В группе компаний Рексофт построили единую систему финансового управления и управленческого учета на базе «1С:Управление холдингом». Решение объединяет казначейство, управление договорами и закупками, бюджетирование, учет по РСБУ, управленческий учет и МСФО. Проект направлен на сокращение ручной обработки и повторного ввода данных, стандартизацию финансовых процессов, ускорение подготовки отчетности и повышение прозрачности согласования договоров и заявок на оплату.
«Рексофт» (Reksoft) — российская технологическая компания, которая помогает бизнесу внедрять инновации и проходить цифровую трансформацию. Оказывает полный спектр услуг: консалтинг, разработка ПО, промышленная автоматизация, сопровождение и эксплуатация. В Рексофт работает более 1500 человек.
Бизнес-цели проекта:
- Создать единый источник управленческих данных по группе компаний вместо разрозненных систем и Excel-файлов.
- Сократить время на сбор и обработку информации для оценки финансово-хозяйственной деятельности.
- Ускорить и сделать прозрачнее формирование данных для оценки финансово-хозяйственной деятельности группы.
- Сократить повторный ввод информации и стандартизировать финансовые процессы группы.
- Ускорить согласование договоров и заявок на оплату, обеспечить прозрачность статусов и ответственности участников.
- Обеспечить анализ затрат и финансовых результатов в разрезе проектов.
Задачи проекта:
- Автоматизировать в «1С:Управление холдингом» казначейство, управление договорами и закупками, бюджетирование.
- Организовать параллельное ведение учета по РСБУ, управленческого учета и учета по МСФО.
- Настроить сквозную проектную аналитику и распределение зарплатных затрат пропорционально отработанному времени.
- Сформировать единые справочники нормативно-справочной информации.
- Настроить маршруты согласования, права доступа и автоматические уведомления.
- Обеспечить интеграцию «1С:Управление холдингом» с 10+ внутренними системами компании.
- Подготовить перенос данных и вывод из эксплуатации исторических систем, включая Navision и Lotus Domino.
Финансовые процессы группы поддерживались множеством взаимосвязанных систем, включая Navision и Lotus Domino. Часть информации формировалась и хранилась в отдельных Excel-файлах.
Для подготовки данных к анализу требовались ручная обработка, дополнение и сверка информации. Это увеличивало время подготовки отчетности и затрудняло оперативную оценку финансово-хозяйственной деятельности группы.
Единая нормативно-справочная информация отсутствовала. Функциональность исторических систем и методики работы с ними не были полностью формализованы, поэтому переход на новую платформу требовал не только переноса данных, но и проектирования общих справочников и согласования правил работы.
Основой нового финансового контура выступает «1С:Управление холдингом». Решение объединяет следующие направления:
- Казначейство — согласование и исполнение заявок на оплату.
- Управление договорами — учет договоров и их согласование по маршрутам, согласованным с бизнесом.
- Управление закупками — поддержка закупочных процессов.
- Бюджетирование — поддержка бюджетного процесса и план-фактного анализа.
- Учет и отчетность — учет по РСБУ, управленческий учет и учет по МСФО. Для ведения учета по МСФО используется встроенная подсистема.
- Проектная аналитика — учет затрат по проектам, включая распределение зарплатных затрат пропорционально отработанному времени.
- Нормативно-справочная информация — общие справочники для финансовых процессов группы компаний.
- Управление доступом и уведомления — разграничение прав пользователей и автоматическое информирование участников процессов.
Схема архитектуры
Масштаб: 10+ юрлиц в организационном периметре, 10+ систем для замещения.
- Единая проектная аналитика для трех видов учета. В решении организуются учет по РСБУ, управленческий учет и учет по МСФО с общей проектной аналитикой. Распределение зарплатных затрат по отработанному времени связывает данные о трудозатратах с финансовыми показателями проектов. Это позволяет учитывать соответствующие расходы при расчете себестоимости и анализе результатов проектов.
- Бюджетирование и учет в одной базе. Подсистемы бюджетирования, управленческого учета и учета по МСФО используются в одной базе «1С:Управление холдингом». Такое построение решения создает единую основу для сопоставления плановых и фактических показателей.
- Перестройка разрозненного информационного ландшафта. Переход выполнялся в условиях отсутствия единой НСИ и неполной документации по историческим системам. В рамках проекта справочники проектировались заново, а перенос данных планировался с учетом последующего вывода прежних решений из эксплуатации. Таким образом, проект включает не только внедрение новой системы, но и формирование общих правил работы с финансовыми данными группы.
- Участие бизнеса в настройке процессов. Маршруты согласования договоров и заявок на оплату прорабатывались совместно с бизнесом, чтобы учесть фактические роли участников и требования к прохождению документов.
Ускорилась подготовка управленческой и международной отчетности
В рамках внедрения «1С:Управление холдингом» ключевые финансовые процессы группы компаний переведены из разрозненных систем и Excel-файлов в единую информационную среду. Проект объединяет казначейство, управление договорами и закупками, бюджетирование, учет по РСБУ, управленческий учет и учет по МСФО. Вместо отдельной обработки информации в разных инструментах формируется единая основа для ведения учёта, подготовки отчётности и анализа деятельности группы.
Основные результаты:
- Единые справочники нормативно-справочной информации. Финансовые процессы используют общую НСИ, что создаёт основу для сопоставимости данных между компаниями группы и видами учета.
- Автоматизация сбора данных. Сбор информации в единой базе сокращает объем ее ручного переноса и дополнительной обработки при подготовке отчетности.
- Регламентированное согласование документов. Для договоров и заявок на оплату настроены маршруты согласования. Участники получают автоматические уведомления и могут отслеживать текущий статус документа.
- Сквозная проектная аналитика. Реализовано распределение затрат по проектам, включая зарплатные затраты пропорционально отработанному времени. Это позволяет учитывать их при расчете себестоимости и анализе финансовых результатов проектов.
- Единая среда финансового управления. Данные казначейства, бюджетирования и учета объединяются в одном информационном контуре для анализа денежных потоков, исполнения бюджетов и результатов деятельности группы.
Внедрение направлено на сокращение ручной работы и повышение прозрачности финансовых процессов:
- Ускорение сроков подготовки управленческой и международной отчетности — 50%.
- Снижение трудозатрат на рутинные учетные операции и сверки на 10–15%.
- Сокращение сроков согласования договоров и заявок на оплату на 30–50% за счет стандартизированных маршрутов и уведомлений.
