В группе компаний «Готэк» требовалось перевести кадровый учет и расчет заработной платы в централизованную систему «1С:Зарплата и управление персоналом», ред. 3. Также необходимо было унифицировать нестандартные алгоритмы и механизмы расчета заработной платы для всех юридических лиц группы предприятий и автоматизировать их в рамках типового функционала системы. Команда проекта стандартизировала процессы для 7 предприятий «Готэк», вошедших в контур автоматизации. Были учтены особенности кадрового учета и расчета заработной платы для персонала производственных линий.
Группа предприятий «Готэк» — это крупнейший производитель упаковочных материалов в Центральной России. Входит в топ-5 производителей упаковки из гофрокартона и занимает 2-е место по производству гибкой упаковки в России. Производственные площадки распределены по разным регионам. Управляющая компания находится в Москве, с филиалом в Железногорске. В компании работают 3500 сотрудников.
Цель проекта: перевести кадровый учет и расчет заработной платы в централизованную систему «1С:Зарплата и управление персоналом», ред. 3.1, для ведения деятельности в соответствии с требованиями законодательства РФ.
Задачи проекта:
- Унифицировать нестандартные алгоритмы и механизмы расчета заработной платы для всех юридических лиц группы предприятий и автоматизировать их в рамках типового функционала системы.
- Перевести 7 предприятий группы компаний в новую систему одновременно.
- Внедрить внутренний кадровый электронный документооборот для повышения эффективности управления производственным и вспомогательным персоналом.
Внутренний софт, используемый для расчета заработной платы в компании, требовал дополнительных трудозатрат для обновления и соответствия меняющимся требованиям законодательства. Система не позволяла автоматически рассчитывать заработную плату: данные рассчитывали вручную и затем вводили в программу. Порядок расчета заработной платы и виды начислений не были унифицированы, что приводило к избыточному количеству видов начислений для разных групп сотрудников «Готэк».
В связи с этим было принято решение перейти на специализированный продукт «1С:Зарплата и управления персоналом КОРП», редакции 3.1. Внедрение новой системы и унификацию процессов работы с персоналом доверили специалистам «1С-Рарус» в Санкт-Петербурге, с которыми «Готэк» сотрудничает в области автоматизации бухгалтерского учета.
Централизованная система кадрового учета и расчета зарплаты построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом», ред. 3.1 (1С:ЗУП).
Автоматизированы функции:
- Расчет зарплаты.
- Кадровый учет.
- Регламентированная отчетность.
Система состоит из следующих модулей:
- Кадровый учет и делопроизводство.
- Расчет заработной платы.
- Выплата заработной платы.
- Регламентированная отчетность.
- Налоги и взносы.
Концепция взаимодействия систем:
- «1С:Зарплата и управление персоналом» обменивается с «1С:Бухгалтерия» сведениями о расходах на оплату труда и об удержанном НДФЛ по 7 предприятиям группы «Готэк».
- Регламентированная отчетность передается из 1С:ЗУП и «1С:Бухгалтерия КОРП» в контролирующие органы с помощью сервиса «1С-Отчетность».
- «1С:Кабинет сотрудника» помогает организовать эффективное взаимодействие по кадровым вопросам бухгалтерии и сотрудников без бумажных носителей при помощи электронных подписей.
- Из 1С:ЗУП в коммерческие банки выгружаются ведомости на выплату заработной платы.
- Данные о выплачиваемых дивидендах загружаются в 1С:ЗУП, и потом выгружаются в файлы установленного формата для отправки держателям акций через «Почту России».
Команде проекта требовалось стандартизировать процессы для 7 предприятий «Готэк», вошедших в контур автоматизации. При этом нужно было учесть особенности кадрового учета и расчета заработной платы для персонала производственных линий. Поэтому решено было провести моделирование видов расчета зарплаты для одного юридического лица — АО «Готэк».
Специалисты «1С-Рарус» выявили требования, которые не могли быть полностью реализованы в рамках типового функционала «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». Чтобы избежать многочисленных доработок, проектная команда разработала методологию, направленную на минимизацию нестандартных запросов.
Значительная работа была проведена по унификации справочника начислений сотрудникам предприятий группы. Проектная команда составила список выплат, которые применялись на предприятиях. В числе начислений были доплаты за вредность, совмещение и межразряд, профмастерство, бригадирство рабочим, премии по итогам месячника по пожарной безопасности и множество других выплат.
Далее выявили схожие и наиболее востребованные виды начислений. В случае, если начисление не укладывалось в типовой функционал программы, искали возможность его преобразования или принимали решение об отказе от такого вида расчета.
Благодаря совместным усилиям, проектной команде удалось уменьшить количество видов начислений с 200 до 117:
- сократили количество видов квартальных премий;
- определили одинаковые типы доплат за квалификацию сотрудников;
- начали применять идентичные надбавки за сверхурочную работу.
Расчет зарплаты для 7 предприятий группы «Готэк» приведен к единому стандарту. При этом учтены пожелания предприятий оставить привычный график выплаты зарплаты, а также реализована возможность ведения собственных зарплатных проектов с различными банками.
Пилотное внедрение позволило сократить усилия по подключению следующих 6 предприятий. При масштабировании системы все аффилированные юридические лица переведены на методологии и процедуры, разработанные для пилотной организации.
7 предприятий группы перешли в новую систему одновременно в течение января 2025 г. А к середине февраля все обязательства по заработной плате перед сотрудниками были выполнены по установленным графикам и в полном объеме.
Для сотрудников «Готэк» было проведено обучение в группах по настройке и администрированию системы, темам кадрового учета, расчета и выплаты зарплаты, отпусков, а также по налогам и взносам, подготовке регламентированных отчетов, обмену с бухгалтерской системой.
Ирина Булгакова, заместитель генерального директора по управлению персоналом ГП «Готэк»
Внедренная «1С-Рарус» система позволила нам установить единые стандарты работы с персоналом. Стало проще взаимодействовать с нашими сотрудниками. Если вводится новое начисление, например, прибавка к зарплате, то мы можем сразу уведомить всех об этом. Ранее приходилось анализировать каждое предприятие и делать индивидуальные расчеты. Таким образом, унификация процессов помогает нам экономить время и высвобождать административные ресурсы.
- Проведен аудит специфических процессов предприятия. Кадровый учет и расчет заработной платы ведется в централизованной системе «1С:Зарплата и управление персоналом» в полном соответствии с требованиями законодательства РФ.
- Реализован алгоритм обмена с Социальным фондом России, который позволяет получать сообщения о больничных, входящие запросы СФР для расчета пособий и многое другое.
- Настроены дополнительные отчеты анализа зарплаты и взносов: по отражению работы в выходные дни, по отпускам сотрудников, в том числе по дополнительному отпуску вследствие аварии на Чернобыльской АЭС (для предприятий, расположенных в Курской и Тульской областях).
- Внедрение бизнес-процессов типового функционала «1С:Зарплата и управление персоналом» упростило процесс обновления системы и привело к снижению затрат на ее поддержку.
