Сопровождение с ТКС
Компания «Хэндисофт» обеспечила бесперебойное функционирование единой финансово-кадровой системы (ЕФКС) Россельхознадзора. Для сопровождения ЕФКС была организована система контроля качества технической поддержки (СККТП). В ней ведется учет всех инцидентов и заявок, их фиксация, категорирование, контроль статусов, отработки и времени выполнения. Одной из особенностей проекта стала миграция БД учреждений в новую облачную среду без нарушения сроков сдачи отчетности, с организованной по технологии корпоративного сопровождения 1С:ТКС регулярной и непрерывной поддержкой работы пользователей всех учреждений в учетных системах. После реализации проекта снизилась трудоемкость ведения учета, а также повысилась прозрачность ведения учета в каждом отдельном учреждении.
Заказчик — «Федеральный центр охраны здоровья животных» (ФГБУ ВНИИЗЖ). Расположен в г. Владимир. Основные направления деятельности: разработка методов и средств диагностики инфекционных болезней животных, профилактики и борьбы с болезнями. Функциональный заказчик — Федеральная служба по ветеринарному и фитосанитарному надзору (Россельхознадзор).
Цели проекта:
- обеспечить бесперебойное функционирование единой финансово-кадровой системы (ЕФКС);
- повысить оперативность выполнения поручений и обоснованности принимаемых решений, снизить степень риска в результате использования более качественной информации;
- повысить уровень информационной безопасности ЕФКС.
Задачи проекта:
- обрабатывать заявки пользователей ЕФКС;
- обеспечить информационно-методическую и техническую поддержку пользователей ЕФКС;
- вести единую базу знаний по типовым инцидентам для пользователей;
- контролировать качество изменений, вносимых в ЕФКС;
- установить, настроить и администрировать информационные системы и базовые сервисы;
- обновить базовый функционал ЕФКС;
- подготовить средства переноса данных из ЕФКС на сервера Федеральног казначейства РФ.
Наряду с поддержанием функционирования ЕФКС также целью заказчика было в вывести из централизованной в рамках Россельхознадзора единой БД, реализованной на «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (1С:БГУ), ред. 1, отдельные БД для каждого учреждения с переходом на типовую конфигурацию 1С:БГУ 8, ред.2 и выполнить это без потери исторической информации.
На выполнения задачи перевода каждого учреждения в отдельную БД отводились ограниченные сроки, от 1 до 3 дней, без остановки основных бизнес-процессов ведения учета.
Важной задачей являлось подготовка сотрудников учреждений к работе с новым функционалом 1С:БГУ 8, ред.2.
Одновременно те же самые действия требовалось выполнить для подготовки к переходу из централизованной БД Россельхознадзора на основе «1С:Зарплата и кадры государствоенного учреждения 8» ред.3 (1С:ЗКГУ), а также из отдельных БД некоторых учреждений на основе 1С:ЗКГУ 8 редакции 1, ПП «Камин Зарплата» и ПП «Парус», в отдельные БД на основе типовой конфигурации 1С:ЗКГУ 8 ред.3. Проведение этих переходов также планировалось без остановки основных бизнес процессов ведения зарплатного и кадрового учета в учреждениях.
Единая финансово-кадровая система (ЕФКС) создана и эксплуатируется в рамках Ведомственной программы цифровой трансформации, предназначена для комплексной автоматизации деятельности Россельхознадзора, его территориальных управлений, подведомственных Россельхознадзору федеральных государственных бюджетных учреждений в части осуществления управления финансовыми и кадровыми ресурсами.
ЕФКС обеспечивает автоматизацию следующих процессов:
- учет договоров и обязательств;
- учет санкционирования расходов и доходов бюджета;
- учет платежных и кассовых документов;
- учет расчетов с дебиторами/кредиторами;
- учет расчетов с подотчетными лицами;
- учет нефинансовых активов;
- формирование аналитических отчетов;
- формирование регламентированных отчетов;
- формирование регламентированных регистров бухгалтерского учета;
- учет разграничения прав доступа к данным;
- обмен данными с казначейскими системами, с кредитными организациями и другими государственными организациями;
- учет доходов, в том числе по видам оказываемых услуг.
Учет в учреждениях ведется на базе типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (1С:БГУ 8), ред. 2 и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» (1С:ЗКГУ 8), ред.3.
