Сити-курорт GREMM автоматизировал полный комплекс бизнес-процессов на базе «1С:Фитнес клуб». Эксперты компании «1С:Первый Бит» приступили к работе на начальном этапе строительства. Первостепенной задачей заказчика являлось осуществление прозрачного финансового планирования, консолидация данных по обособленным подразделениям работающим внутри комплекса, оказание услуг и взаимодействие персонала с клиентами комплекса. Результатом проекта стала комплексная автоматизированная система, которая ускоряет работу сотрудников, улучшает финансовое планирование, повышает качество сервиса и создает положительный клиентский опыт.
GREMM — полноценный курорт в черте города. Открыт в 2024 году. На территории расположены комплекс терм и SPA, рынок и фуд-холл. В комплексе есть 9 парных и бань, хаммам, 11 джакузи и бассейнов, включая 40-метровый открытый бассейн на крыше с подогревом. Проводятся развлекательные программы, концерты, мастер-классы и другие мероприятия.
Бизнес-цели проекта:
- Обеспечение прозрачного финансового планирования и управленческого учета:
- консолидация финансовых данных по всем обособленным подразделениям, работающим внутри комплекса, в единой системе;
- обеспечение мониторинга финансовых показателей в реальном времени;
- реализация план-фактного анализа в соответствии с установленными KPI;
- формирование регулярной управленческой отчётности для руководства (ежедневные и еженедельные рассылки).
- Создание единой автоматизированной системы расчетов с клиентами:
- разработка и внедрение системы для оптимизации и упрощения проведения финансовых операций на территории термального комплекса;
- автоматизация тарифицированной зоны термальных источников (учет времени пребывания, поминутная тарификация, различные тарифные планы);
- обеспечение безналичных расчетов внутри комплекса через RFID-браслеты с записью задолженности и оплатой при выходе.
- Создание положительного клиентского опыта и повышение качества сервиса:
- интеграция внешних систем для автоматизации личного кабинета клиента (онлайн-запись, оплаты, заказы в баре и на фуд-холле);
- обеспечение омниканального взаимодействия с клиентами: сайт, мобильное приложение, терминалы саморегистрации, кассы;
- внедрение программы лояльности с бонусной системой и многоуровневой системой привилегий;
- автоматизация информирования клиентов (push-уведомления, SMS, email, мессенджеры).
- Повышение операционной эффективности и ускорение работы сотрудников:
- сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг (целевой показатель — 25%);
- ускорение обработки заказов (целевой показатель — 25%);
- рост производительности труда (целевой показатель — 10%);
- снижение трудозатрат сотрудников колл-центра за счет автоматизации подтверждения записей и коммуникаций;
- оптимизация управления расписанием мастеров СПА и администраторов.
- Автоматизация кадрового учета и расчета заработной платы:
- автоматизация графиков работы, табелей учета рабочего времени;
- автоматизация расчета премиальной части с учетом сложных мотивационных схем (стаж, KPI, выполнение планов, объем услуг и продаж);
- обеспечение точной и своевременной выгрузки данных в систему расчета зарплаты.
- Обеспечение комплексного интеграционного ландшафта:
- интеграция множества разнородных систем («1С:Фитнес клуб», IIKO, мобильное приложение, терминалы, СКУД, агент доставки, системы маркировки, ЕГАИС, «Честный знак») в единую экосистему;
- создание сквозного цикла учета: от входа клиента до выхода с полной фиксацией всех операций.
Задачи проекта: разработать и внедрить автоматизированную систему для оптимизации и упрощения проведения финансовых операций на территории термального комплекса.
На начальном этапе строительства компания ООО «Русский Пар» взяла в работу вопрос по ведению финансовой отчетности, автоматизации оплаты в комплексе. После изучения рынка компаний по автоматизации бизнес-процессов, заказчиком было принято решение начать сотрудничество с компанией «1С:Первый Бит».
Комплексная автоматизированная система построена на базе «1С.Фитнес клуб КОРП», редакция 4.0.
