Компания «РТ-Инвест» автоматизировала корпоративные закупки на базе решения «1С:Управление холдингом». Подсистема закупок адаптирована под потребности холдинга, бизнес-процессы унифицированы. «РТ‑Инвест» и компании-инициаторы закупок работают в режиме одного окна. Автоматизация позволила уйти от ведения документации в табличном редакторе. Технические задания, обоснования цен контрактов, коммерческие предложения, проекты и итоговые версии договоров, заявки на закупку — вся информация содержится в единой системе. Трудозатраты на формирование закупочной документации сократились на 20%; в части централизованных закупочных процедур — на 10%.
«РТ-Инвест» — крупнейший оператор по обращению с отходами в Подмосковье. Компания обслуживает 3 из 7 кластеров Московской области, а также объекты в Казани и других регионах. В периметр управления компании входят региональные операторы; транспортные компании; комплексы по переработке отходов и т.д.
Цель проекта: выявление на ранних этапах планирования потребностей подразделений в товарно-материальных ценностях, работах, услугах и определение наиболее эффективных методов и инструментов закупок для удовлетворения потребностей в требуемые сроки и с минимально возможными затратами.
Задача проекта: автоматизация закупочной деятельности на базе «1С:Управление холдингом».
Группа компаний закупает в больших объемах оборудование и спецтехнику, автозапчасти, горюче-смазочные материалы, хозтовары, привлекает подрядчиков по обслуживанию техники, поставщиков лизинговых, финансовых и других услуг. В «РТ-Инвест» сталкивались с некоторыми сложностями в формировании плановых потребностей в товарах и услугах и затягиванием процесса закупок. Разработанные инициаторами закупок документы были разрозненными из-за отсутствия унифицированных шаблонов и единой нормативно-справочной информации. Чтобы обеспечить оптимальные условия поставок, требовалась категоризация потребностей и организация совместных закупок по компаниям холдинга.
Руководство «РТ-Инвест» приняло решение о создании единой системы управления корпоративными закупками на базе решения «1С:Управление холдингом 8». ИТ-партнером проекта стала компания «1С-Рарус», с которой холдинг продолжил сотрудничество после автоматизации казначейского процесса.
Единая система управления корпоративными закупками построена на базе решения «1С:Управление холдингом 8».
В контур автоматизации закупок вошло 10 юридических лиц, находящихся под управлением «РТ-Инвест», среди них 4 комплекса по переработке отходов.
Система управления закупок работает следующим образом:
- В системе категорируются и агрегируются потребности холдинга, выполняется лотирование для обеспечения свободной конкуренции на рынке поставщиков. Разработан функционал по планированию совместных закупок.
- Разделен учет закупок в отношении способов и этапов проведения закупочных процедур для коммерческих компаний и для организаций, ведущих деятельность в соответствии с 223-ФЗ. Автоматизирована подготовка к размещению и проведению закупочных процедур на нескольких электронных торговых площадках.
- Доработан дополнительный контроль закупки у единственного поставщика. Реализован функционал, позволяющий по результатам закупочной процедуры определять несколько победителей на полную сумму закупки.
- Разработан сквозной отчет «Расширенный план закупок» с полной информацией о закупочных процедурах. Отчет помогает менеджерам выстраивать очередность и корректировать работы. Подготовка аналитики для внутренних целей и отчетности в госорганы стала проще, обеспечена прозрачность и достоверность информации.
- Разработан «Закупочный кодекс» группы компаний. Управляющая компания унифицировала процедуры и выстроила организацию закупочной деятельности в соответствии с кодексом, настроенным в «1С:Управление холдингом 8».
Интеграция с «1С:Документооборот»
«1С:Документооборот» применяется в компании для ведения договоров с контрагентами, отслеживания жизненного цикла договоров, архивации завершившихся договоров. Также реализованы маршруты согласования значимых юридических документов.
В рамках проекта реализована интеграция по обогащению данных двух систем — «1С:Управление холдингом» и «1С:Документооборот» — для планирования и формирования закупочных процедур, заключения договоров на условиях, предъявленных в закупочных процедурах. Интеграция позволила сотрудникам компании экономить время на сборе информации из разных систем, минимизировать ошибки, допускаемые при формирования закупочных процедур и заключении договора, сократить длительность процесса согласования планов потребностей и закупок, договоров.
Внедренная система «1С:Управление холдингом» помогает собрать и подготовить необходимую информацию и документацию для осуществления закупочных процедур в ЕИС или в иных электронных торговых площадках.
В дальнейшем планируется развивать и масштабировать подсистему закупок на другие юрлица холдинга.
Автоматизация бизнес-процесса закупок с помощью «1С:Управление холдингом» и «1С:Документооборот»
Проект охватывал разнородные процессы закупок компаний-субъектов 223-ФЗ и коммерческих предприятий, что привело к необходимости реинжиниринга процессов для их унификации, а в ряде случаев, наоборот, к их локальной кастомизации.
Была реализована особая ролевая модель, при которой учитывались не только права пользователей на доступ к объектам, но и доступы на уровне записей в зависимости от доступных ЦФО и специфики совместных закупок.
Интеграционный контур в части согласования документов закупки в «1С:Документооборот» и договорной работы также представлял собой непростую задачу реализации ввиду разных методов интеграции и необходимости методологической проработки.
Одна из самых сложных задач на проекте — создание единого рабочего места для менеджеров по закупкам, которое должно было содержать полную детальную информацию о состоянии закупки с момента заявления до оплаты. В ходе проекта задача была успешно решена.
Сократились трудозатраты на формирование закупочной документации
Автоматизация позволила уйти от ведения документации в табличном редакторе. Технические задания, обоснования цен контрактов, коммерческие предложения, проекты и итоговые версии договоров, заявки на закупку — вся информация содержится в единой системе.
Увеличилась эффективность работы дирекции по закупкам. В результате детальной регламентации процесса планирования и подачи заявок повышена управляемость проведением закупок и загрузкой менеджеров. Снижены риски срыва сроков поставок.
Система помогает управлять оценкой предложений поставщиков в соответствии с регламентом закупочной деятельности, процессами квалификации и аккредитации поставщиков. Выросла объективность принятия решений в закупочных процедурах. Выполняется строгий контроль соблюдения бюджетов закупок
Реализована бесшовная интеграция подсистемы закупок с «1С:Документооборот». Настроен бизнес-процесс согласования документации. Скорость обработки заявленных потребностей выросла в 2 раза.
Трудозатраты на формирование закупочной документации сокращены на 20%; в части централизованных закупочных процедур — на 10%.
Алексей Гуреев, директор по информационным технологиям, ООО «УК «Региональный оператор»
Взаимодействие участников процесса закупок происходит в режиме единого окна. Руководитель получает информацию о реальной загрузке сотрудников и подразделений. Менеджеры готовят планы закупок, формируют лоты, проводят конкурентные закупочные процедуры. Закупочная комиссия согласовывает документацию и выбирает победителей торгов. Финансовые сотрудники контролируют исполнение бюджета. Службам внутреннего контроля система дает информацию для оценки экономически целесообразного расходования средств предприятия. Нарушения выявляются до наступления негативных событий, а не по факту свершившегося. Таким образом, система управления закупками помогает контролировать весь процесс — от планирования потребностей до контроля оплат и исполнения договоров.