Для обеспечения эффективной реализации процесса эксплуатации ЕФКС были разработаны и используются следующие документы:
- Регламент технического сопровождения, включающий:
- регламентно-профилактические мероприятия;
- мониторинг работоспособности и доступности;
- резервное копирование;
- восстановительное обслуживание.
- Регламент администрирования, включающий:
- установка обновлений;
- изменение настроек;
- составление реестра запросов на изменение.
- Регламент технической (консультационной) поддержки пользователей, включающий:
- способы и каналы взаимодействия;
- контактная информация службы технической поддержки (СТП);
- режим работы СТП;
- прием, регистрация и реагирование на заявки;
- порядок работы консультационной линии;
- обучение работников порядку и алгоритмам работы на консультационной линии.
Работы по переносу БД в облачную систему были выполнены в три этапа, общая длительность работ составила 6 лет.
Первый этап включал разделение централизованной БД на отдельные БД с одновременным переходом на новые редакции конфигураций ПП фирмы «1С».
На втором этапе была выполнена подготовка и поддержка пользователей для их работы с новым функционалом используемых ПП фирмы «1С».
Третий этап заключался в подготовке файлов выгрузки данных из БД (дампов) учреждений и загрузке их в облачную систему Федерального казначейства.
На каждом этапе решались задачи, связанные с особенностями ведения учета в отдельных учреждениях при работе с историческими изменёнными конфигурациями ПП 1С:БГУ 8 и 1С:ЗКГУ 8, выполнялись мероприятия по нормализации НСИ и ведению учета, что отразилось на повышении качества учетных данных. При выполнении проекта широко использовались рекомендации фирмы «1С» по ведению учета в типовых конфигурациях ПП 1С:БГУ 8 и 1С:ЗКГУ 8 и по архитектурному моделированию.
Благодаря четкому планированию и непрерывной поддержке пользователей по технологии 1С:ТКС, все три этапа прошли без особых затруднений, без задержек или срывов сроков выполнения запланированных задач. Все БД учреждений были переданы на сопровождение в облачной системе Федерального казначейства.
Главным результатом проекта стало внедрение и успешное использование системы контроля качества технической поддержки (СККТП) для бесперебойного функционирования единой финансово-кадровой системы (ЕФКС).
Следующим важным результатом проекта явилось разделение учетных БД по отдельным учреждениям и перенос БД в облачную систему. При этом были исключены простои в ведении учета в учреждениях.
Результат, который получил заказчик:
- Обеспечено непрерывное функционирование ЕФКС.
- Снзилась трудоемкость ведения учета.
- Повысилась прозрачность ведения учета в каждом отдельном учреждении.
- Увеличилась оперативность и качество представления отчетов по каждому учреждению.
- Уменьшилось количество ошибок при ведении учета.
- Все учетные базы учреждений в запланированные сроки были переведены в облачную систему, построенную по технологии 1С:Фреш.
На всех этапах осуществлялось оперативное обучение и поддержка пользователей для работы в новых для них конфигурациях на основе ПП 1С:БГУ 8 и 1С:ЗКГУ 8, осуществлялась непрерывная методологическая и технологическая поддержка пользователей.
Сопровождение ЕФКС продолжается в рамках ведомственной программы цифровой трансформации Россельхознадзора на период 2024-2026 гг.
Для успешного выполнения проекта сопровождения была использована основанная на рекомендация ITIL технология 1С:ТКС, как зарекомендовавшая себя с лучшей стороны технология сопровождения на крупных проектах сопровождения учетных систем на основе системы программ «1С:Предприятие 8».
Команда сопровождения была разделена на 3 линии поддержки, а цепочка исполняемых процессов была поделена между линиями поддержки. На первой линии выполнялись операции по первичной обработке обращений заказчика. В рамках второй линии выполнялись работы по оказанию консультаций пользователей и технической поддержке. Задача экспертов и аналитиков третей линии состояла в методологической поддержке пользователей и в решении технологических вопросов. Время реакции и сроки исполнения по каждому процессу были строго определены и выдерживались в соответствии «Соглашением об уровне обслуживания» (SLA), внесенным в техническое задание заказчика.
Типовые обращения пользователей и инциденты после их отработки, анализа и описания схем реагирования вносились в базу знаний команды проекта и этот опыт использовался для сокращения времени и затрат на аналогичные повторные операции в процессе сопровождения. Отдельно было выделено направление работы с претензиями и конфликтными ситуациями, что способствовало лучшему пониманию запросов и требований сотрудников заказчика, повышению управляемости, контроля и совершенствования работы команды сопровождения.
