Компания «Пиастрелла» разработала информационную систему на базе решения «1С:Комплексная автоматизация 2».Выполнена настройка и адаптация типовой конфигурации под требования компании, осуществлена миграция данных, проведено обучение сотрудников, подготовка системы и сотрудников к запуску и запуск системы в промышленную эксплуатацию. В результате внедрения ускорилась обработка информации и подготовка отчетности для руководства компании, улучшилась аналитика и контроль за операциями.
АО ТЦ «Пиастрелла» с 1997 года осуществляет оптовую торговлю и розничную торговлю строительных и отделочных материалов (плитка керамическая, керамогранит, сухие смеси), сантехники, мебели для ванных комнат, ванн и душевых кабин.
Цели проекта:
- Повысить эффективность управления компанией, обеспечив полноту, достоверность, своевременность информации, требуемой для целей управления.
- Повысить качество и оперативность получения данных, необходимых для принятия управленческих решений.
- Обеспечить своевременный учет изменений законодательства РФ.
- Оптимизировать архитектуру информационной системы для консолидации оперативного учета.
- Повысить эффективность работы сотрудников за счет настройки интерфейсов и рабочих мест с необходимым функционалом.
- За счет возможностей современной платформы «1С:Предприятие 8» повысить безопасность информации и данных в информационной системе с учетом большого объема данных и операций, и пользователей.
Задачи проекта:
- Спланировать и реализовать необходимую функциональность новой информационной системы, в том числе обеспечить необходимую конфиденциальность за счет настройки прав и доступов пользователей системы.
- Спланировать и реализовать миграцию данных из старой информационной системы.
- Осуществить плавный поэтапный переход на новую систему учета всех подразделений.
На момент решения о переходе на новую информационную систему учет по подразделениям в компании осуществлялся в нескольких разных информационных базах на платформе «1С:Предприятие 7.7», что обуславливало существенные сложности в работе системы, и в консолидации учетной информации. Было невозможно оперативно получать отчетность по запросам руководства в разрезе подразделений и направлений деятельности, подготовка подобной отчетности занимала существенное время ответственных сотрудников.
Основная причина, по которой старая информационная система была распределена по нескольким информационным базам — это ограничения платформы «1С:Предприятие 7.7» по работе с большими объемами данных, которые требовалось вести на предприятии.
Кроме этого прежняя система на момент решения о переходе уже довольно сильно устарела и не отвечала текущим требования функциональности, производительности и стабильности работы системы.
Дополнительные функциональные требования, которые уже имелись в типовых поставках современных систем учета, приходилось дорабатывать и внедрять с нуля, что влекло за собой существенные затраты времени технических специалистов и ключевых пользователей. При этом такие доработки старой системы и не соответствие платформы «1С:Предприятие 7.7» современным требованиям производительности и стабильности работы информационных систем дополнительно увеличивали стоимость содержания и эксплуатации.
По этим причинам и прочим уже нельзя было откладывать переход на современную учетную систему. Выбор команды для обследования и дальнейшего внедрения был сделан в пользу компании «Айтекс-1С». К моменту начала обследования перехода на «1С:Комплексную автоматизацию 2» компания «Айтекс-1С» уже зарекомендовала себя, свой подход и компетенции специалистов проектной команды, успешно реализовав переход на новую систему расчета зарплаты и управление персоналом на базе прикладного решения «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» в компании.
Новая информационная система на базе «1С:Комплексная автоматизация 2» охватила все ключевые сферы финансово-хозяйственной деятельности компании и автоматизировала учет в единой информационной базе по подразделениям компании:
- Департамент операционного контроля и учета.
- Отдел продаж (оптовые продажи).
- Отдел розничной торговли.
- Служба складской логистики (склады товаров).
- Отдел снабжения.
- Служба доставки (транспортная логистика).
- Бухгалтерия.
- Служба безопасности.
- Планово-экономический отдел (ПЭО).
- Отдел управления персоналом.
- Юридический отдел.
Общее число автоматизированных рабочих мест: 250
Практически для каждого функционального блока конфигурации «1С:Комплексная автоматизация 2» и целей учета данных в подразделениях были выполнены доработки конфигурации и доработки расширений.
Также были доработаны права доступа пользователей, доработаны механизмы выгрузки данных в систему регламентированного учета и др. системы, доработаны рабочие места, необходимые печатные формы и отчеты, были реализованы необходимые механизмы переноса первоначальных данных и выполнен перенос первоначальных данных.
Схема архитектуры
Одним из важнейших моментов при планировании и реализации проекта было осуществить плавный переход всех подразделений компании на новую информационную систему без остановки деятельности компании.
На момент перехода учет в головной организации и в части обособленных подразделений велся в разных информационных базах. Для реализации целей проекта необходимо было поэтапно объединить все подразделения (порядка 18 обособленных подразделений и примерно 250 одновременно работающих пользователей в информационной системе) и головную организацию в единой информационной базе.
Дополнительную сложность проекта придавало то, что во всех подразделениях компании осуществляется постоянная торговая деятельность (оптовые и розничные продажи), и критически важно было не допустить остановки оперативной деятельности подразделений.
С учетом специфики деятельности и целей перехода на новую информационную систему была выбрана концепция внедрения — разбить внедрение на этапы, путем дробления внедряемого функционала, чтобы упростить внедрение на каждом этапе и сократить время запуска системы в промышленную эксплуатацию на первом этапе.
