С помощью решения «1С:SPA-салон» сеть клиник лазерной эпиляции Novolaser автоматизировала все отраслевые процессы в рамках одного решения. Компания перешла от тяжелого и неповоротливого решения к адаптивной конфигурации, которая легко подстраивается под ее новые задачи. Особенность проекта в широкой филиальной сети, включающей 35 клиник на территории двух государств, большого количества рабочих мест пользователей и уникальности автоматизируемых процессов.
Компания «Новолазер» — федеральная сеть клиник лазерной эпиляции, основанная в 2013 году в Красноярске. Сеть клиник из 35 клиник охватывает 19 городов России, включая Москву, Санкт-Петербург, Казань, а также Узбекистан.
Цели проекта:
- Обеспечить прозрачность бизнес-процессов.
- Повысить оперативность принятия решений.
- Сократить издержки.
Задачи проекта:
- Внедрить единую автоматизированную системУ управления предприятием на базе программных продуктов 1С.
- Отказаться от работы в сторонних системах автоматизации и перейти на новую единую систему в течение года с начала проекта.
- Консолидировать информацию по клиентской базе и финансовыми показателями компании в единой системе.
- Реализовать простой просмотр управленческой отчетности руководителей и рядовых сотрудников компании в разрезе различных показателей.
- Обеспечить контроль за системой лояльности клиентов, абонементами и выданными сертификатами на оказание услуг.
До начала проекта компания «Новолазер» использовала сторонний программный продукт, который, несмотря на обилие функционала, был негибким и не позволял получать полную аналитику по деятельности компании. Вторым весомым фактором являлась сложность доработки и высокая стоимость содержания данной системы.
Основные проблемы, с которыми столкнулась компания:
- Отсутствие единой информационной системы:
- необходимость ручного переноса данных между системами увеличивала риск ошибок и требовала дополнительных временных затрат;
- учет в разных системах приводил к дублированию информации и расхождения в учетных данных.
- Сложности в управлении производственными процессами:
- планирование загрузки специалистов осуществлялось вручную, что затрудняло учет текущей загруженности;
- ограниченные возможности по функционалу программы, которые невозможно было адаптировать под требования компании.
- Неэффективное управление складскими запасами и логистикой:
- отсутствие автоматизированного контроля остатков на складе, что приводило к избыточным или недостаточным закупкам;
- ошибки в учете товарных позиций из-за ручного ввода данных.
- Ограниченные аналитические возможности:
- отчетность формировалась с задержками, что не позволяло оперативно анализировать финансовые и производственные показатели;
- недостаточная детализация аналитики по себестоимости продукции, прибыльности проектов и расходам по подразделениям;
- не было инструментов для прогнозирования спроса и планирования ресурсов.
Эти проблемы тормозили развитие компании, создавали риски потерь и снижали конкурентоспособность компании на рынке. Для решения данных задач было принято решение о комплексной автоматизации бизнес-процессов на платформе «1С:Предприятие».
В рамках проекта автоматизации компании «Новолазер» была разработана и внедрена комплексная информационная система на базе программных продуктов 1С. Архитектура решения обеспечила интеграцию всех ключевых бизнес-процессов предприятия, включая управление производством, финансами, кадрами и клиентскими операциями.
Автоматизированная система состоит из нескольких модулей, взаимодействующих между собой в едином информационном пространстве. Суммарно автоматизировано более 120 рабочих мест (АРМ).
Для одновременной и бесперебойной работы большого количества сотрудников, проект был реализован в облачной системе с веб-доступом.
- «1С:SPA-Салон» — основная система для управления производственными и операционными процессами.:
- автоматизированы 106 рабочих мест (АРМ);
- в программе ведется управление записью, учет материалов и планирование загрузки аппаратуры;
- осуществляется контроль выполнения задач в реальном времени;
- проведена интеграция с системой складского учета для оптимизации закупок и управления запасами.
- «1С:Бухгалтерия ПРОФ» — система для ведения бухгалтерского и налогового учета:
- формирование регламентированной отчетности в соответствии с требованиями законодательства.
- «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» — программа для управления персоналом и расчета заработной платы:
- расчет заработной платы с учетом всех надбавок, премий и удержаний;
- ведение кадрового учета и автоматизация процессов приема, перевода и увольнения сотрудников.
