнозирование.
5.5. Управление денежными средствами (казначейство).
5.6. Управленческий учет.
Функциональная архитектура
Масштаб проекта:
- 29 подразделений, из них 13 подразделений продаж;
- в системе обрабатывается 300 заказов клиентов и 260 отгрузок ежедневно;
- в справочнике «Номенклатуры» около 45 тыс. ед. товара, по которым регулярно производится оценка товарных запасов, планирование закупок и продажи.
В ходе проекта создана единая система управления, охватывающая ценообразование, закупки, складской учет, продажи, казначейство и регламентированный учет.
Особенность проекта — не только переход с «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП) на «1С:Комплексная автоматизация», но и адаптация системы к сложившимся бизнес-процессам компании. Команда решила задачи миграции нестандартно организованных данных и автоматизировала процессы, требующие постоянного взаимодействия закупщиков, менеджеров по продажам и складских сотрудников.
Использовали особый подход к миграции данных
За 13 лет работы в 1С:УПП накопилось 73 910 карточек номенклатуры. При этом характеристики и серии товаров использовались нестандартным образом: например, данные о ГТД хранились в справочнике серий, а у части импортного оборудования дублировались серии.
Перед миграцией нормализовали справочник и адаптировали правила переноса к новой модели учета. Данные о ГТД и серийных номерах оборудования разделили по назначению, а правила переноса настроили с учетом изменений в характеристиках и сериях товаров.
Количество карточек номенклатуры сократилось до 45 141. Компания получила упорядоченную структуру данных для дальнейшего учета и развития системы.
Повысили обоснованность закупок
Единое автоматизированное рабочее место закупщика объединило информацию о потребностях, остатках, резервах и заказах поставщикам. Это позволило перейти от работы с разрозненными журналами и отчетами к комплексной оценке потребности в закупках.
Ключевые особенности решения:
- Расчет потребности с учетом нескольких факторов. Учитываются категории товара по «ABC-классификации», планы и фактические продажи подразделений, остатки, резервы, размещенные заказы и страховой запас.
- Детализация данных. Закупщик может проследить, на основании каких документов и аналитических данных рассчитана потребность, и обосновать решение о закупке.
- Формирование заказов в одном рабочем месте. Заказы поставщикам создаются по выбранным товарам с учетом поставщиков, складов и назначений — без повторного ввода данных.
- Гибкая настройка анализа. Пользователи могут менять состав полей, отборы и группировки, сохранять собственные варианты анализа и корректировать рассчитанное количество заказа.
- Планирование закупок по графику. Настроенные даты заказов и напоминания помогают соблюдать согласованную периодичность закупок.
- Отдельная особенность — возможность сочетать автоматический расчет потребности с ручной корректировкой заказа. При этом пользователь не теряет прозрачность расчетов и может проверить исходные данные.
- Закупщики получили единое рабочее пространство для анализа потребностей, контроля исполнения заказов и подготовки закупок.
Автоматизировали управление товарными резервами
Система управляет резервами по каждой товарной позиции с учетом поступления товара, условий оплаты и отгрузки, а также статуса клиента. Такой подход позволяет учитывать особенности разных заказов и своевременно освобождать товары, которые больше не требуется удерживать в резерве.
Ключевые особенности решения:
- Несколько сценариев резервирования. Предусмотрены резерв на один день, под заказ, после оплаты и для муниципальных клиентов.
- Настраиваемые правила контроля. Сроки проверок, уведомлений и снятия резервов можно менять без доработки программного кода.
- Контроль полного цикла резерва. Система отслеживает оплату, оформление договора и поступление товара, уведомляет менеджеров о необходимых действиях и снимает неактуальные резервы.
- Возврат товара в свободную продажу. При снятии резерва корректно освобождается товар, в том числе с учетом его назначения.
- Контроль закупок под конкретные заказы. Для закупаемых товаров ведется обособленный учет по назначениям, что помогает отслеживать связь между закупкой и заказом клиента.
- Особые условия для товаров категории C. Предусмотрены визуальное выделение, обязательная 100% предоплата до обеспечения и запрет на запуск закупки без ее поступления.
