Научно-исследовательский институт комплексных проблем гигиены и профессиональных заболеваний перешел на автоматизированную систему кадрового учета и расчета заработной платы на базе решения «1С:Заработная плата и кадры государственного учреждения 8 ПРОФ». Осуществлен перенос справочников и остатков. В результате сотрудники вдвое увеличили быстродействие в работе, отказались от ручного ввода, исчезли ошибки кадрового учета и расчета зарплаты.
Научно-исследовательский институт комплексных проблем гигиены и профессиональных заболеваний (НИИ КПГПЗ) изучает проблемы гигиены и профессиональных заболеваний в горнодобывающей отрасли. Численность сотрудников инстиута — более 150 человек.
Цели проекта:
- Обеспечить соответствие информационной системы требованиям законодательства за счет перехода на систему кадрового учета и расчета заработной платы, поддерживающую регулярное обновление при изменении законодательства и исключения критических ошибок.
- Повысить эффективность работы персонала за счет автоматического формирования в системе регламентированной отчетности.
- Создать единую информационную базу предприятия и устранить дублирование операций при вводе информации.
- Снизить трудозатраты и распределить их равномерно на всех участников системы учета, планирования и управления.
- Сократить долю ручного труда при обработке информации.
- Повысить степень контроля над управлением персоналом в организации.
Для достижения целей проекта должны быть решены следующие основные задачи:
- Систематизировать и структурировать систему к существующим требованиям для их последующей передачи в соответствующие учреждения.
- Определить функциональный дефицит типовых ПП.
- Модифицировать (модернизировать) типовой функционал ПП.
- Обеспечить корректный перенос НСИ и исходных данных на дату запуска ПП в эксплуатацию.
- Обучение персонала для обеспечения корректной эксплуатации ПП.
Предпосылки проекта:
- Недостатки программного продукта другого вендора.
- Невозможность сдать требуемую отчетность.
- Низкое качество и высокая стоимость поддержки продукта другого вендора, по сравнению с «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» 2.0.
- Отсутствие полноценного автоматического контроля в следствии чего возникновение ошибок при ручных настройках.
Информационная система построена на базе решения «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 2.0.». Автоматизированы следующие процессы и функции:
Процесс «Кадровый учет и делопроизводство»:
- автоматическое формирование заявлений сотрудников и отчетов по ЭТК в ПФР по форме СЗВ-ТД и для выдачи сотрудникам СТД-Р;
- регистрация работников, с которыми заключаются срочные и бессрочные трудовые договоры;
- регистрация приема на работу и оформление приказов о приеме на работу сотрудника или списка сотрудников, регистрация перевода сотрудника на другое место работы, регистрация увольнений;
- изменение условий договора и оформление приказов о переводе сотрудника или списка сотрудников.
Процесс «Хранение и обработка персональных данных»:
- ввод и хранение персональной информации о сотрудниках;
- контактной информации;
- информации об обучение и повышении квалификации;
- сведения о наградах, ученых степенях и званиях.
Процесс «Воинский учет»:
- вести учет всех категорий сотрудников, подлежащих воинскому учету;
- формировать отчеты для военных комиссариатов;
- указывать сведения по должностям, относящимся к летно-подъемному составу и к плавсоставу при подготовке сведений о численности работающих и забронированных граждан.
Процесс «Штатное расписание»:
- право на отпуск, возникающее при работе на этой позиции;
- класс условий труда (по результатам спецоценки);
- произвольное текстовое описание условий работы;
- график работы, характерный для этой позиции.
Процесс «Учет труда, рабочего времени и невыходов»:
- оформление необходимых документов кадрового учета;
- создание и настройки разнообразных графиков работы сотрудников;
- использование регламентированный федеральный и региональные производственные календари. Также создаются типовые и индивидуальные графики работы конкретных сотрудников;
- регистрация отклонения от графика работы с возможностью выбора способ компенсации;
- производится расчет зарплаты, на основании графика и документов об отработанном сверх нормы и неотработанном времени;
- формируется табель учета рабочего времени по унифицированной форме Т-13;
- анализ причины потерь рабочего времени;
- учет стажей: общего, для расчета пособий ФСС, педагогического, северного, «вредного» и др.
Процесс «Учет в федеральный регистр медработников»:
- загрузка словарей регистра;
- формирование описаний дополнительных характеристик объектов конфигурации в соответствии со словарями медрегистров;
- выгрузка сведений по штатному расписанию организации и о персональных сведениях сотрудников в формате регистра
Процесс «Тарификация»:
- сведения о штатном расписании;
- сведения о работнике;
- сведения о плановых начислениях работника.
Процесс «Аттестация»:
- формировании аттестационной комиссии;
- создание графиков проведения аттестации;
- извещение сотрудников и лиц, ответственных за аттестацию, о предстоящем событии;
- подготовка протокола аттестационной комиссии;
- формирование аттестационных листов.
Схема архитектуры
В проекте был осуществлен переход со сторонней системы «Контур-заработная плата» на решение «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 2.0.» Особенность заказчика — это ведения кадрового учета и заработной платы раздельно, то есть работник кадровой службы вел отдельно кадровую работу в системе «Контур». Расчетчик — тоже вел отдельный учет и их данные не пересекались. По сути, расчетчик у себя в системе «Контур-заработная плата» выполнял функции кадровика. Сложность была в сопоставлении кадровых и зарплатных данных, так как название подразделений и должностей разнились.
Для успешности реализации были разработаны и использованы механизмы переноса данных и справочников (написаны обработки переноса данных). Перенесена справочная информация по физическим лицам и сотрудникам, а также данные по начислениям за последние два года (для правильного расчета отпускных и больничных). Были произведены настройки штатного расписания, согласно структуры организации. Приведены в порядок название подразделений и должностей. Настроены графики рабочего времени и дополнительные начисления заработной платы. Настроены рабочие места, внесены все кадровые документы на начало эксплуатации программного продукта, подработки, расширения зоны обслуживания.
Произведены тестовые расчеты зарплаты за один месяц с учетом особенностей новых настроек. Сопоставлены расчеты в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 2.0.» с системой «Контур-заработная плата». Выявлены ошибки расчета из-за ручных настроек в прежней системе.
Все задачи, стоящие перед началом проекта были выполнены:
- Организована требуемая техническая инфраструктура, в том числе: обеспечение сервера и размещение баз данных на сервере, настройка подключения к необходимым базам на рабочих местах пользователей; принтеры и сканеры, поддерживающие работу с «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 2.0.»; компьютеры на рабочих местах пользователей достаточной мощности.
- Выполнен перенос данных из ПО другого вендора в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 2.0.» и настройка системы организации учета.
- Актуализирована учетная политика по кадровому учету.
- Проведено обучение пользователей с получением обратной связи по пройденному материалу.
