Фармацевтическая компания «Гранд Капитал» внедрила специализированный модуль бюджетирования фонда оплаты труда (ФОТ) непосредственно в конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом». Благодаря этому разрозненный процесс планирования из Excel-таблиц переведен в единую автоматизированную систему, где бюджетные планы математически неразрывно связаны с реальным механизмом начисления зарплаты.
Фармацевтическая компания «Гранд Капитал» — ведущий фармацевтический дистрибьютор. Имеет 14 современных складских комплексов и 48 офисов продаж. В компании работает более 2000 сотрудников.
Цели проекта:
- Автоматизировать процесс планирования фонда заработной платы организации в разрезе подразделений: создать устойчивое и удобное решение для планирования и контроля бюджета фонда заработной платы.
- Улучшить качество данных: обеспечить высококачественный сбор и обработку данных для формирования бюджета на фонд оплаты труда.
- Повысить прозрачность: создать понятный механизм согласования и утверждения бюджета фонда оплаты труда на всех уровнях управления.
- Контролировать исполнение бюджета: сформировать набор инструментов для мониторинга, анализа и корректировки бюджета в реальном времени.
Задачи проекта:
- Проанализировть существующие процессы: изучить текущий процесс бюджетирования в организации, выявить проблемы и потребности
- Определить требования к модулю: сформировать перечень функциональных требований, включая интерфейсы, отчёты и механизмы взаимодействия.
- Разработать и настроить модуль: создать и адаптировать модификации в «1С:Зарплата и управление персоналом» для учета специфики бюджета компании.
- Реализовать интеграцию с существующими системами: обеспечить взаимодействе нового модуля с другими учетными системами (например, бухгалтерским учетом).
- Провести обучение пользователей: организовать тренинги и подготовительные мероприятия для сотрудников, которые будут работать с модулем.
- Провести тестирование: функциональное и нагрузочное.
- Внедрить модуль в эксплуатацию и организовать техническую поддержку на начальном этапе.
- Отсутствие истории изменений и версионности: сложно отследить цепочку изменений в бюджете.
- Человеческий фактор и ошибки при консолидации: формулы часто сбиваются, цифры из 1С переносятся вручную, что тоже приводит к ошибкам.
- Сложность отслеживания изменений статусов: руководители подразделений не всегда знают на каком этапе находится согласование бюджета и что там изменилось.
- Дублирование данных и отсутствие единой версии правды: нет оперативного консолидирования данных. Отдел мотивации тратит ресурсы на подготовку данных, вместо управления ими.
Ключевая потребность — переход к централизованной системе с жестким контролем версий бюджетов, автоматическим сбором факта и прозрачностью изменений
Проект реализован в качестве расширения для «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП».
Архитектура решения
Документы:
- Планирование премий.
- Планирование бюджета.
- Корректировка бюджета.
- Изменение бюджета.
Отчеты:
- Штатные сотрудники.
- Бюджет на год.
- Сведения по бюджету.
- Финансовый отчет.
- Исполнение бюджета.
- История бюджета.
Ролевая модель:
- руководитель подразделения:
- доступ к данным только своего подразделения;
- запись в документы «Планирование бюджета» и запуск согласования;
- аудитор бюджета:
- просмотр всех бюджетов;
- утверждение согласованных документов бюджет;
- просмотр всех отчетов;
- администратор бюджета:
- полный доступ к конфигурации, настройка правил, создание новых видов премий, назначение мотиваций сотрудникам.
Автоматизировано 125 рабочих мест для руководителей подразделений, департаментов и аудиторов бюджета.
Возможности модуля
Формирование бюджета по подразделению (документ «Планирование бюджета»):
- Автоматическое заполнение всеми сотрудниками подчиненных подразделений и непосредственных подчиненных из других подразделений.
- Информация о должности, дате приема, последняя дата пересмотра зарплаты и текущий ФОТ.
- Детализация ФОТ по месяцам.
- Расчет прироста по каждому сотруднику и в целом по подразделению.
Работа с вакансиями (документ «Планирование бюджета»):
- При планировании бюджета учитываются все вакансии из штатного расписания.
- Есть возможность добавить новую вакансию (позицию) в бюджет с последующим согласованием.
Этапы работы с документом «Планирование бюджета»:
- Согласование.
- Утверждение.
- Принятие.
При переходе документа на новый этап, ответственному за этап приходит уведомление на почту.
После заполнения бюджета руководителем подразделения, документ отправляется по маршруту: согласования (две визы) и утверждения (две визы). После этого документ считается утвержденным. На любом этапе можно отменить согласование и вернуть документ в работу с комментарием. Организована история хранения комментариев и согласований.
Документ «Корректировка бюджета»
После принятия бюджета, все документы блокируется. Изменения можно внести через документ «Корректировка бюджета»
Документ «Изменения бюджета»
В течении года допустимы изменения в бюджете по определенным сценариям. Администратор бюджета может изменить текущий бюджет с определённый даты или на период, чтобы обеспечить полную картину в отчет по контролю бюджета.
Отчеты для контроля бюджета:
- Отчет «Бюджет на год» — итоговая форма отчета по бюджету на год для всей компании.
- Отчет «Бюджет план-факт» — позволяет ежемесячно сравнивать планируемые траты с фактическими, выявлять отклонения и формировать дополнительный отчет по отклонениям в бюджете.
- Отчет «Финансовый отчет по бюджету» — годовое распределение нагрузки для финансового департамента (в разрезе месяцев планирования по различным показателям).
Схема архитектуры
Уникальность проекта заключается в том, что мы не просто фиксируем цифры в Excel-таблице. Мы создаем математическую модель расходов, которая привязана к алгоритмам реального начисления, имеет жесткий регламент согласования и позволяет моделировать сценарии (увеличения штата, изменений KPI). Это позволяет «Гранд Капитал» не просто знать, сколько денег потрачено, а понимать, как каждое управленческое решение (увеличение штата, изменение KPI) повлияет на финансовый результат в реальном времени.
Сократились трудозатраты в подразделениях
Ускорилось получение отчетности
В конце проекта компания «Гранд Капитал» получила:
- Расширение для «1С:Зарплата и управление персоналом» с функционалом бюджетирования ФОТ.
- Автоматизированный расчет плановых премий на основе KPI.
- Прозрачный процесс согласования с историей изменений.
- Отчет «План/Факт» в режиме реального времени.
- Инструмент «Корректировка» и «Изменение бюджета» для гибкого управления бюджетом в течение года.
Показатели экономической эффективности:
- сокращение трудозатрат в различных подразделениях — 50%;
- ускорение получения управленческой отчетности — 75%.
