Компания «РН-Транс» перешла с «1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП ред. 2.5» на «1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП ред. 3.1». В результате минимизированы временные и ресурсные затраты. Благодаря компетентному планированию, оперативной реализации и качественной поддержке, проект был завершен в срок и принес значительные улучшения в работе. Компания сэкономила почти 2,5 млн руб., так как не было необходимости дорабатывать старый программный продукт под новые изменения законодательства.
АО «РН-Транс» — дочернее общество ПАО «НК «Роснефть», является грузоотправителем/грузополучателем на пунктах отгрузки компании и генеральным экспедитором по перевозке грузов. Общество имеет 13 филиалов и представительств на территории России. Штатная численность общества около 2300 сотрудников.
Основной целью проекта модернизации программного обеспечения по учету кадровов и расчета заработной платы является сокращения затрат на обслуживание устаревшей системы и увеличение скорости реагирования системы на изменения законодательства.
Задачи проекта:
- Перенести данные из устаревшей информационной системы 1С: ЗУП КОРП 2.5 в 1С ЗУП КОРП 3.1.
- Настроить новую систему под особенности кадрового учета и расчета заработной платы.
- Модернизировать систему с учетом локально-нормативных актов и нюансов кадрового учета и расчета заработной платы предприятия.
- Ввести в промышленную эксплуатацию и оказать техническую поддержку на старте работ с новой системой.
- Все вышеперечисленные задачи должны быть произведены без тестирования в сжатые сроки.
До начала проекта компания использовала программный продукт «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 2.5», поддержка которого была прекращена. Продукт требовал дорогостоящих доработок и не устраивал своей функциональностью.
Быстрая оперативная оценка трудозатрат по проекту позволила определить ресурсы, необходимые для успешной реализации перехода. Весь комплекс работ был запущен в работу менее чем за месяц.
Система учета кадров и расчета заработной платы построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП» ред. 3.1.
Автоматизированы следующие процессы:
- расчет заработной платы;
- исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;
- отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия (интеграция с «1С:Бухгалтерия»);
- управление денежными расчетами с персоналом, включая депонирование;
- учет кадров и анализ кадрового состава;
- автоматизация кадрового делопроизводства;
- подготовка регламентированной отчетности в соответствии с действующим законодательством и отправка в контролирующие органы;
- учет социальных льгот и компенсаций;
- учет медосмотров;
- учет аттестации сотрудников.
Реализованы следующие модификации информационной системы:
- Оптимизация рассылки расчетных листов по обособленным подразделениям с возможностью отправки на электронную почту руководителя отдела.
- Реализация рассылки уведомлений по предстоящим отпускам сотрудников по графику отпусков.
- Реализация формирования внутренней формы организации табеля учета рабочего времени — вывод информации по итогам ночных и праздничных часов.
- Оптимизация создания отпусков по графику отпусков — массовое создание отпусков сотрудников за заданный период.
- Обработка по формированию вознаграждения работникам за нерабочие праздничные дни.
- Обработка по загрузке сведений по образцу по премиям.
- Обработки для выгрузки сведений по зарплате в банки (ВБРР, ДВБ, ГПБ).
- Реализация функционала по формированию служебных записок по алиментам.
- Реализация функционала по выгрузке реестров по алиментам для зарубежной erp-системы.
- Реализация функционала по учету исполнительных листов с зарплаты за первую половину месяца по перечислениям физическим лицам и с зарплаты по перечислениям физическим и юридическим лицам.
- Реализация выгрузки данных по отражению зарплаты в учете в ИС ТИС БУ.
- Реализация выгрузки данных по резервам сотрудников в ИС ТИС БУ.
- Доработка функционала регистрации переработок — учет расчета по сменам и условиям труда сотрудников.
- Реализация внутренних печатных форм организации:
- записка-расчет на отпуск;
- приказ на дополнительные выходные дни по уходу за детьми-инвалидами;
- приказ на отпуск (Т-6, Т-6а);
- приказ об отмене/переносе отпуска;
- приложение к приказу на премию;
- трудовой договор;
- трудовой договор для руководящего состава;
- дополнительное соглашение к кадровому переводу;
- дополнительное соглашение по индексации заработка;
- приказ на перевод (Т-5, Т-5а);
- приказ на увольнение (Т-8, Т-8а);
- приказ о приостановлении действия трудового договора;
- приложение 2 к командировкам;
- приказ об изменении командировки Т-9 и Т-9а;
- приказ об отмене командировки Т-9 и Т-9а;
- приказ о командировке Т-9, Т-9а;
- оезервы по оплате труда.
