Фармацевтическая компания «Верофарм» построила единую систему управления персоналом и расчёта заработной платы, которая позволила консолидировать учётную информацию центрального офиса и производственных площадок компании в разных городах России, а также унифицировать процессы кадрового учёта, учёта рабочего времени, мотивации сотрудников и расчёта заработной платы. Единая система построена на базе продукта «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». Информационная система позволяет формировать отчётность по кадрам и заработной плате в том числе для иностранных акционеров компании на английском языке. В результате сроки расчёта заработной платы сократились примерно на 25%, а сроки подготовки консолидированной отчётности в пенсионный фонд и фонды социального страхования сократились с недели до одного-двух дней.
Фармацевтическая компания «Верофарм» — один из ведущих российских производителей лекарств и изделий медицинского назначения, специализируется в таких направлениях, как онкология, женское здоровье, гастроэнтерология, инфекционные заболевания, дерматология и неврология. Продуктовый портфель насчитывает более 300 наименований. Компания имеет несколько собственных заводов в разных городах России. В 2014 году «Верофарм» вошла в состав компании Abbott, одного из лидеров мировой отрасли здравоохранения.
Основная цель проекта — сокращение трудозатрат и временных издержек, связанных с ведением кадрового учёта в центральном офисе и филиалах, расчёта заработной платы и подготовкой регламентированной отчётности в пенсионный фонд и фонды социального страхования. Поставленная цель достигалась через централизацию учётной информации и объединение учётных систем центрального офиса и трёх филиалов.
Задачи проекта:
- унификация правил учёта;
- объединение отдельных учётных систем всех филиалов в единую систему управления персоналом и расчёта заработной платы;
- обеспечение возможности формирования консолидированной отчётности;
- интеграция системы управления персоналом и расчёта заработной платы с другими учётными системами группы компании.
До старта проекта все филиалы и производственные площадки осуществляли учёт с использованием информационных систем на различных платформах, в том числе на платформе «1С:Предприятие». Различия в методиках ведения учёта и отсутствие механизмов интеграции не позволяло автоматически получить консолидированную отчётность.
Единая система управления персоналом и расчёта заработной платы построена на базе продукта «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». Были автоматизированы следующие функциональные блоки:
- кадровый учёт,
- расчёт зарплаты,
- учёт рабочего времени,
- управление мотивацией сотрудников по KPI.
Были разработаны унифицированные формы внутренних документов, правила и алгоритмы ведения учёта, обеспечивающие сопоставимость данных при консолидации.
Единая система управления персоналом и расчёта заработной платы построена на пяти распределённых информационных базах. В центральной информационной базе собирается информация из территориально удалённых информационных баз, расположенных на производственных площадках. В каждом из территориальных узлов с программой работает до 50 пользователей. Учётная информация направляется из периферийных баз в центральную, нормативно-справочная информация направляется из центральной базы данных в базы филиалов. Таким же образом осуществляется модификация системы. Из центральной базы осуществляется автоматический обмен с консолидирующей базой данных, позволяющий формировать общую регламентированную отчётность.
Благодаря возможностям платформы «1С:Предприятие 8» были разработаны механизмы интеграции с другими учётными системами группы компаний, позволяющие осуществлять обмен и синхронизацию данных в автоматическом режиме.
Автоматизировано 200 рабочих мест. Суммарный объём работ, выполненных проектной командой, составил 4000 человеко-часов.
Особенность проекта — полный цикл мероприятий, необходимых для создания информационной системы: проектирование системы учёта, разработка системы и методологический консалтинг. Консалтинг был направлен на методическое обеспечение проекта и унификацию методик учёта территориально распределённого предприятия. В рамках проекта были разработаны унифицированные правила расчёта заработной платы, регламент ведения кадрового учёта, содержащий единые правила, ответственных и сроки выполнения операций, а также единые положения и формы первичных документов.
В связи с тем, что компания «Верофарм» вошла в состав компании химико-фармацевтической корпорации Abbott, возникла необходимость адаптации типового решения для формирования отчётности на английском языке. Было реализовано хранение информации на двух языках и возможность отображения её в отчётах.
Компания достигла поставленных целей, связанных с сокращением трудозатрат и временных издержек по ведению учёта и подготовки отчётности:
- сроки расчёта заработной платы сократились примерно на 25%;
- разработанная система позволила компании формировать в автоматическом режиме консолидированную отчётность, до объединения информационных систем такая возможность существовала только вручную;
- сроки подготовки консолидированной отчётности в пенсионный фонд и фонды социального страхования сократились с недели до одного-двух дней;
- временные затраты на проверку и аудит учёта сократились в три раза, в том числе из-за отсутствия необходимости командировок.
В связи с развитием компании объём отчётности увеличился в два раза (формирование отчётности на английском языке), однако это не потребовало увеличения количества персонала компании. Все эти результаты стали возможны благодаря объединению в единую систему управления персоналом и расчёта заработной платы подразделений, находящихся на различных территориях.
