В группе компаний «PT. Easy Surf Services» на острове Бали создана комплексная информационная система на базе трех программных решений — «1С:Фитнес клуб КОРП», «1С:Отель», «1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита». В ходе реализации проекта создано 20 автоматизированных рабочих мест и оптимизированы процессы трех направлений бизнеса: школа серфинга, отели, ресторан. Все это позволило увеличить выручку отелей и сократить расходы на 25%, ускорить оказание услуг — на 50%, а получение регламентированной и управленческой отчетности — на 35% и 75% соответственно.
Первая русская школа серфинга «Easy Surf» работает на пляже острова Бали «Kuta Beach» с 2008 года. Кроме школы, в собственности компании четыре отеля в разных частях острова и ресторан с интернациональной кухней. Школа успешно обучила серфингу более 50 тысяч человек, а каждый из 4-х отелей ежегодно принимает около 3 тысяч постояльцев.
Цели проекта:
- автоматизировать учет выручки по всем направлениям бизнеса «Easy Surf»: школа серфинга, отели, ресторан;
- настроить обмен с программами учета проживания и занятий серфингом;
- посчитать финансовый резерв всего бизнеса.
Задачей проекта стала автоматизация следующих функций:
- учет загрузки номерного фонда;
- управление расписанием уборки номеров;
- расчет заработной платы в зависимости от условий работы;
- управление расписанием занятий;
- учет явки клиентов на занятия и контроль оплаты;
- движение денежных средств и аналитика движения денежных средств;
- учет выручки и затрат по всем направлениям бизнеса.
До старта проекта по автоматизации учет в «Easy Surf» производился с помощью электронных таблиц MS Excel. Из-за этого у компании возникали трудности с организацией групповой работы. При этом отсутствовала защита от ошибок, неверного ввода информации. Контроль за актуальностью используемых данных также не осуществлялся. Вдобавок, все взаиморасчеты отражались без единой методологии учета, что не позволяло увидеть полную финансовую картину и корректно сформировать отчет о прибыли и убытках PnL (Profits and Losts statement).
Все это приводило к неверным расчетам и, как следствие, к неэффективным управленческим решениям, ошибочным прогнозам по развитию бизнеса.
Автоматизация процессов компании осуществлялась по трем направлениям: школа, отели, ресторан. Для создания информационной системы использовались три программных продукта, соответствующих каждой из трех групп процессов: «1С:Фитнес клуб КОРП», «1С:Отель», «1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита».
«1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита» — центральная учетная система, в которую поступают данные из «1С:Фитнес клуб КОРП» и «1С:Отель». На основе полученных данных формируются управленческие отчеты, позволяющие оценить текущее состояние как каждого из направлений в отдельности, так и компании в целом.
Также с помощью «1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита» автоматизировали процессы направления «ресторан»:
- учет питания гостей, включая расчет стоимости конечного блюда и его отдельных ингредиентов;
- учет продуктов питания и расходных материалов;
- централизованный учет взаиморасчетов с гостями, поставщиками и собственником по инвестициям в бизнес;
- расчёт зарплаты;
- проведение инвентаризации;
- контроль оплаты поставщикам;
- формирование отчетности.
По второму направлению (школа серфинга), внедрение «1С:Фитнес клуб КОРП» позволило автоматизировать:
- расчет зарплаты инструкторам;
- управление расписанием серф-уроков;
- CRM;
- расчет стоимости серф-пакетов для гостей;
- расчет стоимости закупки оборудования и расходных материалов.
Кроме того, была осуществлена адаптация ПО в части валют оплаты: реализована возможность приема оплаты в разных валютах с пересчетом в валюту учета на дату платежа. Также была разработана система обмена для передачи данных в «1С:УНФ 8.Управление предприятием общепита» для сбора управленческой отчетности по разным направлениям деятельности.
Другое направление проекта по автоматизации — отели. Процессы всех четырех отелей «Easy Surf» удалось оптимизировать благодаря внедрению программы «1С:Отель». В результате автоматизировали:
- учет загрузки номеров;
- процедуры заселения/выселения гостей;
- расчет стоимости проживания;
- взаиморасчеты с клиентами;
- контроль оплаты;
- контроль графика уборки;
- поступление заявок со всех площадок бронирования отелей («Booking», «Airbnb», «Trivago», «Agoda») в информационную систему «1С».
Схема архитектуры
Уникальность проекта заключалась в том, что его реализация происходила за рубежом — в Индонезии (о. Бали в Индийском океане). Это обстоятельство повышало требования к качеству внедрения, так как осуществлять обычное сопровождение в данных условиях не представляется возможным. Однако несмотря на удаленность объекта автоматизации, проект был реализован за 5 месяцев.
Кроме того, особенностью проекта стала адаптация решения под потребности группы компаний «PT. Easy Surf Services». В частности, была осуществлена адаптация в части валют оплаты, доработана возможность приема оплаты в разных валютах с пересчетом в валюту учета на дату платежа. Также была разработана система обменов для передачи данных в центральную учетную систему «1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита» для сбора управленческой отчетности по разным направлениям деятельности.
Реализация проекта позволила создать в группе компаний «PT. Easy Surf Services» 20 автоматизированных рабочих мест. Все цели проекта были достигнуты:
- автоматизирован учет выручки по всем направлениям бизнеса «PT. Easy Surf Services»: школа, отели, ресторан;
- реализована консолидация управленческой отчетности по всем направлениям и подразделениям группы компании;
- произведена оценка финансовой эффективности бизнеса
При этом внедрение «1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита» позволило ускорить получение регламентированной отчетности на 25%, а управленческой — на 75%.
- Кроме того, автоматизация школы серфинга, осуществленная в рамках данного проекта, позволила достичь следующих результатов:
- завершена автоматизация управления расписанием занятий;
- обеспечен эффективный контроль за явкой клиентов на занятия;
- автоматизирован процесс начисления заработной платы сотрудников;
- реализован контроль оплаты пакетных услуг;
- добавлен модуль мультивалютности, который позволяет учитывать оплату в разных валютах от клиента.
Стоит отметить, что в школе серфинга управленческую и регламентированную отчетность стали формировать на 40% быстрее, а административные и операционные расходы сократились на 20%.
- учет загрузки номеров;
- планирование заполненности отеля, составление оптимального графика уборки и загрузки работников;
- учет взаиморасчетов с постояльцами.
Все это позволило увеличить выручку отелей и сократить расходы на 25%, ускорить оказание услуг — на 50%, а получение регламентированной и управленческой отчетности — на 35% и 75% соответственно.
