Компания «КЕХ еКоммерц» автоматизировала договорные процессы на базе конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1». Проект реализован с использованием гибкого подхода, что позволило поэтапно внедрять разработанный функционал. В результате оптимизированы бизнес-процессы и созданы механизмы автоматизации для регистрации, согласования, утверждения и контроля договорных процессов компании. Интегрирован процесс передачи договора в «1С:Управление холдингом». Пользователи получили удобные инструменты для работы в системе.
ООО «КЕХ еКоммерц» занимается созданием и развитием различных медиа-проектов, самым известным, из которых является доска объявлений Авито. В настоящий момент Авито — самый популярный тематический портал рунета. Основным видом деятельности организации является обработка данных, предоставление услуг по размещению информации.
Цели проекта:
- Увеличить автоматизацию договорных процессов.
- Снизить стоимость владения системой.
- Упростить возможность развития системы в будущем.
- Расширить интеграционные потоки между системами электронного документооборота и «1С:Управление холдингом».
- Обеспечить сотрудников статистическими данными и аналитикой, в разрезе работы с договорами.
- Оптимизировать работу с предметами договоров.
- Повысить эффективность работы над задачами по согласованию документов.
- Оптимизировать процесс подписания договора по ЭДО.
- Обеспечить информационную безопасность организации — возможность ограничения доступа сотрудников к конфиденциальной информации и предоставления доступа к документам, согласно занимаемой должности и решаемых функциональных задач.
Задачи проекта:
- Разработать шаблоны карточек для всех видов документов с необходимыми полями и реквизитами (договоры, заявки на контрагента, доверенности).
- Настроить маршруты согласования для всех видов документов (договоры, заявки на контрагента, доверенности).
- Настроить матрицу ролей. Определить роли, назначить права и полномочия с учетом разграничения доступа к документам.
- Доработать интеграцию между : «1С:Управление холдингом» и «1С:Документооборот КОРП», редакция 2.1.
- Настроить или разработать аналитические отчеты в системе.
- Настроить или доработать автоматизированные рабочие места.
- Разработать маршрут распределения задач по исполнителям.
- Подключить ЭДО к «1С:Документооборот КОРП», редакция 2.1, в части договорного процесса.
Ранее на предприятии использовался программный продукт InAvito – корпоративный портал с функциональными модулями системы электронного документооборота по работе с договорами, доверенностями и блоком заявок. ИТ-решение разработано на базе Microsoft SharePoint 2013.
Данная система не прзволяла:
- обеспечить унификацию платформ и компетенций;
- упростить интеграционные потоки;
- бъединить задачи системы электронного документооборота (согласования) в специализированной системе;
- повысить прозрачность сквозных процессов;
- достигнуть дальнейшего развития технологий.
- Поэтому в компании потребовалось внедрить новую системы управления документооборотом.
Система автоматизированного учета регистрации, согласования, утверждения и контроля договорных процессов компании построена на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП», редакция 2.1.
В рамках бизнес-процессов ООО «КЕХ еКоммерц» автоматизация была реализована в несколько этапов:
- проектирование и разработка проектного решения;
- этап 1. Разработка механизма работы с доходными договорами ASD и MSD, договорами ГПХ, трудовыми договорами;
- этап 2. Разработка механизма работы с финансовыми и нефинансовыми договорами;
- этап 3. Разработка механизма работы с расходными и доходными договорами;
- этап 4. Разработка автоматизированных рабочих мест, проектов документов, механизма управление задач, нетиповых аналитических отчетов.
Объекты интеграции
Настроена интеграция «1С: Документооборот КОРП , редакция 2.1 с информационной системой на базе «1С:Управление холдингом»:
Реализована выгрузка договоров (расходных, доходных, финансовых, ГПХ) с учетом разного реквизитного состава (в зависимости от вида договора). При выгрузке учитывается статус договора, договор может выгружаться несколько раз.
Для расходных договоров, в «1С:Управление холдингом» создаются связанные с договором документы «Заказ поставщику» — на основании данных графика поставок и платежей в «1С:Документооборот КОРП».
Для доходных договоров MSD в «1С:Управление холдингом» создаются связанные с договором документы «Заказ покупателя» на основании данных медиаплана системы «1С:Документооборот КОРП».
Разработана интеграция с подсистемой «Тендеры» в «1С:Управление холдингом». При создании договора существует возможность указать информацию об актуальном тендере для контрагента и использовать данные связанные с тендером в маршруте согласования договора.
Схема архитектуры
Автоматизированы специфические внутренние процессы организации:
- автоматизированы различные групп договоров и приложений к ним: (расходные, доходные, доходные ASD, доходные MSD, финансовые, нефинансовые, ГПХ, трудовые). Документы отличаются разным реквизитным составом, маршрутами согласования, автоматически заполняемыми шаблонами документов, интеграцией с системой «1С:Управление холдингом»;
- добавлена возможность ввода данных в графиках и платежах с учетом сложной логики взаимосвязанных данных, а также возможность последующей выгрузки этих данных в систему «1С:Управление холдингом»;
- настроены шаблоны файлов договоров. Настроен механизм автоматического формирования шаблона файла в зависимости от вида документа и заполненных реквизитов;
- добавлена возможность анализировать данные, о накопленных в системе «1С:Управление холдингом», в различных разрезах суммах (по договору, контрагенту, тендеру, ответственному по договору);
- реализована возможность использовать информацию о доверенности подписанта со стороны контрагента в системе «1С:Управление холдингом»;
- реализован механизм установки уникального статуса договора (в зависимости от того на каком этапе согласования находится документ);
- в маршрутах параллельного согласования используется гибко настраиваемый механизм выбора согласующего юриста, бухгалтера, финансового партнера в зависимости от параметров договора;
- доработана интеграция между системами: «1С:Управление холдингом» — «1С:Документооборот КОРП». Реализованная выгрузка договоров и приложений позволяет выгружать объекты с разным реквизитным составом в зависимости от вида договора/приложения, учитывается статус документа. Договор/приложение может выгружаться несколько раз.
- Кроме договоров и приложений, выгружаются данные в связанные объекты «Заказ поставщику» или «Заказ покупателя» в зависимости от вида договора/приложения. Механизм позволяет настраивать частоту выгрузки данных для различных типов договоров и предоставляет удобный интерфейс для анализа объектов, которые подлежат выгрузке.
- поэтапный запуск разработанного функционала в работу в уже действующей системе. Гибкий подход к автоматизации.
Сократились затраты по вводу новых видов договоров
Ускорилось получение аналитической отчетности
- Оптимизирован процесс создания договоров.
- Увеличена эффективность работы над задачами по согласованию документов.
- Оптимизирована работа с предметами договоров.
- Пользователи обеспечены статистическими данными и аналитикой, в разрезе работы с договорами.
- Расширены интеграционные потоки между системами электронного; документооборота и системой «1С:Управление холдингом».
- Оптимизирован процесс подписания договора по ЭДО.
- Обеспечена информационная безопасность.
Показатели экономической эффективности:
- Экономия времени сотрудников на создание, поиск и согласование договоров — 50%.
- Сокращены затраты по вводу новых видов договоров на 50%.
- Увеличилась скорость внедрения нового функционала в системе на 60%.
- Ускорилось получение аналитической отчетности на 40%.