Автоматизированы функции:
- Ведение единой клиентской базы с детализированными карточками клиентов.
- Регистрация и авторизация клиентов (по номеру телефона, SMS-подтверждение, простая электронная подпись).
- Хранение полной истории взаимодействия с клиентом: покупки, посещения, записи, оплаты, задолженности.
- Сегментация клиентской базы по различным параметрам.
- Управление обращениями и заявками клиентов.
- Автоматические уведомления и напоминания (SMS, email, push-уведомления, мессенджеры).
- Сбор обратной связи: опросы CSI и NPS.
- Ведение новостной ленты для клиентов.
- Продажа входных билетов, абонементов, клубных карт.
- Продажа блоков процедур (абонементы на SPA-услуги).
- Управление тарифами с учетом дня недели, времени суток, количества часов.
- Продажа подарочных сертификатов с контролем их использования.
- Розничные продажи товаров (в том числе маркированных — обувь, одежда).
- Работа с кассовым оборудованием и ККТ.
- Печать чеков и передача данных в ФНС.
- Работа с системами маркировки («Честный знак», ЕГАИС).
- Оформление и контроль аренды инвентаря (полотенца, халаты и пр.).
- Интеграция со СКУД (системой контроля и управления доступом) и турникетами.
- Работа с RFID-браслетами для идентификации клиентов.
- Автоматическая тарификация времени пребывания на территории комплекса.
- Учет времени по различным тарифным планам.
- Поминутная дотарификация при превышении оплаченного времени.
- Фиксация задолженности клиента в реальном времени.
- Автоматическое продление времени пребывания при записи на процедуры (в том числе для детских билетов).
- Учет проходов через контрольные точки.
- Управление расписанием групповых занятий (парения, фитнес, аквапрограммы).
- Онлайн-запись на индивидуальные услуги (массажи, SPA-программы, банные процедуры).
- Выбор даты, времени, специалиста и конкретной услуги.
- Отображение занятости специалистов и помещений.
- Управление записями из личного кабинета клиента.
- Автоматические напоминания о предстоящих записях.
- Контроль выполнения записей администраторами и мастерами.
- Контроль складских остатков инвентаря (полотенца, халаты и пр.).
- Учет реализованного и арендованного инвентаря.
- Учет товаров, включённых в стоимость билета, и дополнительных позиций.
- Учет оборота складских запасов.
- Работа с маркированным товаром (разрешительный режим, CDN-площадки «Честного знака»).
Также внедрена программа для автоматизации финансового учета и оперативного управления финансами на предприятии. Автоматизированы функции:
- Сбор и консолидация данных по всем обособленным подразделениям комплекса (термы, SPA, бары, фуд-холл, розничный магазин, арендаторы) в единую управленческую базу.
- Объединение информации из различных источников: «1С:Фитнес клуб», «1С:Бухгалтерия», IIKO, агент доставки.
- Формирование единого окна для анализа финансовых показателей без потери данных.
- Формирование управленческих отчетов для руководства.
- Настройка регулярных автоматических рассылок отчетов (ежедневных и еженедельных).
- Отчетность в разрезе подразделений, направлений деятельности, центров финансовой ответственности.
- Формирование бюджетов по подразделениям и направлениям деятельности комплекса.
- Планирование доходов и расходов.
- Прогнозирование финансовых результатов.
- Сопоставление плановых и фактических показателей.
- Анализ отклонений от бюджета.
- Контроль исполнения бюджетов в соответствии с установленными KPI.
- Мониторинг ключевых финансовых показателей деятельности комплекса в реальном времени.
- Отслеживание выручки по различным каналам (билеты, SPA, бары, доставка еды, розница, аренда инвентаря).
- Контроль оборота складских запасов.
- Анализ всех продаж по комплексу за день в едином окне.
- Для работоспособности фуд корта использована система автоматизации баров и ресторанов IIKO 9.1
Разработанные системы:
- Сайт на базе стека MEAN.
