Благотворительный фонд «Семья вместе» построил единую информационную систему для централизованного управления семейными домами на базе решения «1С:Отель». До внедрения учет гостей и аналитика велись в Ms Excel, а отсутствие единой системы управления затрудняло ведение учета по отдельным объектам и по всей сети, а также усложняло сбор отчетности. Особенностью проекта стала адаптация типового решения «1С:Отель» под некоммерческую модель размещения гостей по благотворительной программе, поскольку стандартный функционал ориентирован на коммерческие гостиницы. В результате была реализована единая система регистрации гостей, контроля доступности мест и сроков проживания, планирования мероприятий и формирования отчетных документов.
Фонд «Семья вместе» — это системная помощь детям с тяжелыми заболеваниями и их родителям. Фонд был открыт в России в 1995 году, а до 2022 года был известен под именем «Дом Роналда Макдоналда». За 30 лет был пройден огромный путь: более 1,2 млрд рублей направлено на благотворительные программы, в которых участвовали свыше 330 тысяч человек.
Цель создания автоматизированной системы регистрации посетителей гостиницы и в конечном счете — единой информационной системы управления гостиницами благотворительного фонда — сокращение трудозатрат на ввод и обработку информации, возможность оперативного формирования единой отчетности по всем объектам фонда.
Задачи проекта:
- Автоматизировать регистрацию гостей благотворительной программы.
- Создать единую информационную систему для централизованного управления гостиничными объектами благотворительного фонда.
- Обеспечить оперативное формирование единой отчетности по всем объектам фонда.
- Обеспечить получение аналитической информации как по отдельным объектам, так и по сети в целом.
На момент начала проекта процессы учета гостей и подготовки аналитической информации в благотворительном фонде были организованы с использованием электронных таблиц Ms Excel. Такой подход обеспечивал базовое ведение данных, однако по мере развития сети семейных домов становился все менее эффективным.
Информация по каждому объекту хранилась разрозненно, что затрудняло получение актуальных сведений как по отдельным семейным домам, так и по всей сети в целом. Для получения консолидированных данных сотрудникам приходилось выполнять дополнительные операции по сбору и сверке информации.
Подготовка отчетности также требовала значительных временных затрат, поскольку большая часть данных формировалась и обрабатывалась вручную. Это увеличивало нагрузку на сотрудников и замедляло получение необходимой управленческой информации.
Кроме того, существующий подход не обеспечивал необходимой гибкости для дальнейшего развития фонда и расширения сети семейных домов и семейных комнат в различных регионах России.
За основу информационной системы управления семейными домами для родителей детей, проходящих длительное лечение, выбран программный продукт «1С:Отель», предназначенный для управления отелями и решения основных задач гостиничного бизнеса. Благодаря модульной структуре этот продукт легко масштабируется и настраивается под разные типы бизнеса. В связи с тем, что типовой функционал «1С:Отель» в достаточной степени соответствует характеру решаемых задач и в основном приближен к требуемому бизнес-процессу, для достижения заданных результатов потребовалось произвести очень ограниченный объем доработок. В частности, были адаптированы формы регистрации гостей, доработан список документов «Размещение» и другие доработки, для обеспечения специфических особенностей учета и управления семейными домами Благотворительного фонда «Семья вместе».
В ходе реализации проекта были осуществлены следующие работы:
- Сбор и анализ требований к автоматизированной системе.
- Планирование этапов и составление календарного плана работ.
- Создание рабочих интерфейсов и наборов прав пользователей.
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации.
- Подключение специализированного оборудования.
- Начальные настройки отраслевого решения для начала ведения учета.
- Ввод начальных остатков.
Обучение пользователей.
Внедрены подсистемы:
- Учет номерного фонда.
- Интеграция.
- Отчетность.
Схема архитектуры
Проект автоматизации семейных домов ,лаготворительного фонда «Семья вместе» связан с адаптацией отраслевого решения «1С:Отель» под специфику деятельности некоммерческой организации.
Уникальность проекта обусловлена изменением основного бизнес-процесса, положенного в основу типового решения «1С:Отель». Стандартная функциональность системы ориентирована на использование номерного фонда в коммерческих отелях и не предусматривает ведение корректного учета проживания гостей без оплаты на регулярной основе.
Для обеспечения необходимого учета потребовалась доработка функционала с учетом особенностей работы семейных домов фонда. Сложность внедрения была связана с необходимостью выполнения доработок в расширении отраслевой конфигурации для достижения требуемого результата без использования Библиотеки стандартных подсистем. Такой подход позволил реализовать необходимый функционал без внесения изменений в типовую конфигурацию.
В ходе проекта была внедрена автоматизированная система регистрации посетителей гостиницы для родителей «Дом вдали от дома» в г. Казань. Полученный опыт планируется использовать для дальнейшего масштабирования решения на другие объекты фонда. В числе первых объектов автоматизации рассматриваются семейные дома в г. Москва и г. Балашиха с последующим распространением системы на всю сеть семейных домов и семейных комнат фонда в России.
Планами развития информационной системы предусмотрено расширение функциональных возможностей за счет интеграции с системой Яндекс Формы для сбора обратной связи от гостей, а также развития функционала учета товарно-материальных ценностей, выдаваемых гостям.
Соркатились трудозатраты в подразделениях
Выросла оборачиваемость складских запасов
В ходе реализации проекта было обеспечено решение следующих задач:
- Регистрация гостей в единой системе.
- Контроль доступности свободных для проживания мест.
- Контроль сроков проживания гостей.
- Планирование мероприятий для гостей.
- Автоматизированное заполнение печатных форм для гостей.
Реализация проекта позволила добиться улучшений на всех этапах учета деятельности семейного дома. В частности, существенное сократилось время на заполнение анкеты гостями. Благодаря автоматизации, теперь гостю достаточно проверить корректность внесенных данных и поставить подпись, в то время как ранее всю информацию гостю необходимо было вносить самостоятельно.
Кроме того, сокращено время на обработку данных о проживающих гостях для сбора статистики по различным показателям, что требуется для более эффективного управления материальным обеспечением семейным домом. Единый сводный отчет позволяет получить всю необходимую информацию как в разрезе показателей по действующему дому, так и по другим домам, входящим в сеть юлаготворительного фонда «Семья вместе».
Экономический эффект от внедрения (%):
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 35%;
- ускорение получения управленческой отчетности: 80%;
- сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 50%;
- сокращение длительности простоев оборудования: 25%;
- рост оборачиваемости складских запасов: 25%;
- сокращение операционных и административных расходов: 20%.
