Торговая сеть «Улыбка радуги» перевела расчет зарплаты и управление персоналом для более 10 тыс. сотрудников в информационную систему на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» версии 3.1. Внедрение новой системы позволило обеспечить своевременное обновление в соответствии с действующим законодательством, использовать новые технологические возможности для оптимизации и расширения возможностей интеграции внедряемой конфигурации с другими информационными системами, функционирующими в инфраструктуре компании, оптимизировать перечень видов расчета в соответствии с новыми возможностями внедряемой конфигурации.
«Улыбка радуги» — федеральная сеть магазинов по уходу за собой и за домом. Работает в формате дрогери и является второй по величине сетью в России. Под брендом «Улыбка радуги» работают более 1100 магазинов в 33 регионах России общей торговой площадью более 170 000 м². В компании работает более 10 000 специалистов разного профиля. Есть собственная IT-служба для поддержки работы пользователей в информационном поле компании.
Цели проекта:
- Сократить затраты на обслуживание бизнес-процессов кадрового администрирования и расчета заработной платы путем автоматизации процессов.
- Повысить оперативность формирования управленческих и регламентированных отчетов согласно законодательству РФ.
Задачи проекта:
- Внедрить единую систему кадрового администрирования и управления персоналом в более 1000 магазинов.
- Унифицировать процедуры расчета заработной платы сотрудников предприятия.
- Повысить прозрачность и достоверность информации путем автоматизации в единой конфигурации.
- Сократить затраты на поддержку системы путем использования единой базы данных с централизованным администрированием на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» («1С:ЗУП 8 КОРП»).
До старта проекта в компании использовали «1С:Зарпата и управление персоналом» версии 2.5., однако его сняли с поддержки. Поэтому в начале 2021 года компания провела конкурс по выбору подрядчика на оказание услуг по внедрению программного продукта «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» версии 3.1. В результате была выбрана компания АО «Корп Софт», которая обладает командой высококвалифицированных специалистов с опытом внедрения «1С:ЗУП 8 КОРП» на крупных предприятиях.
К внедряемой системе предъявлялись следующие специфические требования:
- Ведение всех традиционных кадровых бизнес-процессов.
- Формирование штатного расписания (как действующего, так и .планируемых) для структурных подразделений компании.
- Доработка блоков «Кадровый учет» и «Расчет зарплаты» без снятия типовой конфигурации с поддержки.
- Реализация пакетной печати документов в кадровых приказах.
- Автоматическое создание приказов на отпуск на основании графика отпусков.
- Формирование отчетов о наполнении штата: занятых ставках, закрытых единицах штатного расписания; перерасчете вакансий, об изменении окладов и т.п.
- Настройка ограниченного доступа пользователей к разного рода информации.
- Своевременное начисление заработной платы и пособий и их выдача.
- Корректное удержание налогов, перечисление их в бюджет или по назначению.
- Рассылка уведомлений, приказов и расчетных листков сотрудникам компании о наступлении различных событий кадрового учета.
- Составление отчетности по труду и заработной плате и представление ее в государственные органы управления.
- Расчет зарплаты персонала во всех регионах присутствия в единой базе данных.
- Миграция данных из предыдущей версии «1С:ЗУП 8 КОРП» версии 2.5.
- Интеграция с зарубежной ERP-cистемой в части выгрузки бухгалтерских проводок, данных о выплаченной зарплате, резервов отпусков, перечисления налогов.
Система кадрового учета и расчета зарплаты построена на базе решения «1С:ЗУП 8 КОРП» редакция 3.1, в котором задействован функционал следующих блоков:
- Кадровый учет.
- Расчет заработной платы.
- Регламентная отчетность.
- Миграция данных.
- Интеграция данных.
- Права и полномочия.
- Уведомление пользователей.
Архитектура решения:
- Единая система «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», версия 3.1.
- Терминальный доступ для пользователей из регионов.
- Интеграция с ПП «1С:Управление автотранспортом».
- Интеграция с зарубежной ERP-системой в части бухгалтерских проводок.
- Интеграция с другими внешними системами (СКУД, Столовая, SuccessFactors).
Масштаб проекта:
- Количество городов присутствия — 27;
- Количество магазинов — более 1000;
- Количество сотрудников — более 10 000;
- Количество учетных записей — 10 567
- Количество пользователей — 75;
- Количество видов начислений — более 30.
Схема архитектуры
- Обеспечен сложный расчет зарплаты за каждые полмесяца, отпусков и больничных для 10 000 сотрудников с учетом более 100 видов начислений, 15 видов удержаний и отпусков, в том числе за работу во время рекламных компаний.
- Полностью автоматизирован кадровый учет и управление персоналом от размещения вакансии до принятия на работу, управление обучением и проведением инструктажа сотрудников.
- Исключено дублирование ввода информации в систему.
- Выполнена интеграция с российским и зарубежным ПО.
Внедрение новой системы позволило обеспечить своевременное обновление в соответствии с действующим законодательством, использовать новые технологии для оптимизации и расширения возможностей интеграции внедряемой конфигурации с другими информационными системами, функционирующими в инфраструктуре заказчика, оптимизировать перечень видов расчета в соответствии с новыми возможностями внедряемой конфигурации. В результате проекта были решены следующие задачи:
- Реализована адаптация конфигурации в соответствии с требованиями компании без снятия конфигурации с поддержки.
- Выполнен перевод расчета заработной платы на «1С:ЗУП 8 КОРП», редакция 3.1 с января 2022 года.
- Выполнен перенос НСИ и начальных остатков с предыдущей редакции, перенос данных для расчета среднего заработка был осуществлен за период 5 лет.
- Реализована загрузка кадровых и расчетных документов за первую половину текущего месяца, рассчитанных и выплаченных в предыдущей версии: «Прием на работу в организацию», «Кадровое перемещение организаций», «Расчет при увольнении сотрудника организаций», «Начисление отпуска сотрудникам организаций», «Начисление по больничному листу», «Невыходы в организациях», «Начисление зарплаты сотрудникам организаций», «Зарплата к выплате организаций».
- Проведена оптимизация планов видов расчетов, обработок и отчётов в соответствии с новыми возможностями системы.
- Реализована автоматизация зарплатного проекта в нескольких банках.
- Выполнена интеграция со сторонними системами.