- Мобильное приложение для клиентов на Android/ IOS (в нативе).
- Приложение для терминалов доставки еды.
- Приложение для терминалов самообслуживания (покупка билетов).
Внешние системы:
- Система сквозной аналитики Roistat.
- Сервис отправки СМС-сообщений SMS.ru.
- Мобильное приложение для сотрудников на Android/ IOS.
- Сервис доставки еды Faster.
- Система контроля парковки Came+Vector.
- Модель ИИ Qwen2.5 для чат-бота.
- Модель ИИ YandexART для генерации сертификатов.
- Онлайн-эквайринг Сбербанк и Т-банк.
- IP-Телефония Mango.
Оборудование:
- СКУД AVI Technology.
- Контрольно-кассовая техника АТОЛ.
- Кассовый сервер и облачная касса Эвотор (онлайн-оплаты).
- Эквайринговые терминалы PAX D230.
- Графические планшеты Huion kamvas 13 (с возможностью подписания документов).
- Считыватели магнитных меток Iron Logic Z-2.
- Сканеры штрихкодов АТОЛ SB 2108 Plus.
- POS + Экраны покупателя POS-Center DM15-N1.
- Терминал Touchplat Q-10.
- Терминал «Электронный кассир».
- Парковочное оборудование Came + Vector.
Схема архитектуры
Работа началась на этапе строительства и отделки термального комплекса. Заказчик не видел перед собой готового бизнес-процесса, поэтому было решено начать работы с комплексного обследования планируемой деятельности подразделений по функциональным блокам и составления технических заданий на доработку.
- Единый финансовый контур регулирования. Уникальная интеграция IIKO, точек продаж маркированных и подакцизных товаров, напрямую с единой управленческой базой 1С через платежный контур. Обеспечение 100% соответствия законодательству при высоких оборотах, что критично для крупных объектов.
- Гибридная сквозная аналитика. Создание аналитических контуров, которые связывают маркетинговые охваты и кампании Roistat с реальными операционными данными. Отслеживание пути клиента от первого контакта до конвертации в финальную покупку внутри комплекса.
- ИИ как генератор дохода и снижение нагрузки. Внедрение ИИ (чат-бот и генерация уникальных изображений для сертификатов) не только улучшает клиентский опыт, но и создает новый товар/услугу, автоматизируя 70% запросов и снижая операционные затраты.
- Диджитализация как тренд. Многофункциональная площадка для взаимодействия клиента с бизнесом, включая возможности оплаты билетов, СПА-услуг, парковки, заказов фуд-холла; бонусной и реферальной систем.
- За основу были взяты стандартные бизнес-процессы программного продукта «1С:Фитнес клуб», которые предполагалось адаптировать под нужды заказчика. В ходе технической и опытно-промышленной эксплуатации большинство базовых настроек было успешно доработано в соответствии с требованиями.
С учетом особенностей комплекса был создан уникальный набор интеграций, который позволяет осуществлять учет оплат, тарификацию, доставку еды, оплату дополнительных услуг внутри комплекса, а также управлять арендованными товарами и розничными продажами.
Часть работ проводилась с привлечением сторонних подрядчиков.
Приобретение входного билета
Предусмотрено четыре способа купить билет.
Комплекс интеграций для проведения оплат включает системы, разработанные сторонним подрядчиком и интегрированные с «1С:Фитнес клуб» специалистами компании «1С:Первый Бит»:
- Сайт.
- Мобильное приложение (на базе Android/IOS).
- Терминал саморегистрации.
Чтобы приобрести билет, требуется первоначальная регистрация или авторизация в личном кабинете (учетной записи) с помощью номера телефона и кода регистрации /одноразового пароля для входа, который приходит в виде SMS-сообщения.
- Касса комплекса (ресепшен).
