Сопровождение с ТКС
Проект направлен на сопровождение и развитие системы «1С:Электронное обучение. Экзаменатор» с целью повышения эффективности управления процессами электронного обучения, аттестации и развития сотрудников компании «Велесстрой». Решены задачи адаптации системы под уникальные бизнес-процессы компании, автоматизированы ключевые операции по назначению курсов, прохождению тестов, контролю прогресса и отчетности. Проектом охвачено 15 филиалов, которые объединены в единое цифровое пространство для обучения. Это обеспечивает прозрачность процессов, централизованный контроль за обучением и поддержку пользователей. Благодаря автоматизации повторяющихся действий, таких как назначение курсов и обработка результатов, удалось снизить количество ошибок и экономические затраты.
ООО «Велесстрой» — одна из ведущих компаний России в области строительства для нефтегазового и энергетического комплексов, промышленного и гражданского секторов, включая реализацию EPC-контрактов и проектирование. Компания реализует проекты по всей стране — от Ямала до Сахалина. Среди её ключевых объектов — «Балтийская трубопроводная система» и «Трубопроводная система Заполярье – Пурпе».
Главная цель проекта — обеспечить стабильную, эффективную и непрерывно развивающуюся работу системы «1С:Электронное обучение. Экзаменатор». В конечном итоге заказчик стремится повысить операционную эффективность пользователей, соответствие системы текущим и будущим бизнес-требованиям, а также обеспечить требованиями по обучению и аттестации.
Для достижения этой цели решаются следующие ключевые задачи:
- Обеспечение стабильности и бесперебойности работы системы:
- поддержание работы «1С:Электронное обучение. Экзаменатор»;
- минимизация простоев системы;
- оперативное устранение возникающих неисправностей и сбоев (например, ошибки входа, версии клиента/сервера, конфликты соединений);
- постоянная оптимизация производительности системы для повышения скорости работы и удовлетворённости пользователей.
- Развитие функциональности и адаптация системы:
- адаптация системы к современным технологическим требованиям и специфическим бизнес-процессам заказчика (включая интеграцию с внешними ссылками для удаленного доступа);
- реализация доработок существующего функционала (например, удаление ненужных кнопок «сохранить» и «печать», устранение дублирования строк в отчетах, доработка интерфейса для просмотра курсов и тестов);
- разработка и внедрение нового функционала (разработка отчетов по журналу регистрации, выгрузок данных для анализа, обмена с другими системами «1С», фиксация проблем с отображением модулей, видео и вариантов ответов в тестах) для повышения удобства и автоматизации рутинных операций.
- Организация методической поддержки и обучения:
- оперативное консультирование пользователей по вопросам работы в системе в их повседневной деятельности (например, помощь с входом, прохождением курсов по охране труда, сварке, пожарной безопасности);
- разработка и актуализация видеоуроков, методических пособий, инструкций и другой справочной информации.
- Построение эффективной системы сопровождения и поддержки:
- организация специализированных линий поддержки пользователей;
- формирование единой компетентной команды специалистов поддержки с выделенным руководителем;
- внедрение и использование удобной системы для регистрации, обработки и отслеживания пользовательских обращений (обработано более 57 обращений за период с февраля по июль 2025 года);
- обеспечение постоянного мониторинга поступления новых обращений;
- организация контроля соблюдения сроков первичной реакции на обращения и сроков их полного выполнения, в соответствии с приоритетами, установленными пользователями.
До старта проекта компания-заказчик столкнулась с рядом вызовов при эксплуатации системы «1С:Электронное обучение. Экзаменатор».
Были следующие проблемы:
- Отсутствие специализированной службы поддержки и единой системы для обработки обращений вызывало задержки в решении пользовательских вопросов и неопределенные сроки для устранения сбоев (например, частые проблемы с входом, конфликты версий, недоступность баз).
- Критически важные процессы — назначение курсов, прохождение тестов, контроль видео-контента и аттестации — требовали значительных ручных усилий, были подвержены ошибкам (например, отсутствие вариантов ответов в тестах, неработающие ссылки) и занимали непропорционально много времени сотрудников.
- Удовлетворенность пользователей снижалась из-за неоптимизированного интерфейса, отсутствия оперативной методической помощи и невозможности быстро реализовать необходимые для бизнеса доработки системы (например, выгрузки журналов, устранение дубликатов в отчетах).