- Реализация отчетов:
- отчет по больничным листам;
- отчет по количеству дней по доплате по больничному;
- отчет по количеству застрахованных лиц для РСВ;
- командировки (с и без учета выходных);
- НДФЛ на суммы больничных;
- НДФЛ на суммы отпускных;
- отчет по не болеющим сотрудникам;
- неявки сотрудников организации;
- отчет по взысканиям (по исполнительным листам);
- отчет по вредности;
- отчет по фондам премирования (с % для премии);
- отчет по фондам премирования (с категориями);
- плановые начисления сотрудников;
- прием / увольнения по категориям;
- проверка начисления районного и северных коэффициентов;
- расчет отработанного времени (по мужчинам и женщинам);
- расчет отработанного времени (с отбором);
- резюме для НК Роснефть (в формате PDF);
- резюме для НК Роснефть для руководителей;
- сверка оплаченных часов с табелем;
- справка о работе;
- справки об отсрочке в военкомат;
- справка о сумме удержанных алиментов для работника;
- сравнение графиков и видов оплат;
- сравнение графиков и фактического отпуска.
Схема архитектуры
Компания специализируется на комплексной перевозке нефтеналивных грузов, в т.ч. опасных, и расчет заработной платы сотрудников имеет отраслевую специфику (доплаты за вредные и опасные условия труда, районные коэффициенты). С этим связаны и особые требования по охране труда, которые тоже нужно было учесть в части работы с персоналом и документооборота.
Работы необходимо было выполнить срочно, практически экстренно. Заказчик принял решение о переходе на новую версию «1С:ЗУП 8. КОРП 3.1» в последний месяц года. Во избежание потенциальных ошибок с НДФЛ и для облегчения процесса переноса остатков для ведения учета было принято решение вводить в тестовую эксплуатацию систему с начала нового года. При таком сжатом графике не было времени на медленные шаги.
Еще одна особенность — большая численность основного персонала и бухгалтерской, кадровой служб, при этом сотрудники территориально удалены друг от друга — подразделения разбросаны по всей РФ.
Повышение производительности труда
Успешное исполнение проекта без задержек
Важным моментом успеха проекта стало его выполнение без задержек. Даже с сжатыми сроками и ограниченными ресурсами команда справилась с задачей оперативно и качественно. Благодаря высокой заинтересованности кадровиков, расчетчиков, бухгалтеров и ИТ-персонала в переходе на новую версию была продуктивно организована работа по внедрению системы.
Обучение персонала и поддержка пользователей
До ввода в эксплуатацию системы 1С:ЗУП КОРП 3.1 было проведено обучение ключевых пользователей — специалистов по кадровому учету (21 человек) и специалистов по расчету заработной платы (6 человек) — для ознакомления с новыми функциями и возможностями системы. Также в процессе ввода в эксплуатацию системы была предоставлена поддержка пользователей для решения любых возникающих проблем и вопросов.
Итоги: успешная модернизация системы управления персоналом
В компании успешно внедрена система кадрового учета и расчета заработной платы на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП» ред. 3.1. Минимизированы временные и ресурсные затраты. Благодаря компетентному планированию, оперативной реализации и качественной поддержке, проект был завершен в срок и принес значительные улучшения в работе компании.
Ключевые результаты проекта:
- Сформирована интегрированная автоматизированная система кадрового учета и расчета заработной платы на основе постоянно совершенствуемого и обновляемого программного продукта 1С:ЗУП КОРП 3.1.
- Оптимизирован рабочий процесс по учету рабочего времени работников за счет отсутствия дублирования информации в расчетных и кадровых документах.
- Снизилось количество ошибок в процессе работы в связи с прозрачностью системы, появились оповещения о пересечениях периодов отсутствий сотрудников.
- Своевременно обновляется регламентированная отчетность и поддерживаются изменения в законодательстве.
- Сократились затраты в связи с отсутствием необходимости доработки старого программного продукта под новые изменения законодательства.
Количественные показатели эффективности проекта:
- Повышение производительности труда — снижение количества отработанных кадровых и расчетных документов на одного сотрудника — 40%.
- Автоматизация процесса рассылки расчетных листов и рассылки уведомлений по отпускам сотрудников — 100%.
- Снижение затрат на доработку функционала старой информационной системы 1С:ЗУП КОРП 2.5 по поддержке изменений законодательства — 100%.
- Сокращение времени на подготовку регламентированной отчетности в связи с отсутствием ручных корректировок и выгрузок отчетов в сторонние продукты — 30%.