При первом посещении клиент предоставляет удостоверяющий личность документ и подписывает расписку об ознакомлении с правилами комплекса и предоставлении ПД через графический планшет. Посетители, которые подтвердили свой номер телефона любой авторизацией с помощью SMS, должны онлайн ознакомиться и согласиться с правилами комплекса и предоставление ПД (ввод кода подтверждения приравнивается к простой электронной подписи).
При любой покупке (входных билетов, СПА-услуг, подарочных сертификатов) или записи на СПА-процедуры, данные о клиенте и проводимых оплатах передаются в учетную систему и отображаются в личной карточке клиента.
Для учета времени проведенного на территории термального комплекса, используется СКУД и RFID-браслет: пользователь проходит через турникет, данные по первичному проходу (открытому посещению) отражаются в системе «1С:Фитнес клуб» и начинается тарификация времени на территории терм с учетом купленного тарифа (билета) и дополнительных услуг. Тарифицированная зона включает в себя: термы, бассейны, джакузи, сауны, хамам, детскую зону, бары, библиотеку с камином.
Тарифы различаются в зависимости от количества покупаемых часов, дней недели и времени суток. После завершения времени, указанного в тарифе, начинается поминутная тарификация, которая регистрируется в системе и отображается как задолженность клиента на оплату. Клиент может приобрести дополнительное время пребывания в комплексе у администраторов терм.
С учетом особенностей термального комплекса, посетители осуществляют покупки с помощью браслета, на который записывается задолженность (бар, заказ еды с фуд-холла, услуги аренды, СПА-услуги). Оплата производится при выходе на стойке рецепции.
Функционал для клиента
Сайт: предоставляет возможность просмотра онлайн-расписания групповых занятий, записи на индивидуальные услуги, ознакомления с прейскурантом цен и приобретения входных билетов.
Мобильное приложение (для Android/iOS) включает следующие функции:
- онлайн-расписание групповых занятий;
- запись на персональные услуги;
- просмотр прейскуранта цен и покупка входных билетов;
- личный кабинет с информацией о клиенте;
- магазин подарков с программой лояльности и бонусной системой;
- управление предстоящими записями на процедуры;
- история покупок, оплата задолженностей по записям;
- заказ еды в фуд-холле;
- отслеживание истории и статусов заказов;
- пуш-уведомления, новостная лента, а также отображение оставшегося времени в комплексе и задолженностей по посещениям.
Приложение было разработано внешним подрядчиком, а интеграция с API выполнена специалистами компании «1С:Первый Бит».
Терминал с упрощенной версией личного кабинета предоставляет возможность заказа еды, просмотра истории заказов, записи на услуги, а также отображает оставшееся время в комплексе и задолженности по посещениям. Авторизация в терминале осуществляется с помощью выданного браслета, оснащенного RFID-меткой.
Онлайн-запись (услуги СПА)
На сайте разработан модуль онлайн-записи на дополнительные услуги комплекса:
- банные процедуры;
- массажи;
- СПА-программы;
- акционные сезонные предложения.
Посетитель выбирает дату, время, специалиста и услугу для записи. Информация о записи отображается в расписании специалистов (на стороне «1С:Фитнес клуб» на стойке администраторов терм и в мобильном приложении сотрудников), а также в личном кабинете клиента (мобильного приложения и внутренних терминалов). Время, затраченное на процедуру, добавляется ко времени пребывания в термальном комплексе согласно купленному основному билету. Для родителей с детьми до 16 лет, время процедуры продляет в том числе время пребывания детского билета.
В инфраструктуру интегрировано типовое мобильное приложение «Тренер 1С:Фитнес клуб» для мастеров зоны СПА и администраторов терм. В программе отображается занятость сотрудника на текущий день и некоторое время вперед, которое включает: расписание процедур по мастерам/помещениям и клиентам, сводные отчеты по оказанным услугам, краткая/полная сводка по клиенту, расписание других сотрудников (по настроенным правам доступа для старших сотрудников).
