Кадровый документооборот группы предприятий «Готэк» переведен в электронный вид на базе решений «1С:Зарплата управление персоналом КОРП» и «1С:Кабинет сотрудника». Сервисом ежедневно пользуются более 3 тысяч сотрудников производственных площадок и офисных подразделений 9 юридических лиц. Настроены специальные сценарии оформления документов для непрерывного производства 24/7. Проведена масштабная настройка индивидуальных правил согласования. Добавлено 20 печатных форм по заявлениям к функционалу «1С:Кабинет сотрудника» и 4 новые печатные формы в «1С:Зарплата и управление персоналом». В результате в среднем на 50% сократилось количество шагов и время согласования типовых кадровых операций.
Группа предприятий «Готэк» — это крупнейший производитель упаковочных материалов в Центральной России. Входит в топ-5 производителей упаковки из гофрокартона. Производственные площадки распределены по разным регионам. Управляющая компания находится в Москве, с филиалом в Железногорске. В компании работают более 3000 сотрудников.
Цель проекта: снизить трудоемкость работ в подразделении при переводе кадрового документооборота в электронный вид на базе сервиса «1С:Кабинет сотрудника».
Задачи проекта:
- Внедрить использование юридически значимых электронных подписей для оформления и согласования кадровых документов.
- Обеспечить круглосуточную работу кадровых процессов (24/7) для безостановочного производства за счет настройки специальных сценариев для выхода и перевода сотрудников на внеплановые смены.
- Сократить сроки согласования заявлений сотрудников и сроки ознакомления с расчетными листками.
- Интегрировать «1С:Кабинет сотрудника» с централизованной системой «1С:Зарплата и управление персоналом» и выстроить единый контур КЭДО для управляющей компании и филиалов.
В феврале 2025 года команда «1С‑Рарус» завершила проект централизации кадрового учета и расчета зарплаты для 7 юридических лиц группы предприятий «Готэк», без единого контура КЭДО. Кадровые документы (заявления, приказы, согласования) продолжали оформлять преимущественно на бумаге, электронные подписи использовали точечно.
Для многих операций требовалось личное присутствие сотрудника или обмен сканами, согласования проходили через подразделения департамента управления персоналом, приемные руководителей предприятий, что увеличивало сроки обработки документов и создавало дополнительные организационные риски. Безостановочный характер производства (смены 24/7) осложнял оперативное оформление внеплановых выходов и переводов, особенно в ночные смены и выходные дни.
Поэтому дальнейшим шагом стало масштабирование системы: перед проектной командой «1С-Рарус» была поставлена цель дополнить централизованный контур кадровым электронным документооборотом и сервисом «1С:Кабинет сотрудника». Требовалось перевести процессы по кадровому документообороту в электронный формат и сделать их доступными для сотрудников всех предприятий группы.
Единый контур КЭДО для управляющей компании и филиалов построен на базе «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Кабинет сотрудника». Исходно кадровый учет велся в двух базах: головной организации и филиала. Это не позволяло корректно выстроить сквозные маршруты согласования между УК и филиалом. Совместно с заказчиком проведена работа по объединению баз и стыковке справочников и ролей так, чтобы согласующие лица могли работать с документами сотрудников из разных подразделений в едином контуре «1С:Кабинет сотрудника». Сервис интегрирован с обеими базами и обеспечивает полный цикл работы с кадровыми документами.
Маршрутизация документов учитывает организационную структуру АО «УК ГП «Готэк»: заявления направляются на согласование начальникам смен, руководителям, HR‑специалистам и бухгалтерам с учетом того, относятся ли они к управляющей компании или к филиалу.
Разграничение доступа реализовано через отдельные роли для сотрудников, руководителей, начальников смен и ответственных по КЭДО. При этом пользователям показываются только те виды документов, которые реально используются в их роли (например, скрыты неиспользуемые виды заявлений и командировок).
Масштаб проекта:
- Количество автоматизированных рабочих мест: 3 800.
- Количество юридических лиц, работающих в едином контуре КЭДО: 9.
- Количество обученных сотрудников (бухгалтерия и отделы кадров): 44.
- Инструкции по работе с сервисом для разных ролей сотрудников: 3.
- Дополнительные печатные формы в «1С:Кабинет сотрудника»: 20.
- Дополнительные печатные формы в «1С:ЗУП»: 4.
- Дополнительные маршруты согласования заявлений: 15.
Специальные сценарии оформления документов для непрерывного производства 24/7
Система настраивалась так, чтобы кадровые документы можно было инициировать и согласовывать в любое время суток, включая ночные смены и выходные. Реализованы специальные сценарии обработки внеплановых заявлений для рабочего персонала, когда согласование переносится с кадровой службы на руководителя производственного подразделения, работающего в сменном режиме.
