Компания Крамп автоматизировала процесс работы с договорами на базе «1С:Документооборот». В результате согласована и настроена структура компании и рабочие группы, формализованы и регламентированы бизнес-процессы согласования договоров, сократилось время на согласование документов.
Компания Kramp — поставщик запчастей для сельхозтехники и товаров для животноводства европейских и американских брендов. Сейчас ассортимент компании насчитывает более 120 000 единиц товара.
Цели проекта:
- Организовать хранилище корпоративной документации.
- Автоматизировать процессы жизненного цикла договоров.
Задачи проекта:
- Автоматизировать процессы работы с договорами (несколько этапов согласования).
- Формализовать и регламентировать бизнес-процессы компании по работе с договорами и документами.
- Разработать и согласовать шаблоны договоров разных видов.
- Разработать механизмы создания договора по шаблону.
На момент обращения к экспертам assino заказчик использовал следующие решения: «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Бухгалтерия» и WMS.
Перед компанией встала задача внедрения системы электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» и дальнейшее развитие системы в рамках заключенного соглашения об уровне сервиса SLA.
Специалисты assino в рамках предобследования проанализировали бизнес-процессы заказчика в части работы компании с договорами.
В рамках автоматизации согласования и обработки договоров:
- Внедрили программный продукт «1С:Документооборот».
- Формализовали, регламентировали и настроили бизнес-процессы, связанные с работой с договорами.
- Обучили персонал работе с системой.
- Настроили автоматическое заполнение шаблонов договоров в формате MS Word по видам договоров
Выполнили первоначальную настройку «1С:Документооборот», включающую:
- Создание справочников «Контрагенты», «Подразделения» (Моделирование) — ручное заведение по тест-кейсу.
- Настройка видов договоров: виды, наименования, нумерация, шаблоны, автозаполнение (моделирование).
- Настройка связи между документами (моделирование).
- Настройка структуры папок внутренних документов (моделирование).
- Настройка схем бизнес-процессов «Согласование договора» (моделирование).
- Разработка и настройка ролевой модели.
Количество АРМ — 159.
Схема архитектуры
Особенностями данного проекта являются:
- Внедрена возможность использования шаблонов бизнес-процессов обработки договоров по видам. Виды договоров разделяются по внутренним подразделениям заказчика (продажи, закупки импорт/экспорт, по территориальному признаку). В зависимости от разных подразделений и условий договора (сумма договора, условия оплаты, условия поставки) и инициируются разные маршруты их согласования.
- Разработано автоматическое заполнение шаблонов договоров в формате Word по видам договоров
- Интеграция с «1С:Комплексная автоматизация» — после успешного согласования договора в карточке договора 1С:КА проставляется статус «Действует», и появляется возможность использовать его в первичных документах.
- Возможность получения и обработки задач по документообороту непосредственно в базовой информационной системе «1С:Комплексная автоматизация».
Схема интеграции сквозного процесса согласования договоров контрагентов
Сократилось время на обработку и согласование договоров
Внедрение системы электронного документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» в компании «Крамп» позволило:
- Согласовать и настроить структуру компании и рабочие группы.
- Формализовать и регламентировать бизнес-процессы согласования договоров.
- Разработать и настроить шаблоны бизнес-процессов обработки договоров по видам.
- Настроить связи документов, а также механизмы создания и использования шаблонов документов.
- Внедрить шаблоны карточки договоров для разных видов и шаблон в формате MS Word с автоматическим заполнением.
- Настроить интеграцию с «1С:Комплексная автоматизация 2.5»:
- обмен НСИ (Контрагенты, Физические лица, Подразделения, Контактная информация);
- создание карточки нового договора в 1С:КА → его согласование в 1С:ДО → статус «Действует» → возможность использовать его в первичных документах;
- получение и обработка задач 1С:ДО непосредственно в 1С:КА.
Экономический эффект от внедрения:
- Сократилось время на обработку и согласование договоров — 20%.
- Ускорился поиск необходимых документов — 20%.
- Сократились трудозатраты в подразделениях — 10%.
На текущий момент экспертами компании assino осуществляется поддержка и дальнейшее развитие системы в рамках заключённого соглашения об уровне сервиса SLA.