С помощью мобильного приложения администраторы термального курорта могут эффективно распределять процедуры между мастерами, управлять записями на групповые парения, продавать клиентам блоки СПА-процедур (абонементы) и оперативно отвечать на вопросы клиентов о стоимости и наполнении услуг.
Доставка еды
На территории комплекса реализована доставка еды в партнерстве с агентом. Зона внутри терм (-1 и 3 этаж) — заказы принимаются через мобильное приложение клиента или терминал на территории термального комплекса.
Заказы проводятся во внутреннем ПО агента доставки и отображаются в личном кабинете клиента и учетной системе «1С:Фитнес клуб».
Для прозрачного отображения финансовой информации и учету заказов, специалисты компании «Первый Бит» разработали интеграцию с учетной системой «1С:Фитнес клуб». Данные о заказе и оплаченные суммы, фиксируются в карточках клиентов в 1С, что позволяет получать достоверную и актуальную финансовую информацию в разрезе клиентов. Сотрудничество с поставщиком ООО «Гастрософт» осуществляется через агентскую схему расчетов, предполагающую оказание услуг и их оплату через посредника (кассы термального комплекса).
Внутренние бары
На внутренней территории водно-оздоровительного комплекса ведется работа на баре с использованием стороннего ПО. Комплекс включает в себя основной бар на −1 этаже, бар в библиотеке и на крыше.
Терминалы для официантов в барах оборудованы считывателями магнитных карт и принтерами пречеков. Идентификация клиента в IIKO происходит по выданному браслету с RFID меткой и интеграцией с «1С:Фитнес клуб».
Когда бармен создает заказ в системе IIKO, браслет клиента сканируется, чтобы идентифицировать клиента в термальном комплексе и зафиксировать задолженность. После внесения всех позиций в заказ и печати пречека информация интегрируется с программой «1С:Фитнес клуб». Если заказ отменяется (все позиции удаляются и/или удаляется пустой заказ), задолженность клиента в «1С» аннулируется.
Программа лояльности
При регистрации клиента, на его имя автоматически создается бонусный счет и начисляются приветственные баллы. Каждый клиент старше 16 лет становится участником программы лояльности и получает базовый уровень Standart c начислением 5% от покупок на бонусный счет.
Бонусные баллы клиент может получить за заполнение информации о себе и прохождение опросов, что позволяет маркетинговому отделу делать срез интереса клиентов или использовать ответы при формировании акций и предложений с целью повышения среднего чека.
Следующий уровень бонусной программы присваивается при накоплении баллов выше определенного порога (с повышением уровня увеличивается процент начисления с каждой покупки).
Термальный комплекс и контрагенты фуд-холла, участвующие в бонусной программе, передают в учетную систему «1С» скидочные купоны, доступные для покупки за бонусы. Контроль срока действия купонов, их покупки и использования осуществляется на стороне учетной системы.
Проведение оплаты на выходе из комплекса
В термальном комплексе предоставляются услуги аренды полотенец, халатов и других предметов. Контроль складских остатков и реализованного инвентаря автоматизирован в «1С». Некоторые позиции включены в стоимость билета, тогда как другие оплачиваются дополнительно. Все расходы фиксируются на браслете, а оплата производится при выходе.
- Агентская схема. Используется для оплаты еды от корнеров, в рамках которой проведение финансовых операций проводится на стороне агента, для оптимизации трудозатрат заказчика.
- Внутренний бар. Оплата заказа, полученного из внутреннего бара IIKO, происходит на стороне «1С:Фитнес клуб». Данные об оплаченном заказе через webhook IIKO (развернутый сервер на стороне ПК главной кассы) отправляются на ККТ, где происходит печать чека и отправка данных в ФНС. Данные передаются в реестр «Честного Знака» и ЕГАИС. После успешного пробития чека на IIKO Продажа закрывается на стороне «1С:Фитнес клуб».
