В компании «Алексион Фарма», официальном дистрибьюторе AstraZeneca в России, построена единая цифровая система управления на базе решений «1С:Управление холдингом» и «1С:Управление аптечной сетью». Ключевая особенность проекта — внедрение интеллектуального контура с ИИ-агентами, которые автоматизируют обработку государственных контрактов (включая OCR и валидацию данных), контроль документов по принципу «четырех глаз» и оптимизацию маршрутов доставки жизненно важных препаратов. Автоматизировано 50 рабочих мест. Система обеспечила кратный рост выручки и объемов отгрузок при сохранении штата, сократила сроки исполнения госконтрактов на 34% и снизила ошибки в документации с 10% до 0,1%.
ООО «Алексион Фарма» является официальным дистрибьютером компании «АстраЗенека» — одного из мировых лидеров в сфере научных исследований и производства современных лекарственных препаратов. Благодаря компании «Алексион Фарма» целый ряд инновационных решений «АстраЗенека» становится более доступным в России.
Ключевая цель проекта состояла в унификации процессов и переходе на современное отечественное решение на платформе «1С:Предприятие». Перед проектной командой стояла задача создать единую систему на базе «1С», обеспечивающую:
- сквозной учет всей деятельности компании — продажи, закупки, складские операции;
- автоматизацию отраслевой специфики и требований регулятора в фармакологической отрасли;
- снижение трудоемкости отражения хозяйственных операций по стандартам РСБУ, МСФО, полностью автоматизированный процесс подготовки регламентированной отчетности, а также консолидированной корпоративной отчетности;
- комплексную увязку финансового контура — казначейства, бюджетирования, планирования и прогнозирования, пакета корпоративной отчётности с оперативным контуром и всеми процессами компании;
- автоматизацию полного цикла работы с государственными контрактами — от тендерной деятельности и CRM до исполнения, контроллинга и закрытия, подготовки комплексной аналитической отчетности с минимизацией ручного труда и снижением ошибок, полную прозрачность процессов, повышение управляемости, качества данных и масштабируемости бизнеса.
До начала проекта учет в компании велся фрагментарно: часть операций — в табличном редакторе, часть — в зарубежной ERP-системе. Такая модель создавала несколько серьезных проблем:
- Зависимость от иностранного ПО. Перенос нормативно-справочной информации, остатков и отраслевой специфики оставался сложной задачей, а использование зарубежной ERP-системы ограничивало развитие и создавало риски непрерывности бизнеса.
- Высокая трудоемкость и ошибки в документах по госконтрактам. В периоды пиковой нагрузки до 10% документов требовали переподписания и повторной доставки; фиксировались замечания грузополучателей в приемке из-за ошибок, выявленных уже после отгрузки. Это увеличивало затраты, осложняло взаимодействие с лечебно-профилактическими учреждениями (ЛПУ) и могло бы негативно повлиять на репутацию компании.
- Неуправляемая логистика. Поставки по каждому госконтракту выполняются более чем в 150 ЛПУ в 80 регионах, но планировались только исходя из дедлайнов соглашения и объемов, без учета стоимости доставки, эффективности и т.д. В результате планирование доставки выполнялось стихийно, значительная часть доставок проводилась зачастую в последний момент с использованием дорогих видов транспорта, включая авиаперевозки.
- Разрозненные данные. Единого информационного пространства не существовало: информация хранилась в отдельных файлах специалистов, в заметках на локальных компьютерах, а часть критически важных сведений — только «в головах» сотрудников. Из-за этого регулярно возникали сбои в коммуникации, с заказчиками и грузополучателями, а работа по госконтрактам велась хаотично в пиковые периоды.
- Критическая зависимость от ключевых сотрудников. Устойчивая работа компании держалась на их присутствии, внимательности и способности быстро реагировать без ошибок. Для компании с амбициозными корпоративными планами ежегодного удвоения объёмов такая модель представляла серьезный риск: при росте нагрузки ручная обработка растущего массива данных и документации стала бы просто невозможной.
Единая цифровая система управления построена на базе решений «1С:Управление холдингом» и «1С:Управление аптечной сетью».
Автоматизированы функции:
- НСИ.
- Бюджетирование и прогнозирование.
- Централизованное казначейство.
- Отчетность для регуляторов.
- Корпоративные закупки.
- Управление имуществом.
- Процессы и согласование.
- Бизнес-анализ и KPI.
- Регламентированный бухгалтерский и налоговый учет.
- Учет по МСФО и консолидация.
- Управленческая и корпоративная отчетность.
- Управление кредитами и депозитами.
- Интеграция.
- EDI.
- Управление затратами и расчет себестоимости.
- Закрытие периода, финансовый результат и контроллинг.
- Расчеты с контрагентами.
- Управление договорами.