- Правила резервирования стали управляемыми и адаптируемыми к бизнес-условиям компании, а контроль сроков и освобождение товаров меньше зависят от ручных действий сотрудников.
Повысили управляемость складских операций
Создано рабочее место оператора склада, которое объединило управление отгрузками, распределение заданий, учет времени выполнения операций и аналитику по складу.
Ключевые особенности решения:
- Приоритизация отгрузок. Оператор видит задания с учетом склада, способа доставки, статуса и приоритета. При сканировании бейджа сотрудника система назначает следующий расходный ордер по приоритету, печатает сборочный лист и фиксирует начало сборки.
- Пооперационный учет. Фиксируются начало и завершение сборки, контроля и упаковки, а также ответственные сотрудники. Это дает возможность анализировать продолжительность операций, загрузку персонала и узкие места.
- Оперативный контроль склада. Информационный стенд объединяет данные о сборочных листах, пересорте, порче товаров, отправленных и принятых товарах и заявках в пути.
- Интеграция со штрихкодированием и маркировкой. Складской контур связан с системой штрихкодирования и государственной системой «Честный знак».
- Руководитель получил инструменты для ежедневного контроля отгрузок, анализа работы складского персонала и выявления проблемных участков процесса.
Рост прибыли
1. Нормализация нормативно-справочной базы — обеспечили достоверный учет
В результате миграции компания получила структурированную и методологически выверенную нормативно-справочную базу в «1С:Комплексная автоматизация». Это позволило устранить накопленные ошибки и лишние элементы справочников, повысить достоверность данных и создать надежную платформу для дальнейшей автоматизации бизнес-процессов.
2. Трансформация управления закупками — ускорили получение управленческой отчетности на 20%
Компания получила современный инструмент управления закупками, объединяющий данные из разных подсистем в едином рабочем месте, который:
- поддерживает закупки как под свободное обращение, так и под конкретные клиентские заказы или планы подразделений;
- учитывает специфику обеспечения товарами у отдельных менеджеров;
- повышает точность расчета потребности за счет одновременного учета нескольких факторов, исключает повторные и избыточные закупки;
- позволяет сразу переходить от анализа к формированию заказов поставщикам;
- повышает управляемость и предсказуемость закупочной деятельности за счет графиков заказов.
Разработанное АРМ закупщика стало не просто доработкой типового функционала, а полноценным специализированным инструментом управления закупочной деятельностью компании, адаптированным под реальные бизнес-процессы и особенности работы с назначениями, планами продаж и многофакторным расчетом заказа поставщику.
3. Контроль товарных резервов — увеличили оборачиваемость складских запасов на 5%
Компания получила гибкую и прозрачную систему резервирования, которая:
- повышает оборачиваемость запасов;
- сокращает объем неактуальных резервов;
- снижает зависимость от ручного контроля менеджеров;
- обеспечивает своевременные уведомления и управляемое снятие резервов;
- поддерживает сложные сценарии продаж, включая товары под заказ и муниципальных клиентов.
4. Эффективность складской логистики — ускорили исполнение заказов на 10%
Компания получила современный инструмент управления складом, который:
- ускоряет запуск и выполнение сборки;
- повышает прозрачность работы сборщиков, контролеров и упаковщиков;
- позволяет управлять приоритетами отгрузки;
- снижает количество ручных действий при распределении заданий;
- обеспечивает наглядный контроль текущей ситуации на складе;
- формирует измеримую основу для оценки эффективности складского персонала.
Кроме того, внедрение «1С:Комплексная автоматизация» обеспечило полное соответствие законодательным требованиям в части маркировки. Учет маркированного товара перенесен внутрь учетной системы, а внешняя система используется только для электронного документооборота.
Экономический эффект от внедрения (%):
- ускорение получения регламентированной отчетности: 30%;
- ускорение обработки заказов: 20%;
- ускорение получения управленческой отчетности: 10%;
- сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 10%;
- рост оборачиваемости складских запасов: 5%;
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 5%;
- снижение объемов материальных запасов: 2%;
- сокращение дебиторской задолженности: 1%;
- рост прибыли: 1%.
Ключевым экономическим эффектом стало устранение рисков штрафов за несоблюдение требований российского законодательства, а также сокращение затрат на владение системой на 30%.
