Судоходная компания «Волжское пароходство» автоматизировала процессы управления кадрами на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». Новая система интегрирована в единую информационную среду судоходной компании, объединяет 8 направлений работы с персоналом и позволяет управлять HR-процессами для 3500 сотрудников компании. Доля автоматизированных процессов кадровой службы — 66%. На 50% сокращено время на обработку кадровой информации.
Акционерное общество «Судоходная компания „Волжское пароходство“» (АО «Волга-флот») — российская судоходная компания, выполняет грузовые перевозки на внутренних водных путях России, в сообщении «река-море» и международных морских направлениях. Транспортный комплекс включает более 230 судов.
Целью проекта является реформирование системы управления персоналом для повышения эффективности и безопасности перевозок.
Задачи проекта:
- Создать единую базу данных сотрудников.
- Формировать портфолио сотрудника, хранить дополнительные профессиональные сведения.
- Перевести маршруты согласования и кадровых процедур в безбумажный формат.
- Реализовать государственную политику импортозамещения в сфере IT-технологий и информационной безопасности, снизить риски, связанных с применением зарубежных программных продуктов.
Риски прекращения поддержки зарубежной системы в середине 2022 г. подтолкнули руководство компании к рассмотрению автоматизации процессов управления персоналом на платформе российского разработчика. Появилась необходимость в короткие сроки реализовать администрирование HR-процессов в ИТ-системе, не оставляя процессы на ручном управлении.
Управление процессами для 3000 сотрудников по 8 направлениям является сложной и объемной задачей. При реализуемых планах развития персонала на момент старта проекта объем HR-процессов только по направлению обучения составлял около 19 тыс. в год, а также 10,5 тыс. чел./курсов в год, включая конвенционное и дополнительное профессиональное обучение. Требовалось решение, которое позволило бы обеспечить выполнение планов по обучению и контролю ведения базы данных и хранения информации по квалификационным документам по каждому сотруднику.
«Волжское пароходство» инициировало проект создания HR-платформы на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» для управления данными жизненного цикла по каждому из 3000 сотрудников. Интегратором цифрового решения выбрана компания «1C-Рарус» с 30-летним опытом разработки и внедрения решений фирмы 1С.
Информационная система управления кадрами построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». Система охватывает все подразделения «Волжского пароходства», в том числе 2 удаленных офиса в городах Бор и Волжский, а также более 230 единиц флота, соединенных в единое информационное пространство.
Схема информационной системы управления кадрами
Схема распределения функционала между «1С:Зарплата и управление персоналом» и прочими информационными системами «Волжское пароходство»
HR-процессы объединены благодаря интеграции «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» с системой оперативного учета судоходной компании, облачной CRM-системой по подбору кадров и системой управления персоналом.
Масштаб проекта:
- Автоматизировано 100 рабочих мест.
- 1600+ строк в матрице квалификаций.
- 283+ KPI с уникальной методикой расчета по 5-уровневой шкале оценки.
- 4000+ кандидатов.
- 2500+ индивидуальных планов обучения.
- Трудозатраты проекта 8150 человеко-часов.
Новое HR-решение интегрировано в единую информационную среду судоходной компании и объединяет 8 направлений работы с персоналом: подбор, адаптация, администрирование обучения, развитие персонала, оценка, целеполагание и ключевые показатели эффективности (KPI), HR-аналитика, охрана труда.
Введено отслеживание жизненного цикла сотрудника в компании. По факту прохождения каждого этапа формируется портфолио, что помогает оптимизировать работу и улучшать компетенции персонала.
Реализовано сравнение данных сотрудника с эталонной квалификацией. На основании разрыва разрабатываются обучающие и организационные мероприятия для его снижения с учетом перемещений сотрудника во время навигации и в межнавигационный период.
Разработана система управления требованиями к квалификации персонала и плавательному цензу в зависимости от вида флота и маршрута навигации. Решение позволяет формировать опережающие планы обучения сотрудников и выстраивать траектории развития.
Система целеполагания позволяет детализировать корпоративные цели до целей конкретного сотрудника и создавать карты показателей эффективности. Реализован расчет показателей по факторам мотивации сотрудника с ведением истории изменения.
Сложности реализации:
- Автоматизируемая методология по управлению целями, обучением персонала корректировалась по ходу проекта.
- Значительное количество интеграционных потоков со смежными системами и сильная взаимозависимость проекта реформирования кадрового управления от параллельных проектов модернизации смежных систем.
- Масштаб компании повлиял на объем заполнения системы начальными данными: потребовалось провести 3 дополнительных итерации по проверке и ручной коррекции данных.
- Отраслевые особенности:
- судно имеет основной и дополнительные составы;
- требования к квалификации сотрудника меняются в зависимости от вида флота, должности и маршрута навигации;
- в навигации команда судна меняется, в зависимости от сроков действия квалификационных сертификатов или медосмотров, мероприятия необходимо планировать на опережение.
Сократились рудозатраты на получение и обмен информацией
- Решение позволяет управлять HR-процессами для 3000 сотрудников компании по 8 направлениям. Общая доля автоматизированных HR-процессов — 66%.
- Благодаря унификации повысилась прозрачность HR-процессов. Трудозатраты на получение и обмен информацией сократились на 80%, время на обработку информации снизилось на 40%.
- Совокупный временной ресурс HR-службы на исполнение плана мероприятий по стратегическим задачам высвободился почти на 4 FTE (сотрудники полной занятости). Экономия времени участников составила 7 тыс. чел./час.
- Сроки формирования бюджета на обучение и план-фактного анализа сократились с 10 рабочих дней до 2 минут.