- Розничные продажи. Для соответствия законодательным нормам, комплекс подготовлен к работе с маркированым товаром, в том числе с обувью и одеждой. На кассе действует разрешительный режим, который идентифицирует маркировки через CDN-площадки на стороне «Честного знака» с использованием сканера штрихкодов для считывания маркировок.
- Подарочные сертификаты. Приобретаются клиентом заранее, могут быть подарены друзьям и использованы для оплаты билетов, СПА-услуг и покупок в розничном магазине при входе или выходе.
- СПА-процедуры. Оформление осуществляется через кассу, а оплата производится при выходе.
Учет начислений
В расчетной части автоматизированы графики работ сотрудников и соответствующий им табель учета рабочего времени, а также расчет премиальной части заработной платы на стороне «1С:Фитнес клуб».
Премиальные выплаты зависят от стажа работы сотрудника в компании (как до, так и после трехмесячного испытательного срока), показателей KPI, выполнения личных и/или общих планов подразделений, стоимости предоставленных услуг (например, СПА-процедур), объема проданных товаров (для кассиров), а также продаж внутреннего бара (для бар-менеджера и барменов).
Для точного начисления заработной платы настроена выгрузка данных о табеле и премиальных из «1С:Фитнес клуб» в «1С:Зарплата и управление персоналом».
Все финансовые операции фиксируются в «1С:Фитнес клуб». Для расчета показателей и аналитики реализована выгрузка данных в «1С:Бухгалтерию».
Через интеграцию «1С:Фитнес клуб» и «1С:Бухгалтерия» консолидирована информация об обороте складских запасов и всех продажах по комплексу за день, оборот можно увидеть в едином окне без потери данных.
Вся финансовая информация для руководителя отправляется с помощью настроенных отчетов и регулярных рассылок из «1С:Фитнес клуб» на ежедневной или еженедельной основе.
Отделы маркетинга и клиентского сервиса
Для взаимодействия с клиентами используются почтовый сервер, сервис для отправки SMS-сообщений, WhatsApp, Telegram-бот и push-уведомления в мобильном приложении.
Маркетинговые коммуникации: новости в приложении и на сайте: регулярное обновление новостей позволяет клиентам быть в курсе последних событий, новинок и изменений в компании. Это способствует поддержанию интереса и лояльности клиентов.
Сервисная поддержка и обратная связь: рассылки с опросниками: рассылки на электронную почту с опросниками на CSI и NPS помогают компании получить ценную обратную связь от клиентов. Это позволяет оценить степень удовлетворенности услугами и выявить области, требующие улучшения. Посетителям приходят напоминания о запланированных посещениях комплекса и услугах, информация о покупке билетов, информирование о заказах еды и пр.
Комплекс интеграций уменьшает трудозатраты сотрудников колл-центра на подтверждение записей, улучшая качество клиентского сервиса. Это обеспечивает эффективные голосовые и текстовые коммуникации с клиентами, оптимизирует рабочее время сотрудников и позволяет контролировать качество обслуживания.
- Управленческая прозрачность. Создана система, которая агрегирует данные посещений и финансового результата, предоставляя единую панель контроля всего объекта (от аренды до розничных продаж).
- Операционная эффективность и бизнес-адаптивность. Разработана адаптивная, масштабируемая архитектура, обеспечивающая легкость изменений под нужды бизнеса. Это стало возможным благодаря отслеживанию в реальном времени (Real-Time Observability), которое позволяет не только проактивно управлять нагрузкой, но и мгновенно конфигурировать систему под новые бизнес-требования. Система как стратегический драйвер роста.
Экономический эффект внедрения:
- сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 25%;
- ускорение обработки заказов 25%;
- рост производительности труда на производстве 10%;
- цифровая экосистема с фокусом на персонализацию. Достижение более 50% возвращаемости клиентов, а также стабильные 50/50% в доле онлайн/оффлайн покупок. Созданные связки (приложение и сайт, ИИ-сервисы, 1С, IIKO, парковка, фуд-холл) успешно перевели потребительское поведение на цифровую платформу.
