Сеть санаториев «РЖД-ЗДОРОВЬЕ» формирует отчетность по международному стандарту «USALI» с помощью решения «1С:Управление холдингом». В рамках проекта разработаны бюджетные формы, которые позволяют формировать данные в стандартизированном формате, общепринятом для гостиничного бизнеса всего мира, планировать и оценивать результаты деятельности каждого подразделения и сравнивать эти показатели с аналогичными в отрасли, а также оценить эффективность операционной деятельности менеджмента.
Сеть санаториев АО «РЖД-ЗДОРОВЬЕ» появилась в 2010 году на базе ведомственных санаториев ОАО «РЖД». Сеть включает 20 санаториев, расположенных в лучших курортных местах России. Санатории «РЖД-ЗДОРОВЬЕ» входят в крупнейшую российскую гостиничную сеть AZIMUT Hotels.
Цели проекта:
- сбор данных и формирование консолидированной управленческой отчетности,
- автоматизация процессов планирования и формирования плановой и фактической отчетности.
Задачи поекта: разработать бюджетные формы «БДР USALI План», «БДР USALI Факт», «БДР USALI План-факт», «PL USALI» по стандарту USALI для филиалов и головной организации с помощью автоматизированной системы «1С:Управление холдингом».
Стандарт USALI. Краткая справка
Гостиничный бизнес представляет собой сложную, многокомпонентную конструктивную систему экономических отношений, которые охватывают оказание услуг по размещению гостей, формированию режимов питания и реализации ряда продуктов спортивно-оздоровительного сервиса и прочих услуг. В условиях роста необходимо обеспечить финансовую устойчивость и независимость, и одним из факторов, определяющим устойчивое положение на динамичном рынке в условиях высокой конкуренции, является оперативность и качество операционной и финансовой информации, используемой для принятия управленческих решений. Также оперативность принятия решений помогает при нестабильных ситуациях, в которых мы вами последнее время и прибываем. В международном бизнесе для этих целей используется The Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI)— система стандартов управленческой отчетности в гостиничной индустрии. Стандарт представляет собой свод рекомендаций по управлению и оценке деятельности гостиничного бизнеса.
Базовые принципы USALI:
- Ведение раздельного учета по центрам финансовой ответственности.
- Стандартизация показателей, отражаемых в управленческой отчетности.
- Применение модели бюджетирования в целях планирования финансово-хозяйственной деятельности, определения ее эффективности и контроля.
До реализации проекта отчетность формировалась в таблицах MS Excel. Организационная структура на старте проекта включала 18 санаториев и головную организацию. В процессе реализации проекта было добавлено еще два санатория.
Система развернута на базе конфигурации «1С:Управление холдингом», имеет распределенную структуру, для обмена используется механизм РИБ платформы «1С:Предприятие».
В контуре — центральная база и 20 баз филиалов, обмен происходит xml сообщениями через ftp-сервис.
В рамках проекта, для корректного построения бюджетной отчетности, в текущем учете организации в программах «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Управление холдингом»:
- изменен порядок отражения затрат на оплату труда;
- изменен единый методологический подход по отражению учетных операций для всех подразделений организации;
- запущено ведение раздельного учета по центрам финансовой ответственности;
- проведена стандартизация показателей, отражаемых в управленческой отчетности;
- доработана структура обмена для корректного сбора данных и формирования консолидированной управленческой отчетности в центральной базе «1С:Управление холдингом»;
- реализованы бюджетные формы «БДР USALI Факт» и «БДР USALI План», «БДР USALI план-факт» и «БДР USALI PL» по стандарту USALI для филиалов и головной организации.
Схема архитектуры
Сложность реализации:
- Потребовалось изменение методологии учета.
- Модификация интеграционных потоков для корректного получения данных из 20 филиалов холдинга.
