Сопровождение с ТКС
Проект направлен на внедрение, сопровождение и развитие системы «1С:Управление холдингом» для обеспечения ее стабильной, эффективной работы и соответствия растущим требованиям заказчика. Основными задачами является адаптация функционала системы под уникальные бизнес-процессы компании, автоматизация ключевых управленческих и учетных процессов, а также организация методической поддержки пользователей. Проект охватывает поддержку крупной распределенной системы с множеством взаимосвязанных бизнес-процессов, что позволяет обеспечивать их прозрачность, автоматизацию и контроль на единой платформе. В результате выполненных работ удается значительно повысить эффективность управления холдингом: автоматизировать рутинные операции, сокращать время на обработку данных, минимизировать ошибки.
ООО «НЬЮ ИММО СЕРВИСИЗ» — международная консалтинговая компания в сфере коммерческой недвижимости. Управляет 39 объектами (более 380 000 кв.м.) в 20+ городах России. Специализируется на комплексном управлении активами, эксплуатации недвижимости и девелопмент объектов разной сложности: от прикассовых галерей до крупных торговых центров.
Главная цель проекта: поддержание и развитие корпоративной системы «1С:Управление холдингом» для обеспечения её эффективной работы, соответствия актуальным и будущим требованиям заказчика и, как следствие, повышения эффективности работы пользователей компании.
Для достижения этой цели решаются следующие ключевые задачи:
- Обеспечение стабильности и бесперебойности работы системы:
- поддержание работы «1С:Управление холдингом».
- минимизация простоев системы.
- оперативное устранение возникающих неисправностей и сбоев.
- постоянная оптимизация производительности системы для повышения скорости работы и удовлетворённости пользователей.
- Развитие функциональности и адаптация системы:
- адаптация системы к современным технологическим требованиям и специфическим бизнес-процессам заказчика.
- реализация доработок существующего функционала (например, доработка документов поступления и реализации с дополнительной аналитикой, разработка новых отчётов с возможностью анализа по новым аналитикам, доработка договоров аренды, интерфейса)
- разработка и внедрение нового функционала (разработка механизма закрытия года МСФО под запросы клиента, разработка пакета отчетов МСФО, реализация выгрузки информации по шаблонам для дальнейшей передачи заинтересованным лицам) для повышения удобства и автоматизации рутинных операций.
- Организация методической поддержки и обучения:
- оперативное консультирование пользователей по вопросам работы в системе в их повседневной деятельности.
- разработка и актуализация регламентирующих документов, методических пособий, инструкций и другой справочной информации.
- Построение эффективной системы сопровождения и поддержки:
- организация специализированных линий поддержки пользователей.
- формирование единой компетентной команды специалистов поддержки с выделенным руководителем.
- внедрение и использование удобной системы для регистрации, обработки и отслеживания пользовательских обращений.
- обеспечение постоянного мониторинга поступления новых обращений.
- организация контроля соблюдения сроков первичной реакции на обращения и сроков их полного выполнения, в соответствии с приоритетами, установленными пользователями.
До старта проекта компания-заказчик столкнулась с рядом вызовов при эксплуатации системы «1С:Управление холдингом». Были следующие проблемы:
- Отсутствие выделенной команды поддержки и централизованной системы обработки обращений приводило к задержкам в решении пользовательских проблем и неконтролируемым срокам устранения сбоев.
- Критически важные процессы — учет арендных договоров с контролем сроков и сумм платежей, консолидация финансовой отчетности (МСФО), — требовали значительных ручных усилий, были подвержены ошибкам и занимали непропорционально много времени сотрудников.
- Удовлетворенность пользователей снижалась из-за неоптимизированного интерфейса, отсутствия оперативной методической помощи и невозможности быстро реализовать необходимые для бизнеса доработки системы.
Проект реализовывается в условиях необходимости:
- Обеспечения непрерывности работы: любые изменения и поддержка не должны нарушать стабильность и доступность критически важной системы финансового учета для всей распределенной компании.
- Адаптации под уникальные процессы: требуется учитывать специфику сложных, зачастую уникальных для заказчика бизнес-процессов (договоры, учет арендных платежей, увеличенное количество субконто в проводках, дополнительные аналитические отчеты).
