В сети санаториев АО «РЖД-ЗДОРОВЬЕ» построили единую систему формирования документов при реализации санаторно-курортных услуг на базе решения «1С:Управление холдингом». До проекта бухгалтеры вручную вносили несколько тысяч документов в сутки, на основании данных из бумажных реестров. С помощью «1С:Управление холдингом» разработан механизм автоматического формирования документов. Это позволило сократить трудозатраты бухгалтеров на 70%.
Сеть санаториев АО «РЖД-ЗДОРОВЬЕ» появилась в 2010 году на базе ведомственных санаториев ОАО «РЖД». Сеть включает 20 санаториев, расположенных в лучших курортных местах России. Санатории входят в крупнейшую российскую гостиничную сеть AZIMUT Hotels.
Цели проекта:
- Снизить трудоемкость и сократить сроки обработки учетной информации.
- Повысить достоверность учетной информации.
- Оперативно формировать данные для управленческого и бухгалтерского учета.
- Усилить контрольные функции за оперативным учетом в ПО по реализации санаторно-курортных услуг.
Задача проекта: создать на базе «1С:Управление холдингом» единую систему формирования документов при реализации санаторно-курортных услуг в сети санаториев АО «РЖД-ЗДОРОВЬЕ».
Оперативный учет данных по бронированию, реализации и оплаты услуг основной деятельности предприятия велся в ПО по реализации санаторно-курортных услуг:
- Для целей управленческого и бухгалтерского учета данные вручную оформлялись пользователями в системе «1С:Управление холдингом» на основании первичных документов и реестров ПО по реализации санаторно-курортных услуг, количество введенных документов за сутки при этом могло превышать несколько тысяч.
- Отсутствовал учет единой нормативно-справочной информации.
- Различалась методология отражения операций в бухгалтерском и управленческом учете в разрезе бизнес-единиц группы компаний.
Решение построено на базе конфигурации «1С:Управление холдингом», с распределенной структурой. В контуре РИБ 20 баз «1С:Управление холдингом» получают данные из 20 баз сетевого программного ПО по реализации санаторно-курортных услуг, которые установлены в каждом санатории сети, и центральная консолидирующая база «1С:Управление холдингом».
Получение данных работает через технологию Com соединение, используется библиотека v20db.dll для подключения к БД Oracle.
В процессе проекта разработана обработка получения и формирования данных: формирование в автоматизированном режиме — элементов справочников — контрагенты, договора, РТУ, счет на оплату, корректировка долга, платежные документы. Разработана структура регистров для хранения и получения в процессе работы промежуточных данных для корректного сопоставления данных относящимся к разным отчетным периодам.
Внедренные подсистемы продукта:
- НСИ.
- Оперативный учет.
- Управленческий учет.
- Бухгалтерский учет.
Схема архитектуры
Разработан механизм автоматического формирования документов по реализации услуг санаторно-курортного характера и сопутствующих им услуг на стороне «1С:Управление холдингом» с учетом нюансов и особенности деятельности:
- реализация путевок и курсовок корпоративным клиентам, государственным предприятиям;
- прямые продажи физическим лицам по наличному и безналичному расчету;
- формирование счетов на оплату, накладных, договоров и других документов на основании заявок (или нескольких заездов из заявки);
- учет путевок с информацией на каждую путевку дата продажи, номер накладной, дата заезда, количество дней;
- реализация платных медицинских услуг;
- реализация прочих услуг в санатории, штрафы;
- учет оплат, возвратов и сопутствующих данных по платным услугам;
- деление путевок и другие специфические санаторные нюансы.
Сократились трудозатраты в подразделениях
Ускорилось формирование отчетности
В результате проекта:
- Унифицирована работа всех бизнес-единиц группы компаний по ведению НСИ для отражения в учете.
- Скорректирован бизнес-процесс по учету операций по расчету с клиентами как на стороне «1С:Управление холдингом», так и на стороне стороннего ПО по реализации санаторно-курортных услуг.
- Разработан единый подход отражения операций в бухгалтерском и управленческом учете.
- Разработан модуль интеграции данных из системы по реализации санаторно-курортных услуг.
- Получена автоматизированная система, адаптированная к бизнес-процессам и организации учета во всех 20 санаториях АО «РЖД «Здоровье».
- Исключены ручные операции по вводу первичных документов, что позволило сократить трудозатраты бухгалтеров на 70%, оставив только контрольную функцию.
- Появилась возможность оперативного получения корректной информации, что позволило ускорить сроки подготовки управленческой отчетности на 50%.
- Запуск пилотной версии был произведен в одном из санаториев.
- Следующим этапом было запущено тиражирование функционала на остальные 19 санаториев сети.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение операционных и административных расходов: 20%;
- сокращение трудозатрат в различных подразделениях: 70%;
- ускорение получения управленческой отчетности: 50%.