В ходе реализации проекта были достигнуты цели:
- Создано единое пространство для работы с курсами обучения, тестами и аттестацией.
- Настроена интеграция с учетными системами для контроля процессов обучения и обмена данными (например, с «1С:ЗУП»).
- Доработаны некоторые блоки системы под требования и специфику работы заказчика (устранены проблемы с доступом по внешним ссылкам, обновлены копии баз, фиксированы ошибки отображения контента).
Проект реализовывается в условиях необходимости:
- Обеспечения непрерывности работы: любые изменения и поддержка не должны нарушать процессы обучения и аттестации для всех филиалов, обеспечивая сотрудников актуальными знаниями по охране труда и профессиональным навыкам.
- Адаптации под уникальные процессы и смежные системы «1С»: требуется учитывать специфику сложных, зачастую уникальных для заказчика бизнес-процессов (например, интеграция с системами для строительных организаций).
Необходимо оперативно реагировать на растущие потребности пользователей в новой функциональности и оптимизации существующей (обработано категории обращений: проблемы с входом/доступом — около 30, ошибки системы — около 10, проблемы с контентом — около 10, обновления баз — около 5, и тд).
Ключевой проблемой было отсутствие системного подхода к сопровождению. Решение этих задач ложится в основу проекта по комплексной поддержке и развитию системы.
Для успешного выполнения проекта сопровождения была использована основанная на рекомендациях ITIL технология «1С:ТКС», как зарекомендовавшая себя с лучшей стороны технология сопровождения на крупных проектах сопровождения учетных систем на основе системы программ «1С:Предприятие 8» и «1С:Предприятие 8 КОРП». В процессе анализа и отработки типовых обращений пользователей, составляются схемы реагирования с описанием решений инцидентов, на основании производится формирование базы знаний проектной команды. Данный опыт позволяет существенно сократить время и трудозатраты при возникновении аналогичных повторных инцидентов в процессе сопровождения. Также ведутся таблицы с перечнем доработок программы, основанных на пожеланиях заказчика, с полным перечнем запросов, ТЗ, описанием работ с рекомендациями применения доработок при изменении версии программы.
Проект приносит компании-заказчику значимые результаты, решает ключевые проблемы и улучшает работу в сфере электронного обучения и развития сотрудников:
- Значительное улучшение ключевых процессов:
- автоматизация рутины: операции по назначению курсов, прохождению тестов, контролю прогресса, а также подготовка отчетов — все переводится в полуавтоматический режим. Это способствует снижению затрат времени, повышению надежности и ускорению выполнения стандартных задач (например, устранены проблемы с неработающими видео и тестами);
- скорость и точность: значительно ускоряет выполнение операций, а автоматизированное создание выгрузок и журналов регистрации позволяет снизить экономические затраты и минимизировать риск ошибок;
- удобство пользователей: модификации интерфейса и расширение функционала по запросам пользователей (например, фикс дубликатов, доступ по внешним ссылкам), значительно улучшают удобство и эффективность работы в системе.
- Создание эффективной системы поддержки:
- организация выделенных линий поддержки, формирование компетентной команды с руководителем и внедрение системы регистрации/отслеживания обращений обеспечивают пользователям оперативную помощь (обработано свыше 57 обращений в 2025 году);
- постоянный мониторинг обращений и контроль сроков реакции/выполнения (по приоритетам) обеспечивают предсказуемость и высокое качество сервиса сопровождения.
- Экономический эффект для компании:
- высвобождение ресурсов: автоматизация рутинных операций позволяет высвободить время сотрудников, ранее тратившееся на ручное решение проблем с входом и контентом;
- повышение надежности: минимизация ошибок в процессах обучения снижает юридические и финансовые риски;
- увеличение удовлетворённости: удобный интерфейс, быстрая реализация доработок и оперативная поддержка существенно повышают лояльность и продуктивность пользователей;
- соответствие требованиям: система эффективно адаптирована к уникальным бизнес-процессам компании и современным требованиям, обеспечивая стабильную и бесперебойную работу. Сопровождение системы «1С:Электронное обучение. Экзаменатор» продолжается на постоянной основе в рамках стратегии цифровой трансформации компании-заказчика.
