||
Краткое описание

Компания Крамп автоматизировала процесс работы с договорами на базе «1С:Документооборот». В результате согласована и настроена структура компании и рабочие группы, формализованы и регламентированы бизнес-процессы согласования договоров, сократилось время на согласование документов.

ООО «Крамп»
Заказчик

Компания Kramp — поставщик запчастей для сельхозтехники и товаров для животноводства европейских и американских брендов. Сейчас ассортимент компании насчитывает более 120 000 единиц товара.

1
Цели и задачи

Цели проекта:

  1. Организовать хранилище корпоративной документации.
  2. Автоматизировать процессы жизненного цикла договоров.

Задачи проекта:

  1. Автоматизировать процессы работы с договорами (несколько этапов согласования).
  2. Формализовать и регламентировать бизнес-процессы компании по работе с договорами и документами.
  3. Разработать и согласовать шаблоны договоров разных видов.
  4. Разработать механизмы создания договора по шаблону.
2
Ситуация до старта проекта

На момент обращения к экспертам assino заказчик использовал следующие решения: «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Бухгалтерия» и WMS.

Перед компанией встала задача внедрения системы электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» и дальнейшее развитие системы в рамках заключенного соглашения об уровне сервиса SLA.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Специалисты assino в рамках предобследования проанализировали бизнес-процессы заказчика в части работы компании с договорами.

В рамках автоматизации согласования и обработки договоров:

  1. Внедрили программный продукт «1С:Документооборот».
  2. Формализовали, регламентировали и настроили бизнес-процессы, связанные с работой с договорами.
  3. Обучили персонал работе с системой.
  4. Настроили автоматическое заполнение шаблонов договоров в формате MS Word по видам договоров

Выполнили первоначальную настройку «1С:Документооборот», включающую:

  1. Создание справочников «Контрагенты», «Подразделения» (Моделирование) — ручное заведение по тест-кейсу.
  2. Настройка видов договоров: виды, наименования, нумерация, шаблоны, автозаполнение (моделирование).
  3. Настройка связи между документами (моделирование).
  4. Настройка структуры папок внутренних документов (моделирование).
  5. Настройка схем бизнес-процессов «Согласование договора» (моделирование).
  6. Разработка и настройка ролевой модели.

Количество АРМ — 159.

Kramp_Shema_1.jpg

Схема архитектуры

4
Особенности и уникальность проекта

Особенностями данного проекта являются:

  1. Внедрена возможность использования шаблонов бизнес-процессов обработки договоров по видам. Виды договоров разделяются по внутренним подразделениям заказчика (продажи, закупки импорт/экспорт, по территориальному признаку). В зависимости от разных подразделений и условий договора  (сумма договора, условия оплаты, условия поставки) и инициируются разные маршруты их согласования. 
  2. Разработано автоматическое заполнение шаблонов договоров в формате Word по видам договоров
  3. Интеграция с «1С:Комплексная автоматизация» — после успешного согласования договора в карточке договора 1С:КА проставляется статус «Действует», и появляется возможность использовать его в первичных документах.
  4. Возможность получения и обработки задач по документообороту непосредственно в базовой информационной системе «1С:Комплексная автоматизация».

Kramp_Shema_2.jpg

Схема интеграции сквозного процесса согласования договоров контрагентов

5
Результаты проекта

Сократилось время на обработку и согласование договоров

20%

Внедрение системы электронного документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» в компании «Крамп» позволило:

  1. Согласовать и настроить структуру компании и рабочие группы.
  2. Формализовать и регламентировать бизнес-процессы согласования договоров.
  3. Разработать и настроить шаблоны бизнес-процессов обработки договоров по видам.
  4. Настроить связи документов, а также механизмы создания и использования шаблонов документов.
  5. Внедрить шаблоны карточки договоров для разных видов и шаблон в формате MS Word с автоматическим заполнением.
  6. Настроить интеграцию с «1С:Комплексная автоматизация 2.5»:
  • обмен НСИ (Контрагенты, Физические лица, Подразделения, Контактная информация);
  • создание карточки нового договора в 1С:КА → его согласование в 1С:ДО → статус «Действует» → возможность использовать его в первичных документах;
  • получение и обработка задач 1С:ДО непосредственно в 1С:КА.

Экономический эффект от внедрения:

  1. Сократилось время на обработку и согласование договоров — 20%.
  2. Ускорился поиск необходимых документов — 20%.
  3. Сократились трудозатраты в подразделениях — 10%.

На текущий момент экспертами компании assino осуществляется поддержка и дальнейшее развитие системы в рамках заключённого соглашения об уровне сервиса SLA.

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
159
Ассино
Платформа
1С:Предприятие 8 КОРП
Август 2022 —
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Отзывы заказчиков
менеджер по электронной коммерции ООО «Крамп»
Елена Юсупова
Корпоративная система учета на базе «1С:Документооборот» позволила нашей компании автоматизировать процесс работы с договорами. Мы получили полноценный функционал современного решения для комплексного ведения договорной работы.
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
05 апреля 2024
На Едином онлайн-семинаре 1С более 51 500 слушателей узнали о новшествах учета, налогообложения и автоматизации

3 апреля состоялся Единый онлайн-семинар 1С. К интернет-трансляции подключились более 51 500 бухгалтеров, руководителей и ИТ-специалистов по всей стране. В каждом из 10 часовых поясов Единый семинар стартовал в 10:00 по местному времени. Разработчики и методисты фирмы «1С» рассказали об актуальных изменениях законодательства, о новых возможностях программ и сервисов 1С. В ходе мероприятия слушателей в онлайн-режиме консультировали специалисты 329 партнеров – 1С:Франчайзи.

03 апреля 2024
Профкейс: создан чек-лист проверки качества составления плана-графика проекта

Чек-лист размещен в базе знаний «Методические материалы для РП и аналитиков» раздел «Бюджет проекта и тендеры»