ГК «Дикси» перешла с кастомизированной импортной учетной системы на отечественную систему на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». Это позволило освободить ресурсы ИТ-подразделения от поддержки старой системы и направить их на развитие новой без риска нарушения законодательства.
«Дикси» — российская розничная сеть, с 2021 года входит в группу компаний «Магнит». На конец 2023 года сеть управляла более 2200 магазинами формата «у дома». Всего в ГК «Дикси» работает около 27,5 тысяч сотрудников.
Цели проекта:
- Повысить эффективность управления кадрами и оптимизировать процессы расчета заработной платы.
- Перейти на отечественную платформу для регулярного обновления и развития функционала программы и отображения изменений законодательства.
- Снизить уровень рисков несоответствия законодательству РФ кадровых и расчетных бизнес-процессов компании.
- Встроить HR-решение в ИТ-экосистему.
- Снизить стоимость эксплуатации учетной системы по кадрам и расчету заработной платы.
Для успешного процесса автоматизации и достижения целей проекта требовалось разработать систему с выполнением условий:
- перевод текущего функционала, реализованного в иностранном HR-решении, на «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», редакция 3.1;
- унификация нормативно-справочной информации в части ведения кадрового учета и расчета заработной платы;
- унификация видов начислений и удержаний;
- перенос остатков на дату перехода;
- надежность хранения информации;
- высокая оперативность доступа к данным и формирования отчетности;
- интеграция системы с другим софтом ГК «Дикси».
Предпосылки проекта:
- Существенный дефицит на рынке труда розничного персонала, требующий оптимизации и повышения эффективности процессов кадровой службы.
- Высокие трудозатраты на поддержку своими силами кастомизированной информационной системы иностранного производства и на приведение получаемой из нее отчетности в соответствие меняющимся требованиям законодательства РФ в сфере кадрового учета и расчета заработной платы.
- 80% ресурсов команды развития системы тратилось на актуализацию системы с учетом ежегодного роста числа значимых для бизнеса законодательных изменений.
- Необходимость исполнения законодательных требований по биометрии (табелирование).
ИТ-служба ГК «Дикси» провела мониторинг рынка специализированных систем для управления кадрами и расчета зарплаты. В результате было выбрано проверенное временем и многими внедрениями решение «1С:Зарплата и управление персоналом» версии КОРП. Партнером проекта стала компания «1С-Рарус» в Челябинске.
Информационная система для управления кадрами и расчета зарплаты построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом».
В ходе проекта были реализованы доработки системы, предназначенные для оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности работы специалистов:
- Блок «Кадровое делопроизводство»:
- реализованы механизмы, предназначенные для эффективного управления штатным расписанием, позволяющие отслеживать цепочки замещений, избегать превышение плановой численности, видеть свободные ставки на текущую, прошлую, будущую дату, за период, в разрезе подразделений, сотрудников, замещающих сотрудников, даты начала и окончания освобождения ставки, причину освобождения ставки; позволяет создавать документы приема, перевода, увольнения;
- реализованы механизмы, позволяющие пользователям оперативно осуществлять прием, перемещение, увольнение более 40 сотрудников одновременно;
- реализованы аналитические отчеты, позволяющие снизить фискальные риски, избежать штрафы, оперативно принять управленческие решения.
- Блок «Учет рабочего времени»:
- разработан механизм интерпретации событий системы контроля управления доступом сотрудников с фиксацией отклонений и присутствия сотрудников в соответствии с его графиком и режимом работы;
- разработан механизм контроля и сопоставления табеля, выполняющий сравнение с графиком, кадровыми перемещениями, зарегистрированными в системе отклонениями, актуализируется табель для расчета заработной платы по действующим в компании правилам;
- реализованы аналитические отчеты, которые обеспечивают вывод данных табеля по графикам и режимам работы сотрудников, по документам отклонений, по кадровым документам, по перерасчетам, выполненным в текущем периоде, позволяющие избежать переплаты или не доначисления сотрудникам, оперативно принять управленческие решения.
- Блок «Расчет заработной платы»:
- с целью оптимизации расчета и сокращения времени работы системы реализован механизм автоматического разделения на произвольные потоки расчета зарплаты и межрасчетных начислений;
- реализовано групповое формирование ведомостей по банкам, видам начислений, способам и срокам выплаты, позволяющее значительно снизить вероятность ошибок по взаиморасчетам с сотрудниками.
- Блок «Интеграции»: реализованы интеграционные механизмы, необходимые для предоставления отчетности, обеспечения регламентированного учета, обеспечения управленческого учета в нескольких смежных системах.
