В крупном промышленном холдинге «СПК Холдинг» построили централизованную систему консолидации финансовой и управленческой отчетности на базе «1С:Управление холдингом 8». Решение позволило объединить данные по группе компаний в едином информационном контуре и обеспечить прозрачность формирования отчетности на уровне всего холдинга. В результате внедрения автоматизирована консолидация данных, снижена доля ручных операций при подготовке отчетности и повышена оперативность получения управленческой информации для принятия решений.
Компания «СПК Холдинг» с 2016 года осуществляет управление группой компаний, работающих в различных направлениях бизнеса. В структуру холдинга входят предприятия, специализирующиеся на оптовой торговле черными металлами, производстве электромонтажных работ, а также других производственных и торговых направлениях.
Цели проекта:
- Получать своевременную и достоверную информацию по дочерним организациям в едином формате.
- Усилить контроль расходов, прибыли и убытков компаний группы, а также повысить прозрачность финансовых показателей.
- Сократить трудозатраты при подготовке отчетности и снизить количестворучных операций.
Задачи проекта:
- Автоматизировать процессы консолидации и сопоставления бухгалтерской и управленческой отчетности.
- Создать единую информационную среду для хранения, сверки и анализа бухгалтерской и управленческой отчетности.
- Обеспечить возможность сравнения данных по периодам и подготовить решение для дальнейшего тиражирования на другие компании холдинга.
До обращения в «1-й Советник» компания «СПК Холдинг» использовала систему на базе решения «1С:Бухгалтерия 7.7». Работа затруднялась тем, что приходилось вручную загружать бухгалтерскую информацию дочерних компаний. Данные дополнительно перепроверялись сотрудниками во избежание ошибок при сдаче регламентированной отчетности и получения корректной информации о балансе всего холдинга. При этом, также в ручном режиме приходилось сопоставлять бухгалтерскую отчетность с отчетностью из зарубежной системы. К тому же, сама версия программы «1С:Бухгалтерия 7.7» уже устарела и требовала обновления.
Такой режим сильно осложнял работу всей компании, поэтому руководством было принято решение о переходе на более современную систему на платформе «1С:Предприятие», в которой можно одномоментно получать информацию по финансам и отчетности всего холдинга.
Для реализации такого масштабного проекта компания «СПК Холдинг» привлекла специалистов «1-го Советника», имеющих опыт внедрения комплексных решений для крупных холдинговых структур. Для решения поставленных задач было решено перейти на «1С:Управление холдингом 8 редакция 3.1». Выбор «1С:Управление холдингом 8» был обусловлен возможностью централизовать процессы консолидации отчетности, автоматизировать регламент подготовки данных и обеспечить детальный анализ показателей по группе компаний.
Информационная система компании построена на базе «1С:Управление холдингом 8». Проект по внедрению новой системы и интеграции с зарубежной системой включал в себя следующие этапы:
1 Этап: автоматизация бизнес-процесса формирования консолидированной бухгалтерской отчетности:
➢ настройка бизнес-процесса сбора и обработки данных в 1С.
2 Этап: загрузка данных управленческой отчетности «Управленческий баланс» и «Отчет о доходах и расходах» в систему:
➢ настройка бланков отчетов;
➢ настройка импорта из системы зарубежного вендора.
3 Этап: сопоставление отчетных форм в разрезе показателей бухгалтерского и управленческого учетов:
➢ настройка бланков отчетов;
➢ разработка механизма корректировок.
4 Этап: запуск в эксплуатацию новой системы: формирование отчетности. Сопоставление за 2021 год: месяц, квартал и год:
➢ подготовка всех отчетов за весь период 2021 год;
➢ обучение пользователей;
➢ передача пользовательской документации.
Процесс автоматической сверки показателей бухгалтерского и управленческого учета для конечных пользователей реализуется 3 последовательно выполняемыми подпроцессами (представлены на схеме). Каждый подпроцесс состоит из последовательно выполняемых операций, запускаемых специалистом по учету, с целью получения конечного результата.
Схема бизнес-процесса «Автоматизация сверки показателей бухгалтерского и управленческого учета»
Архитектура решения и организационный контур
Одной из ключевых задач проекта стала интеграция системы на платформе «1С:Предприятие» и системой зарубежного вендора с последующей настройкой механизма сопоставления бухгалтерской и управленческой отчетности. Ранее сравнение данных выполнялось вручную, что увеличивало трудозатраты и риск расхождений.
Специалисты интегратора разработали механизм автоматизированного сопоставления отчетности из 1С и зарубежной системы, который позволил:
- сопоставлять показатели бухгалтерского и управленческого учета;
- фиксировать и анализировать расхождения по периодам;
- контролировать полноту загружаемых данных;
- выполнять сверку внутригрупповых операций;
- работать с корректировками и версиями отчетности.
Отдельное внимание уделялось проверке корректности обмена данными, стабильности механизмов консолидации и производительности обработки отчетности.
По итогам внедрения компания получила единое пространство для консолидации бухгалтерской и управленческой отчетности, а также инструмент сопоставления данных между системой «1С:Управление холдингом 8», редакция 3.1, и зарубежной системой.
Собственники и руководство холдинга получили доступ к прозрачной, актуальной и детализированной финансовой информации по всем компаниям группы, что повысило качество управленческих решений, упростило планирование и позволило оперативно контролировать финансовые показатели бизнеса.
Для бухгалтерской службы значительно сократился объем ручной работы: исключена необходимость отдельного сведения отчетности по каждому юридическому лицу, ручной сверки данных между разными информационными системами и повторных проверок корректности показателей. В результате срок подготовки консолидированной отчетности сократился на 57%.
Автоматизация процессов консолидации, сопоставления и контроля отчетности позволила повысить точность данных и снизить количество ошибок и расхождений между системами на 75%. Это также снизило риски при подготовке регламентированной отчетности и повысило эффективность управления финансовыми результатами всего холдинга.
Взаимодействие с заказчиком продолжается в рамках договора сопровождения.