Настроен обмен с внешними системами:
- Обмен с сайтом — с помощью настроенной интеграции в базу «1С:SPA-Салон» попадают заявки от клиентов.
- Интеграция с сервисом ЮКасса — для автоматизации оплат клиентов через сайт.
Схема архитектуры
Масштаб проекта
Проект охватил все ключевые подразделения компании, включая производство, финансы, логистику и HR-службу. Внедренная система охватила 120 автоматизированных рабочих мест, из которых 106 непосредственно в «1С:SPA-Салон».
Дополнительно:
- разработаны индивидуальные доработки для учета специфики бизнеса;
- проведена интеграция с сайтом для автоматизированного сбора данных по заявкам клиентов;
- настроены роли и уровни доступа для обеспечения безопасности данных;
- организовано обучение сотрудников, разработаны инструкции и регламенты по работе с системой.
Комплексная архитектура решения позволила компании «Новолазер» добиться полной цифровой трансформации бизнес-процессов и обеспечить масштабируемость системы для дальнейшего роста.
Проект автоматизации компании «Новолазер» отличается высокой степенью инновационности, так как включает передовые технологические решения и уникальные подходы к интеграции бизнес-процессов.
Уникальные особенности проекта
- Гибкая адаптация «1С:SPA-Салон» под специфику деятельности «Новолазер»:
- внесены доработки для учета процессов, специфичных для компании;
- реализована возможность детального контроля над записью клиентов и загрузкой оборудования;
- оптимизирован интерфейс для повышения удобства работы сотрудников;
- доработано большое количество специализированных отчётов для более эффективной работы с клиентами.
- Применение аналитики на основе больших данных:
- настроены инструменты предиктивного анализа для прогнозирования загрузки мощностей и потребностей в материалах;
- настроены инструменты оценки эффективности сотрудников;
- разработана система планирования рабочего времени и учета занятости персонала.
- Высокая степень информационной безопасности:
- настроены разграничения прав доступа к данным в зависимости от ролей сотрудников;
- внедрены механизмы резервного копирования и защиты информации;
- реализован контроль изменений в учетных данных для исключения ошибок и злоупотреблений.
Инновационные решения
Уникальность данного проекта строится из нескольких аспектов:
- Широкая филиальная сеть, включающая в себе не только клиники в пределах РФ, но и за ее пределами: одна из клиник располагается в Узбекистане. Поэтому было важно проектировать систему с учетом дальнейшего увеличения числа клиник.
- В систему «1С:SPA-Салон» были перенесены все данные по посещениям клиентов, начиная с 2017 года. Данные были разрозненными и лоцировались в различных учётных системах и ресурсах. Потребовался колоссальный труд, чтобы привести данные к единому виду и перенести их в новую систему без потери информации.
Сократилось время обработки визитов клиентов
Ускорилось получение управленческой отчетности
В результате внедрения комплексной автоматизированной системы компания «Новолазер» достигла значительного повышения эффективности работы и оптимизации бизнес-процессов.
- Рост производительности:
- производительность сотрудников выросла за счет автоматизации ключевых операций;
- на 20% сократились трудозатраты в различных подразделениях компании.
- время обработки визитов клиентов сократилось на 50%;
- исключены ошибки ручного ввода данных.
2. Гибкость системы:
- новая единая система получилась гибкой и адаптируемой под процессы компании. Внести доработки в систему теперь могут и внутренняя ИТ-служба, и внешние исполнители.
3. Прозрачность и контроль:
- руководство получило инструмент оперативного контроля за производственными процессами;
- на 100% ускорилось получение управленческой отчетности;
- автоматизированная отчетность позволила анализировать ключевые показатели в режиме реального времени;
- обеспечена полная прослеживаемость операций и история изменений в системе.
4. Улучшение клиентского сервиса:
- на 25% сокращены сроки визитов, что повысило удовлетворенность клиентов;
- внедрен механизм уведомлений для клиентов о статусе визита;
- оптимизирована работа контакт-центра благодаря интеграции с учетной системой.
Проект полностью оправдал ожидания заказчика и стал основой для дальнейшего развития цифровой трансформации компании «Новолазер».