Процесс оформления внепланового выхода сотрудника на работу
На схеме показан пример процесса оформления внепланового выхода сотрудника на работу через личный кабинет. Сотрудник подает заявление, руководитель производственного подразделения, который в нерабочий день находится на смене, согласует заявление в своем интерфейсе. Далее «1С:Зарплата и управление персоналрм» автоматически формируется комплект кадровых документов, который подписывается с использованием УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи) и оформленных МЧД (машиночитаемых доверенностей), подтверждающих полномочия подписантов.
Благодаря настроенным правам и маршрутам согласования внеплановые выходы и другие срочные кадровые ситуации оформляются напрямую через сотрудников и руководителя производственного подразделения. Данный функционал обеспечивает точное следование нормам трудового законодательства и минимизирует риски их несоблюдения.
Масштабная настройка индивидуальных правил согласования
Для каждого типа заявления (всего порядка 40 видов, включая внеплановые выходы, изменения условий, приказы выходного дня и др.) настроены базовые маршруты согласования и «правила‑исключения» для нестандартных ситуаций. На уровне каждого юридического лица для одного заявления действует 10-15 дополнительных правил согласования, что позволяет учитывать сложную организационную структуру и разные схемы подчиненности.
Адаптация печатных форм под кадровые регламенты заказчика
В рамках адаптации кадрового электронного документооборота под реальные процессы ГП «Готэк» выполнена доработка печатных форм и связанных с ними механизмов.
Типовые формы не в полной мере соответствовали требованиям заказчика, так как на предприятии к моменту внедрения уже существовали собственные устоявшиеся форматы кадровых документов и регламенты их оформления. Ранее часть этих документов использовалась в другой учетной системе, часть — в бумажном виде, поэтому при переходе на КЭДО потребовалось не просто «оцифровать» документы, а воспроизвести привычную для заказчика логику работы в новом цифровом контуре.
В «1С:Зарплата и управление персоналом» добавлены 4 печатные формы:
- Приказ о кадровом переводе.
- Дополнительное соглашение к кадровому переводу.
- Приказ о работе в выходные дни.
- Приказ об индексации заработка.
Новая печатная форма «Приказ об индексации заработка»
Наиболее показательной стала доработка приказа об индексации заработка. В типовом варианте такой приказ не отправляется в кабинет сотрудника и формируется общей таблицей по всем сотрудникам. Тогда как для ГП «Готэк» реализована персональная печатная форма для каждого работника с выводом коэффициента индексации, изменившегося оклада или часовой тарифной ставки и должности сотрудника.
Сложность доработок была связана с тем, что менялась не только форма документа, но и сам механизм расчета отдельных реквизитов. Например, коэффициент индексации для ГП «Готэк» в ряде случаев должен рассчитываться не напрямую из документа, как в типовой поставке, а собираться из нескольких регистров с учетом внутренних правил компании.
К типовому функционалу «1С:Кабинет сотрудника» добавлено 20 печатных форм по заявлениям, в том числе внеплановым:
- о переводах различных категорий сотрудников;
- на донорский день;
- на диспансеризацию;
- о дополнительных днях отдыха;
- о переносе отпуска (основной и дополнительные);
- на перечисление зарплаты в банк заработной платы;
- об увольнении.
Печатные формы интегрированы в общий процесс согласования и подписания кадровых документов, чтобы сотрудники получали на подпись уже корректно сформированные документы, соответствующие внутренним требованиям компании. Благодаря адаптации печатных форм сотрудники и руководители работают в едином цифровом контуре без возврата к бумажным документам для отдельных «нестандартных» кадровых операций.
Сократилось количество шагов и время согласования типовых кадровых операций
- Кадровый документооборот переведен в электронный формат. Единым сервисом «1С:Кабинет сотрудника» для группы предприятий «Готэк» ежедневно пользуются более 3 тысяч сотрудников производственных площадок и офисных подразделений 9 юридических лиц (операторы линий, рабочие смен, мастера, линейные руководители, специалисты и руководители офисных служб).
- Обеспечено оперативное оформление документов для круглосуточных смен: внеплановые выходы, работа в выходные и праздничные дни, экстренные изменения графика теперь оформляются в момент принятия решения через личный кабинет силами сотрудников и начальников смен, без ожидания выхода кадровиков на рабочее место.
- Создана техническая основа для дальнейшего расширения КЭДО: архитектура позволила без изменений базовой схемы подключить еще два юридических лица (ООО «Готэк‑Полипак Арамиль» и ООО «Готэк‑Полипак Переславль») и дает возможность в дальнейшем добавлять новые площадки и процессы.
- Доработаны и включены в контур КЭДО дополнительные виды заявлений и печатных форм, что позволило перенести в электронный формат не только типовые, но и специфичные для ГП «Готэк» кадровые сценарии, ранее реализованные только на бумаге или во внутренних форматах компании.
- В среднем на 50% сократилось количество шагов и время согласования типовых кадровых операций (оформление отпуска, согласование внепланового выхода, изменение графика и др.) за счет прямого согласования у начальников смен и линейных руководителей.