Всего было выделено 4 крупных этапа (очереди работ) проекта. В последствии при реализации проекта получилось объединить в один 3-ий и 4-ый этапы проекта.
К реализации проекта приступили в январе 2022 года.
На первом этапе выполнили переход для информационной базы головной организации в части оптовых продаж. Для этого спланировали и адаптировали основную необходимую функциональность в новой информационной системе, выполнили тестовую эксплуатацию и обучение пользователей информационной базы головной организации, отладили замечания и осуществили запуск новой информационной системы.
На втором этапе выполнили переход для информационной базы головной организации в части розничных продаж по аналогичному сценарию.
После выполнения первых двух этапов основные функциональные задачи для новой информационной системы были реализованы, и система была готова к переходу пользователей оставшихся информационных баз филиалов.
На третьем этапе перевели в новую систему пользователей информационных баз филиалов. Изначально планировалось разделить переход пользователей баз филиалов на два этапа — перевести отдельно пользователей в части оптовых продаж, и отдельно пользователей в части розничных продаж. Но после успешного завершения второго этапа проекта, учитывая готовности новой системы и готовность ключевых пользователей к запуску было принято решение объединить задачи в один этап. Данное решение позволило ускорить итоговые результаты проекта и сократить общие инвестиции на проект.
После выполнения последнего этапа работ проект был успешно завершен и система была запущена в промышленную эксплуатацию с 01.07.2024 года.
Сотрудничество с компанией «Айтекс-1С» продолжается в рамках договора сопровождения, консультации по работе ведутся уже в новой учетной системе. Также компания «Айтекс-1С» помогает реализовывать новые функциональные задачи в «1С:Комплексная автоматизация 2» с помощью типовых возможностей программы и дополнительных доработок.
Внедрение новой системы на базе решения «1С:Комплексная автоматизация 2» на современной платформе «1С:Предприятие 8» помогло ускорить процессы учета. Система обеспечивает необходимую полноту и достоверность данных учета, что помогает принимать необходимые управленческие решения.
Переход на работу в единой информационной базе решил задачу консолидации оперативного и бухгалтерского учета по всем подразделениям компании, что дает возможность в оперативном формировании необходимой отчетности.
В результате внедрения в помощь пользователям были реализованы дополнительные специальные функциональные возможности программы, которые помогли сделать переход более комфортным и повысили эффективность работы сотрудников.
Экономический эффект внедрения
- Сокращение трудозатрат на 75%:
- регистрация и изменение реквизитов номенклатуры;
- регистрация и изменение цен номенклатуры.
- Исключение трудозатрат:
- формирование управленческой отчетности, утвержденной на предприятии к использованию, за счет автоматической рассылки отчетов;
- участие бухгалтера в распределении денежных средств, поступающих от покупателей, между заказами клиентов;
- формирование реализаций по отгрузкам розничных покупателей;
- обмен товарами, ценами, остатками с сайтом;
- контроль со стороны отделов продаж поступления ожидаемых товаров для последующего резервирования в заказах клиентов;
- оформление счетов на оплату с фотографиями товаров;
- регистрация в учетной системе типового договора продажи в момент регистрации клиента;
- контроль сроков завершения действия договоров поручительства;
- формирование и выгрузка отчетности для поставщиков.
- Снижение трудозатрат:
- 50% — формирование отчета по показателям эффективности, участвующим в мотивации, работы менеджера/отдела;
- 50% — контроль оригиналов документов, в том числе на уровне менеджера отдела продаж;
- 50% — контроль этапов состояния сделки/заказов клиентов, оплата, отгрузка и тп.;
- 50% — контроль соответствия заказа клиента требованиям локально нормативных актов, реализована возможность кратного увеличения требования к оформлению заказов клиентов. Запрет отгрузки в связи с имеющейся у клиента просроченной дебиторской задолженностью, недостаточности внесенного аванса, нарушение размера допустимой дебиторской задолженности, наличие разрешения на отгрузку от СБ, минимальные цены. Визуализация уровня цен в заказе относительно минимальных цен, наличия согласования отгрузки с нарушением минимальных цен. Соответствия дат доставки товара клиентам, датам по которым осуществляется доставка по данным направлениям и контроль свободного места (вес, объем) в машине на дату для заказа;
- 50% — прием оплат торговых залах собственной розничной сети. Помимо оптимизации процесса дополнительно настроен способ оплаты через QR СБП и ссылку;
- 50% — контроль кассовой дисциплины;
- 50% — регистрация заявления о ввозе из ЕАЭС, в том числе оформление ДОПП;
- 70% — регистрация приобретений услуг и прочих активов от перевозчиков по заданиям на перевозку, включающим в себя множество перевозок;
- 70% — распределение итоговой стоимости доставки по заданию на перевозку, согласованной с перевозчиком, между заказами клиентов, в зависимости от соотношения веса и занимаемого объема. Учтено наличие легких, но объемных товаров и тяжелых, низкообъемных;
- 100% — СМС уведомление покупателей о переносе даты доставки;
- 100% — расчет стоимости перевозки покупателя и подъема товара на этаж в момент оформления заказа;
- 50% — контроль емкости склада, лимитирование объема хранящейся и поступающей продукции;
- 100% — подбор в сборочный лист склада составных товаров, хранящихся отдельно, для комплекта, душевые кабины, ванны, наборы мебели.
Проект был довольно крупный, объем выполненных работ соответствующий масштабу проекта, поэтому выше приведкн список лишь части из всего перечня экономического эффекта по сокращению трудозатрат.