Разработаны уникальные механизмы учета рабочего времени сотрудников магазинов (80% персонала группы компаний), которые позволяют:
- на основании событий по QR-коду телефона «вход» и «выход», с учетом графиков, рабочих смен и отклонений получить табель для расчета заработной платы и дополнительных начислений за расширенный объем работы;
- формировать аналитическую отчетность:
- для планирования загрузки персонала розницы, учитывая потребность в аутсорсинге;
- для расчета показателей премирования персонала;
- масштабировать механизмы учета рабочего времени для всех подразделений ГК «Дикси».
Созданы программные инструменты для специалистов в области управления персоналом, которые значительно ускоряют процесс массового оформления (от 100 человек в день): приемов, переводов и увольнения сотрудников.
Созданы АРМ для управляющих магазинов, которые обеспечивают возможность:
- составлять наборы печатных форм кадровых документов для каждого магазина;
- создавать и согласовывать заявки на временные краткосрочные переводы персонала с целью оптимизации процесса управления переработками.
Разработаны специальные инструменты для автоматизации расчета и выплаты заработной платы, которые обеспечивают возможность:
- массовой загрузки данных для расчета заработной платы;
- проведения массовых расчетов межрасчетных выплат и заработной платы;
- одновременного формирования по подразделениям ведомостей на выплату реестров для банковских переводов.
Разработаны механизмы формирования и выгрузки с учетом большой территориально распределенной сети подразделений ГК «Дикси», которые позволяют одновременно формировать:
- статистическую отчетность в разрезе 700 территориальных органов Росстата;
- регламентированную отчетность в разрезе КПП по 2 500 подразделениям.
- Запуск системы за 8 месяцев: опытно-промышленная эксплуатация новой системы начата без сдвигов по срокам к началу года, чтобы не сдавать отчетность из двух систем. Первая массовая выплата проведена 10 января 2024 г. через новую систему на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». Первый аванс рассчитан и выплачен 15 января 2024 г.
- Кастомизация системы: сформированы и реализованы 788 требований к целевой системе по 120 бизнес-процессам.
- Миграция данных: перенесены сведения и остатки начислений по 27,5 тысячам сотрудников.
- Интеграция систем: изменены 140 интеграционных потоков с 17 бизнес-системами.
- Отчеты и печатные формы: разработано более 500 отчетов. В рамках подготовки к запуску были проведены параллельные расчеты на 2000 сотрудников.
- Расчеты: табелирование за полмесяца проводится за 4 часа; расчет заработной платы для 27,5 тысяч сотрудников — за 2,5 часа.
- Реализованы улучшения в части следующих процессов:
- реализация механизмов работы со штатным расписанием, включая описание позиций, утверждение новых версий и хранение истории изменений. Добавление возможности автоматической индексации тарифных ставок и установления индивидуальной оплаты труда. Введение штатного замещения и совмещения должностей;
- внедрение современных методов мотивации персонала, повышение эффективности управления персоналом;
- объединение кадровой и расчетной информации в общих для кадрового и регламентированного учета документах, расчет налогов и взносов в одном документе с начислениями, совершенствование механизмов расчета начислений и удержаний;
- ведение табельного учета, графиков сменности, в том числе по субъектам РФ, и учета;
- ведение воинского учета как необходимой компоненты кадрового учета и требований Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 (ред. от 14.02.2009) «Об утверждении Положения о воинском учете»;
- автоматизация отчетности о количестве сотрудников и среднем числе работающих согласно утвержденным методикам расчета Федеральной службой государственной статистики;
- формирование необходимой для внутреннего использования и предоставления в вышестоящие и контролирующие органы отчетности по численности и оплате труда, выплатам социального характера, негосударственному пенсионному обеспечению с детализацией по подразделениям, сотрудникам, категориям персонала, видам начислений;
- автоматизированное заполнение регламентированной отчетности в соответствии с требованиями законодательства. Реализация возможности отправки отчетности в соответствующие ведомства и органы по защищенным каналам связи непосредственно из программы с помощью сервиса «1С-Отчетность»;
- достигнуты поставленные задачи в части уменьшения рисков, связанных с несоответствием процедур и функций информационных инструментов требованиям законодательства, и исключения влияния ошибок, вызванных «человеческим фактором».
Экономический эффект от внедрения:
- снижение зависимости от зарубежного ПО: 33 %.
Евгений Савицкий, руководитель управления компенсаций и льгот «Дикси»:
«Много лет мы занимались цифровизацией отдельных бизнес-процессов: учет рабочего времени, прием на работу, увольнение. Когда большая часть бизнес-процессов была оцифрована и мы достигли насыщения „цифрой“, то стали заниматься улучшениями, оптимизацией процессов. И эти процессы стали цепляться друг за друга. Были сформированы правила синхронизации и обмена между процессами. И когда были налажены связи, в точках, где процессы и технологии совмещаются, были обнаружены новые польза и ценности для компании и стейкхолдеров».