Методология проекта
Проект выполнен по гибридной технологии: за основу взята классическая каскадная модель с элементами Agile (гибкой методологии разработки продукта по спринтам), что позволяло в максимально короткие сроки выпускать готовые релизы и передавать их ключевым пользователям для изучения, тестирования и апробации. С учетом сложной ситуации и риска ухода зарубежных вендоров, для максимально быстрого перехода и снижения рисков непрерывности бизнеса, проект был разделен на два этапа:
- Внедрение критичной функциональности, базового контура (MVP). Автоматизация критичных функций оперативного контура, ведения бухгалтерского учета, отчетности по стандартам РСБУ и МСФО. Это обеспечило компании переход на новую платформу и запуск критичных процессов учёта в максимально сжатые сроки.
- Развитие функциональности (очередь 2). Развитие и адаптация процессов, полная автоматизация основных направлений деятельности, включая деятельность по государственным контрактам, дистрибуцию, CRM. Внедрение и запуск контуров финансового учета, планирования, бюджетирования и прогнозирования. Существенное расширение перечня автоматизированной корпоративной и аналитической отчетности.
Именно такой подход позволил быстро запустить устойчивое ядро и последовательно развивать систему без потери управляемости.
Единый цифровой контур управления
В рамках проекта автоматизированы все ключевые процессы предприятия, реализованы интеграции с внешними системами, внедрены механизмы управления затратами, расчета себестоимости, казначейства, контроллинга и корпоративной отчетности. Компания перешла от ручной, трудоемкой и рискованной модели работы к полностью управляемой, масштабируемой цифровой системе.
Ключевые функции предприятия — оперативный учет, планирование, бюджетирование, казначейство и отчетность — объединены в единую систему, в которой данные вводятся один раз и используются во всех процессах без ручной передачи и сверки. Это позволило:
- связать фактические операции с планами и платежами;
- обеспечить прозрачность денежных потоков;
- формировать отчетность на основе единого источника данных;
- управлять ключевыми показателями в онлайн-режиме, анализировать плановые и фактические данные, прогнозировать деятельность и принимать точные управленческие решения.
Мобильное приложение для руководства
Для генерального директора и высшего менеджмента разработано мобильное приложение «1С» с интерактивными дашбордами. Интерфейс обеспечивает оперативный доступ к ключевым показателям деятельности компании в режиме, близком к реальному времени.
В приложении реализована визуализация критически важных метрик:
- средний срок погашения дебиторской задолженности (ДСО) — основной индикатор эффективности исполнения государственных контрактов;
- контроль графиков отгрузок с акцентом на критические отклонения, представленный в виде удобных и содержательных диаграмм;
- оперативные показатели деятельности по закупкам и дистрибуции;
- финансовые метрики — исполнение бюджета, денежный поток и другие агрегированные показатели деятельности, позволяющие отслеживать текущее состояние и динамику бизнеса.
Использование мобильного приложения обеспечивает руководству постоянный доступ к управленческой информации вне зависимости от местоположения, снижает время на подготовку отчетности сотрудниками отдельно для руководства и устраняет необходимость ручного сбора данных из разных источников.
Интеллектуальная автоматизация на базе ИИ-агентов
Ключевой особенностью проекта стало внедрение интеллектуального контура на базе ИИ-агентов, интегрированных с процессами в «1С». Это позволило перейти от традиционной автоматизации операций к интеллектуальной автоматизации бизнес-процессов.
ИИ-агенты обрабатывают исходные государственные контракты и их версии, выполняют OCR-распознавание, нормализацию и аналитическое сравнение, валидацию данных, а также решают задачи оптимизации.
Автоматизированы три ключевых направления:
- Умная обработка и загрузка данных по госконтрактам.
ИИ-агенты выполняют автоматическое чтение и обработку государственных контрактов объемом до 80 страниц из неструктурированных текстовых или PDF файлов: извлекают значимые данные, разбирают сложные таблицы распределения поставок, выполняют нормализацию и валидацию информации и передают распознанные данные в машиночитаемом формате JSON. Обработчик в «1С» подхватывает их и автоматически загружает в систему готовый многостраничный документ с исходными условиями поставки.
До внедрения этот процесс занимал от двух до четырёх часов и сопровождался высоким риском ошибок: исполнитель ГК должен дословно соблюдать написание адресов, сокращений и других значимых реквизитов, которые могут отличаться даже для одного грузополучателя от контракта к контракту. Ручная точность такого уровня практически недостижима.
Дополнительно реализован автоматический анализ изменений между версиями государственных контрактов и дополнительными соглашениями. Теперь в компании ручная сверка документов больше не требуется, а риски ошибок при исполнении критично важных поставок практически исключены.
- Интеллектуальная валидация и контроль по принципу «четырех глаз».
ИИ-агенты выполняют роль независимого валидатора и контролера по принципу «четырех глаз», регламентированного корпоративными стандартами для критически важных операций, к которым относятся все операции в рамках государственных контрактов.
В рамках этого направления разработан и интегрирован с «1С» ИИ-агент, который:
- выполняет OCR-распознавание непечатных форматов первичных документов (сканы УПД, отчетные формы);
- валидирует данные обязательных полей, сопоставляя их с условиями госконтракта и накопленной корпоративной статистикой;
- формирует подробный отчет о расхождениях и создает задачу исполнителю — либо отмечает успешное прохождение контроля и автоматически отправляет документы по электронной почте.