В процессе разработки отчетности пришлось провести работы по адаптации механизмов конфигурации:
- создание значений показателей зависимых видов отчетов;
- алгоритм расчет показателей для консолидированного экземпляра отчета;
- ручное введение значения показателя для вновь созданного экземпляра отчета;
- процедура удаления экземпляра отчета для пользователей с ограниченными правами;
- сохранение значений показателей отчетов, при копировании их табличный файлов, без автоматического пересчета зависимых показателей;
- адаптация сбора отчетности после перехода с релиза «1С:Управление холдингом 3.1» на З.2 (и некоторых других релизов).
Для реализации проекта требовалось провести комплексный анализ стандарта USALI, предлагаемой заказчиком методологии учета и примеров бюджетных форм заказчика, предоставленных в таблицах MS Excel.
На основе проведенного анализа:
- разработана архитектура решения;
- внесены изменения в структуру регламентного учета и заведены дополнительные аналитики;
- скорректировано отражение первичных хозяйственных операций,
- проведена модификация интеграционных потоков холдинговой структуры — первичная информация вносится на стороне 20 филиалов и передается в главный узел для консолидации отчетности.
Для разработки бюджетных форм использовались типовые механизмы конфигурации «1С:Управление холдингом» — многопериодный бланк экземпляра отчета и сводная таблица, что позволяет это делать в пользовательском режиме и легко адаптируется к новым требованиям при модификации отчетности без привлечения разработчиков. Основные разработанные отчетные формы содержат более 1100 строк в каждой форме, более 1000 показателей в каждом отчете и более 8000 операндов для получения данных.
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Ускорение получения управленческой отчетности
В рамках этапа проекта были разработаны бюджетные формы по стандарту USALI, которые позволяют:
- формировать данные в стандартизированном формате, общепринятом для гостиничного бизнеса всего мира;
- планировать и оценивать результаты деятельности каждого подразделения и сравнивать эти показатели с аналогичными в отрасли;
- оценить результативность и эффективность операционной деятельности менеджмента.
Дополнительные результаты:
- получение эффективного автоматизированного централизованного инструмента управления финансовыми потоками компании на основе гибкой, настраиваемой модели;
- повышение эффективности бюджетного контроля по функциональным направлениям для обоснованности и прозрачности функциональных расходов на всех уровнях управления;
- сокращение трудозатрат в подразделениях — 60%;
- ускорение получения управленческой отчетности — 80%;
- сокращение операционных и административных расходов — 30%.
География проекта:
- Санаторий «Долина Нарзанов 2», Ставропольский край, г. Ессентуки.
- Санаторий «Долина Нарзанов 2», Ставропольский край, г. Кисловодск.
- Санаторий «Аквамарин», Краснодарский край, г. Анапа.
- Санаторий «Буран», Московская область, г. Сергиев Посад.
- Санаторий «Волжские дали», Саратовская область, с. Пристанное.
- Санаторий «Долина Нарзанов», Ставропольский край, г. Ессентуки.
- Санаторий «Долина Нарзанов», Ставропольский край, г. Железноводск.
- Санаторий «Долина Нарзанов», Ставропольский край, г. Кисловодск.
- Санаторий «Долина Нарзанов», Кабардино-Балкарская респ, г. Нальчик.
- Санаторий «Жемчужина Зауралья», Курганская область, г. Шадринск.
- Санаторий «Зеленый гай», Краснодарский край, г. Туапсе.
- Санаторий «Ивушка», Краснодарский край, г. Сочи.
- Санаторий «Мыс Видный», Краснодарский край, г. Сочи.
- Санаторий «Октябрьский», Краснодарский край, г. Сочи
- Санаторий «Радон», Воронежская область г. Лиски.
- Санаторий «Солнечный», Краснодарский край, г. Геленджик.
- Санаторий «Сосновый бор» , Кировская область, п. Сосновый Бор.
- Санаторий «Транссиб», Алтайский край, г. Белокуриха.
- Санаторий «Черноморье», Краснодарский край, область г. Сочи.
- Санаторий «Янтарь» Калининградская область, г. Светлогорск.
