«МосгортрансНИИпроект» усовершенствовал процедуру сбора и контроля фактических трудозатрат своих сотрудников по проектам, внедрив систему учета рабочего времени. Система создана на базе программного продукта «1С:Документооборот 8» и предназначена для автоматизации централизованного контроля над учетом рабочего времени на предприятии. Всего в институте работает порядка 500 сотрудников, одновременно к системе подключаются от 200 до 300 человек. Использование этой системы позволило существенно ускорить процедуры учета рабочего времени и составления отчетности по его использованию, а за счет автоматизации централизованного контроля возросла эффективность управления рабочим временем сотрудников. В результате централизованного управления назначением, учетом и утверждением рабочего времени сотрудников повысилась исполнимость проектных работ, реализуемых предприятием.
«МосгортрансНИИпроект» – это многопрофильный научно-исследовательский и проектный институт, занимающийся решением проблем совершенствования эксплуатации и развития городского транспорта в городе Москве и других регионах.
Научно-исследовательский и проектный институт городского транспорта города Москвы является одним из старейших проектных и научно-исследовательских институтов нашей страны, работающих в сфере городского хозяйства.
Цель проекта — разработка системы учета рабочего времени сотрудников с учетом бизнес-процессов предприятия «МосгортрансНИИпроект».
Для достижения поставленной цели необходимо было решить ряд задач:
- обеспечение контроля и аналитики занятости и работы сотрудников на проектах;
- учет рабочего времени и оценка эффективности занятости и работы сотрудников;
- создание многоступенчатой системы учета рабочего времени с возможностью согласования и утверждения трудозатрат с помощью разделения прав доступа пользователей;
- упрощение доступа к информационной базе пользователей системы учета рабочего времени посредством web-интерфейса и дистанционного доступа через Интернет;
- разработка форм, табелей и отчетов с возможностью дальнейшей выгрузки их в Excel;
- создание механизма учета занятости сотрудников на проектных работах с возможностью определять затраты с учетом временной нетрудоспособности сотрудников, совмещенной занятости на двух и более проектах, занятости в некоммерческой деятельности;
- интеграция системы учета рабочего времени с кадровым учетом (система «1С:Зарплата и управление персоналом»).
Сотрудники предприятия «МосгортрансНИИпроект» занимаются проектной деятельностью, что подразумевает архивы проектной документации. Ряд сотрудников работает с частичной занятостью, кто-то совмещает работу на нескольких проектах сразу, кто-то находится в командировках и т.д. На предприятии давно и активно использовалась система «1С:Документооборот» версии ПРОФ (около 300 пользователей), а также программный продукт «1С:Зарплата и управление персоналом». При этом единой процедуры сбора фактической информации по проектным трудозатратам не было, сбор реальных данных по учету рабочего времени сотрудников на проектах представлял собой процесс повышенной трудоемкости, временами обнаруживались ошибки. В связи с этими факторами реальный ежемесячный учет проектных трудозатрат вести достоверно и прозрачно было крайне затруднительно.
Исходя из необходимости иметь достоверные данные, а так же чтобы облегчить процедуру сбора и контроля фактических трудозатрат сотрудников, руководством предприятия «МосгортрансНИИпроект» было принято решение создать собственную систему учета рабочего времени.
Система учета рабочего времени – дополнительная подсистема, реализованная на базе типового решения «1С:Документооборот 8», включает в себя:
- модуль ввода отработанного времени;
- модуль утверждения отработанного времени;
- механизмы контроля задолженности по списанию отработанного времени;
- механизмы проведения анализа занятости сотрудников и трудозатрат по проектам.
Ряд функционала системы учета рабочего времени, согласно техническому заданию, полученному от заказчика, во многом дублировался с возможностями, имеющимися в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», поэтому было принято решение обеспечить интеграцию этих систем. Система учета рабочего времени интегрирована с программой «1С:Зарплата и управление персоналом 8», из информационной базы которой импортируются нормативно-справочная информация, кадровая история сотрудников, графики работ, производственный календарь (например, справочник «Классификатор ролей», регистр «Кадровая история сотрудников»).
В рамках проекта было автоматизировано 300 рабочих мест.
Уникальность проекта заключается в разработке системы учета рабочего времени, подходящей исключительно под бизнес-процессы заказчика и поддерживающей работоспособность при одновременной работе 200-300 пользователей. При этом разработка и ввод в эксплуатацию системы учета рабочего времени не потребовали приостановки работы сотрудников «МосгортрансНИИпроект» в программах «1С:Документооборот» и «1С:Зарплата и управление персоналом».
Внутреннее устройство прикладного решения полностью открыто для изучения и дальнейшей настройки под специфические потребности предприятия заказчика.
В результате реализации проекта на предприятии повысилась эффективность управления и контроля над рабочим временем сотрудников за счет:
- своевременного учета и контроля рабочего времени в системе;
- оперативного анализа занятости и работы сотрудников на проектах;
- оценки эффективности занятости и работы сотрудников.
В единой системе сотрудникам стало проще и быстрее согласовывать свою занятость и составлять отчеты по трудозатратам на проекте, появилась возможность делать это в разрезе подразделений и проектов. При этом трудозатраты на проектных работах определяются с учетом временной нетрудоспособности сотрудников, совмещенной занятости на двух и более проектах, занятости в некоммерческой деятельности.
Также на предприятии отмечено повышение исполнимости работ на проектах за счет прозрачности системы и централизованного управления назначением, учетом и подтверждением рабочего времени сотрудников.