В рамках одного госконтракта каждому грузополучателю готовится комплект из 6–8 документов, то есть объем критически важной первичной документации по одному контракту может достигать 600 экземпляров. Ручная проверка такого объема практически невозможна. Механизм независимого контроля встроен в процесс контроллинга соответствия отгрузочных документов требованиям контрактов и полностью заменил дополнительного сотрудника-контролера. Это существенно ускорило документооборот и снизило количество ошибок и возвратов документов с 10% до автоматизации до 0,1% в настоящее время.
- Интеллектуальная логистика.
ИИ-агенты участвуют в формировании и оптимизации маршрутов доставки с учетом условий контрактов, географии, сроков, тарифов и исторической статистики коммуникаций и истории взаимодействия, накопленными в подсистеме CRM, обеспечивая оптимальный баланс между стоимостью и сроками. При расчете оптимального маршрута учитывается не только стоимость перевозки, но и тарифы транспортной компании на аренду термоконтейнеров, геолокационных датчиков и другие отраслевые условия. На момент выбора архитектуры под данную задачу проектная команда пришла к выводу, что существующие решения из допустимого ценового сегмента на рынке не подходили полностью, в связи с отраслевой спецификой, наличием дополнительных условий перевозок, а также отсутствием постоянного автопарка. В связи с этим проектная команда приняла решения разработки отдельных ИИ-агентов для решения задач оптимизации маршрутов при планировании доставки. Оптимизация построена как многокритериальная задача: агент-оркестратор последовательно применяет несколько сценариев — подбор подходящего перевозчика, расчет комбинированных тарифов, проверка временных окон, сравнение альтернатив с учётом исторических данных по срокам и грузополучателям.
Внедренный функционал позволил:
- сократить время на планирование доставки и приступать к отгрузке препаратов в максимально короткие сроки — на следующий день после подписания госконтракта;
- сделать логистику управляемой и прозрачной, снизить затраты на доставку и обеспечить автоматический баланс «стоимость — срок»;
- контролировать фактические и плановые затраты с помощью встроенных аналитических инструментов и оценивать эффективность доставки по каждому госконтракту, анализировать и устранять негативные паттерны, системно улучшая процесс.
Архитектура интеллектуального контура
Интеллектуальный контур развернут локально, на серверах заказчика, и полностью изолирован от интернета — ни одна единица чувствительных данных не передаётся во внешние системы. Взаимодействие пользователей и системы построено по простой схеме: пользователи «1С» запрашивают обработку документов по государственным контрактам через отдельное АРМ «1С», а администратор контролирует работу контура через веб-интерфейс по HTTPS. Оркестратор собирает нужную цепочку сервисов под каждую задачу — от распознавания сканов до валидации и возврата результата в «1С». Реализован принцип «единого окна», с каким бы запросом пользователь ни обратился бы к ИИ-лаборатории, оркестрация задачи, поиск решения, обработка результатов, передача результата обратно остается невидимой пользователю: однажды запросив из «1С» формы, пользователь так же получает результат — в той же «1С» форме.
В компании сформирован единый интеллектуальный контур управления, обеспечивший прозрачность и полный контроль бизнеса в режиме «день в день», упрощающий рутинную работу специалистов и минимизирующий объем человеческих ошибок.
Операционные результаты
- Трудозатраты по основным оперативным процессам, ведения регламентированного учета сократились более чем 4 раза, что позволило распределить растущую нагрузку, вызванную ростом компании между сотрудниками, без увеличения штата.
- Срок исполнения и оплаты государственных контрактов ДСО сократился на 34%.
- Количество ошибок в документации снизилось с 10% до 0,1%.
- Скорость обработки заказов увеличилась в 4,5 раза.
- Управленческая отчетность, ранее формируемая в течение дней и недель, теперь доступна за несколько секунд — ускорение более чем в 6,4 раза.
- Сроки подготовки отчетности по МСФО сократились на 35%.
Финансовые результаты
- Затраты на логистику снизились на 18,4% — за счет внедрения контура управления логистикой и повышения управляемости процессов доставки.
- Сокращение сроков исполнения заказов и получения оплаты по ним — на 34%.
- Оборачиваемость запасов выросла в 7 раз, компания использует модель «нулевых» складских остатков.
- За два года объем отгрузок в натуральном выражении увеличился более чем в 7 раз, выручка выросла в 2,97 раза при сохранении численности персонала.
Импортозамещение и отраслевое соответствие
Проект обеспечил полное импортозамещение ERP-системы без потери качества управления. Система успешно прошла аудит со стороны одной из компаний «большой четверки» на соответствие основным требованиям SOX (Сарбейнса-Оксли акта) и GDP (отраслевым стандартам надлежащей дистрибьюторской практики), подтвердив высокий уровень надежности, прослеживаемости и соответствия отраслевым стандартам.
Социальная значимость
Социальная значимость проекта обусловлена спецификой деятельности компании: «Алексион Фарма» является дистрибьютором препаратов (Канума, Стрензик, Коселуго), применяемых при редких и тяжелых заболеваниях, где своевременность терапии имеет критическое значение для непрерывности лечения, от которой зависят качество жизни пациентов.
