Компания «Фармимэкс» автоматизировала учет кадров и заработной платы головной организации в системе на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». Создан корпоративный шаблон, который в дальнейшем будет тиражирован на остальные филиалы. Система полностью адаптирована под потребности бизнеса. Например, реализовано нетиповое распределение ответственности учетных центров: доступ в систему имеют только кадровик и бухгалтер, кадровику полностью закрыт доступ к зарплатным данным, но при этом у него настроены полные права на доступ к кадровой информации. Добавлен расширенный функционал для договоров ГПХ, созданы нетиповые журналы кадровых приказов.
Акционерное общество «Фармимэкс» — крупнейший фармацевтический поставщик, является одним из лидеров на рынке оптовой торговли фармацевтической продукцией в России, осуществляет поставки препаратов для лечения редких заболеваний. У компании 9 филиалов в различных регионах и мощная логистическая сеть в 89 субъектах.
Цель проекта: разработать корпоративный шаблон учета персонала и расчета заработной платы, обеспечивающий прозрачный и эффективный учет, а также поддерживающий актуальность форм регламентированной отчетности в соответствии с требованиями законодательства РФ.
Задачи проекта:
- Оцифровать кадровый учет, обеспечить соответствующий действующему состав кадрового документооборота.
- Реализовать расчет заработной платы в системе «1С: Зарплата и управление персоналом».
- Перераспределить нагрузку в части кадровой составляющей из зоны ответственности бухгалтера в зону ответственности кадровика, обеспечить защиту зарплатных данных.
- Реализовать интеграционный обмен с системой бухгалтерского учета; блокировать утечку персональных данных из HR-системы, минимизировать персонализацию зарплатной информации.
Архитектура корпоративной информационной системы компании исторически сформировалась как совокупность локальных, самостоятельно развивающихся, не связанных между собой информационных систем внутри каждого филиала.
Для повышения управляемости и эффективности процессов в компании требовалось унифицировать системы учета и их интеграционное взаимодействия. В качестве объекта корпоративного шаблона была выбрана головная организация, на примере и под контролем которой верификация реализованного решения представлялась наиболее полной и достоверной.
До проекта головная организация вела кадровый учет вручную, на бумажных носителях. Расчет заработной платы производился с помощью стороннего программного обеспечения на арендованных ресурсах. Кадровик, имевший доступ к первичной кадровой документации, не имел доступа к контролю кадрового статуса сотрудников в системе расчета заработной платы. Бухгалтер, не имевший доступ к первичным кадровым документам, был вынужден дублировать кадровый учет в системе расчета заработной платы самостоятельно, что повышало затраты на обслуживание учета и снижало надежность расчетов и отчетности. В систему бухгалтерского учета данные отражения заработной платы вводились ручным способом. Резерв на отпуска формировался на основании экспертной оценки.
Корпоративный шаблон учета персонала и расчета заработной платы построен на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».
Сначала корпоративный шаблон разработан и внедрен в головном офисе компании. Далее он будет тиражирован на остальные филиалы.
Схема отражает подход к поэтапной реализации перехода на корпоративный шаблон. Серым показаны планируемые проекты по тиражу решения на филиалы компании.
- Стопроцентная адаптация системы под бизнес-процессы заказчика.
- Оцифровывание кадровой информации.
- Нетиповое для 1С распределение ответственности учетных центров: доступ в систему имеют только кадровик и бухгалтер; кадровику необходимо полностью закрыть доступ к зарплатным данным, при этом кадровику необходимы полные права на доступ к кадровой информации в различных объектах системы: к данным на начало эксплуатации, классификаторам и их обновлению, к кадровым документам, договорам ГПХ, табелю, к кадровым данным в штатном расписании и в части оплатных документов.
- Выплата аванса (зарплаты за первую половину месяца) регламентирована размером установленной для каждого сотрудника надбавки (планового начисления): необходим расчет суммы начисления, обеспечивающий, после удержания НДФЛ, сумму выплаты, равную размеру надбавки.
- Расширенный функционал для договоров ГПХ:
- групповое создание договоров в соответствии с бизнес-процессами заказчика;
- настройка начислений на виды доходов по договорам ГПХ, выбор вида дохода по договорам ГПХ в зависимости от необходимости (или ее отсутствия) начисления страховых взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
- возможность начисления договорникам, кроме оплаты по договору, других, в том числе стимулирующих, выплат;
- автозаполнение подразделений в документах межрасчетного периода и отражения заработной платы на основании информации в договоре;
- Реализация нетиповых для 1С журналов кадровых приказов, обеспечение сквозной нумерации.
- Печатные формы кадровых приказов, в том числе произвольной формы, в соответствии с действующими на предприятии регламентами; вывод на печать дополнительного списка согласователей кадровых приказов в составе в зависимости от подразделения.
- Интеграция c системой бухгалтерского учета: блокирование типовой для 1С трансляции персональных данных, минимальная персонализация зарплатных данных.
- Загрузка платежных ведомостей из «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» в индивидуальные документы РКО в систему бухгалтерского учета.
Поставленные перед проектом задачи полностью выполнены:
- Автоматизирован кадровый учет, реализован требуемый состав кадрового документооборота.
- Внедрен расчет заработной платы в соответствии с регламентами организации.
- Доступ к кадровой и зарплатной информации реализован в соответствии с профилем учетных центров.
- Автоматизирован расчет резерва.
- Функционал интеграции соответствует требованию безопасности персональной информации.
В результате проекта разработан и внедрен в головной организации корпоративный шаблон, полностью соответствующий целям, задачам и интеграционным требованиям, внутренним регламентам и законодательству РФ. Заложенные в КОРП версию процессы полностью поддерживают законодательные нормы, а выполненные доработки полностью покрывают особенности учета компании. Доработки не противоречат типовой функциональности, что позволяет выполнять быстрые обновления системы.
Среди полученных эффектов: сокращение трудозатрат в подразделениях на 10%, ускорение получения управленческой отчетности на 30%