- Необходимо оперативно реагировать на растущие потребности пользователей в новой функциональности и оптимизации существующей.
Ключевой проблемой было отсутствие системного подхода к сопровождению. Решение этих задач ложится в основу проекта по комплексной поддержке и развитию системы.
Для успешного выполнения проекта сопровождения была использована основанная на рекомендациях ITIL технология 1С:ТКС, как зарекомендовавшая себя с лучшей стороны технология сопровождения на крупных проектах сопровождения учётных систем на основе системы программ «1С:Предприятие 8» и «1С:Предприятие 8 КОРП».
В процессе анализа и отработки типовых обращений пользователей, составляются схемы реагирования с описанием решений инцидентов, на основании производится формирование базы знаний проектной команды. Данный опыт позволяет существенно сократить время и трудозатраты при возникновении аналогичных повторных инцидентов в процессе сопровождения.
Также ведутся таблицы с перечнем доработок программы, основанных на пожелании заказчика, с полным перечнем запросов, ТЗ, описанием работ с рекомендациями применения доработок при изменении версии программы.
Проект приносит компании-заказчику значимые результаты, решает ключевые проблемы и улучшает работу в сфере финансового учета:
- Значительное улучшение ключевых процессов:
- автоматизация рутины: все операции по созданию, обработке и анализу финансовых данных — включая работу с договорами, расчетами и платежами по аренде, а также подготовку сводных отчетов и выполнение регламентных процедур — переводятся в автоматический режим. Это способствует снижению затрат времени, повышению надежности и ускорению выполнения стандартных задач.
- скорость и точность: значительно ускоряет выполнение операций, а автоматизированное создание отчетов и расчет арендных платежей минимизируют риск ошибок.
- удобство пользователей: модификации интерфейса и расширение функционала по запросам пользователей, включая настройку отчетов, значительно улучшают удобство и эффективность работы в системе.
- Создание эффективной системы поддержки:
- организация выделенных линий поддержки, формирование компетентной команды с руководителем и внедрение системы регистрации/отслеживания обращений обеспечивают пользователям оперативную помощь;
- постоянный мониторинг обращений и контроль сроков реакции/выполнения (по приоритетам) обеспечивают предсказуемость и высокое качество сервиса сопровождения.
- Экономический эффект для компании:
- высвобождение ресурсов: автоматизация рутинных операций позволяет высвободить время сотрудников, ранее тратившееся на ручное формирование документов начислений арендных платежей.
- повышение эффективности: высвобожденные ресурсы перенаправляются на решение стратегических и более ценных задач, напрямую влияющих на бизнес-результаты.
- повышение надёжности: минимизация ошибок в документах (особенно в документах, связанных с начислением арендных платежей) снижает юридические и финансовые риски.
- увеличение удовлетворённости: удобный интерфейс, быстрая реализация доработок и оперативная поддержка существенно повышают лояльность и продуктивность пользователей.
- соответствие требованиям: система эффективно адаптирована к уникальным бизнес-процессам компании и современным требованиям, обеспечивая стабильную и бесперебойную работу.
Сопровождение системы «1С:Управление холдингом» продолжается на постоянной основе в рамках стратегии цифровой трансформации компании-заказчика.
Ирина Погонина, главный бухгалтер
В результате внедрения и развития системы «1С:Управление холдингом» удалось обеспечить стабильную и бесперебойную работу системы, адаптировать функционал под уникальные бизнес-процессы компании, а также автоматизировать ключевые управленческие и учетные операции. В результате были реализованы эффективные решения, повысившие качество управленческой информации, ускорившие обработку данных и снизившие риск ошибок.
Особое значение имеет созданная централизованная система поддержки пользователей, которая обеспечивает оперативное реагирование на обращения и минимизирует простои системы. Это позволило повысить эффективность работы сотрудников, высвободить ресурсы для стратегических задач и обеспечить устойчивое развитие бизнеса.
Реализованные доработки и автоматизация процессов учёта арендных договоров, расчётов арендных платежей и формирования МСФО отчетности значительно повысили надежность данных и упростили выполнение рутинных операций. В результате компания получила современную, адаптированную под свои потребности систему, отвечающую высоким требованиям рынка.
