||
Краткое описание проекта

Проект по созданию системы электронного документооборота в компании «Oil Construction Company» был одним из первых проектов в Республике Казахстан, выполненных на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП для Казахстана». Главный акцент предприятие сделало на постепенном переходе с бумажного документооборота на электронный. Проект охватил семь территориально-распределенных структурных единиц компании. Построенная система, позволила минимизировать ручной труд, автоматизировать документооборот, повысить производительность труда и качество контроля исполнительской дисциплины. Основные результаты проекта — сокращение времени согласования основных распорядительных документов и служебных записок в 20 раз и сокращение времени поиска документов более, чем 25 раз.

"Oil Construction Company"
Заказчик

Компания «Oil Construction Company» выполняет большой комплекс строительно-монтажных работ, начиная с нулевого цикла и заканчивая сдачей объекта в эксплуатацию, в нефтепромысловых объектах Республики Казахстан. Предприятие образовано на основе объединения трёх крупных предприятий акционерного общества «Мангистаумунайгаз». На сегодняшний день в компании трудятся 1880 чел, эксплуатируется более 450 ед. техники, что выводит её в число крупнейших организаций строительного профиля в Мангистауской области.

1
Цели и задачи проекта

Цели проекта:

  • повысить эффективность корпоративного управления и сократить расходы на документооборот;
  • сократить длительность согласования документов подразделениями компании;
  • организовать совместную работу представителей различных подразделений с внутренней документацией предприятия;
  • сократить долю ручного труда при работе с документами и снизить влияния человеческого фактора (потеря документов, невыполнение поручений).

Задачи проекта:

  • создать единое корпоративное информационное пространство для работы с документами на базе «1С:Документооборот 8 КОРП для Казахстана»;
  • ввести единые стандарты работы с документами;
  • заменить бумажный документооборот электронным.
2
Ситуация до старта проекта

До начала проекта в компании документы хранились в бумажном варианте, а также на локальных компьютерах. Согласование документов сотрудниками различных структурных единиц организации и выдача поручений сосуществлялись в ручном режиме или посредством электронной почты. Отследить движение документов было очень затруднительно. Документы могли быть потеряны в потоке входящей, исходящей и внутренней документации. Новое руководство компании «Oil Construction Company» эта ситуация не устраивала, поэтому была поставлена задача найти более технологичные и эффективные методы коммуникации.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Для построения системы электронного документооборота в компании «Oil Construction Company» был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП для Казахстана». Автоматизированы следующие участки:

  • входящая и исходящая корреспонденция;
  • организационно-распорядительные документы;
  • номенклатура дел;
  • служебные записки;
  • контроль исполнения.

При подписании электронных документов используется электронно-цифровая подпись. При этом используются элетронно-цифровые подписи, выдаваемые публичным удостоверяющим центром - государственной корпорацией «Правительство для граждан».

Предприятие имеет довольно сложную территориально-распределённую структуру, в проекте задействованы следующие структурные единицы:

  • центральный офис в г. Актау;
  • Каламкасское строительно-монтажное управление;
  • Жетыбайское строительно-монтажное управление;
  • Актауское строительно-монтажный участок;
  • управление транспорта и специальной техники;
  • база производственного обеспечения;
  • участок электро-монтажных работ.

Поэтому для обеспечения доступа всех пользователей к информационной системе была построена инфраструктура, при которой пользователи офиса подключаются к ЭДО посредством локальной сети, удалённые пользователи с хорошим каналом связи подключаются к ЭДО посредством веб-браузера, а удалённые пользователи со слабым каналом связи подключаются к ЭДО с помощью мобильного приложения «1С:Документооборот» ред 2.1. Архитектура системы представлена на рисунке.

Техническая архитектура системы электронного документооборота компании Oil Construction Company

Техническая архитектура системы электронного документооборота компании «Oil Construction Company»

Всего было автоматизировано 370 рабочих мест.

4
Особенности и уникальность проекта

Проект был одним из первых проектов в Республике Казахстан, выполненных на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП для Казахстана». К специфическим особенностям проекта можно отнести сложность деятельности организации (множество видов деятельности) и территориальную распределенность структурных единиц.

Также в рамках проекта были разработаны специализированные формы, которые позволяют упростить процесс освоения программного продукта «1С:Документооборот КОРП для Казахстана» даже для тех пользователей, которые никогда не работали в информационных системах «1С:Предприятие 8». Формы и шаблоны видов документов позволяют за минимальное количество кликов осуществить запуск документа в обработку.

5
Результаты проекта

Рост скорости согласования документов

х 20

Ускорение поиска документов

х 25

Компания «Oil Construction Company» автоматизировала процессы учёта и регистрации входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также контроля исполнения поручений. Построена система электронного документооборота в компании. Система, позволила минимизировать ручной труд, сократить расходы на документооборот, повысить производительность труда и качество контроля исполнительской дисциплины. 

Основные количественные результаты проекта — сокращение времени согласования распорядительных документов и служебных записок в 20 раз и ускорение поиска необходимых документов более, чем в 25 раз.

«Внедрение СЭД на базе «1С:Документооборот КОРП для Казахстана» даёт нам уверенность в том, что мы используем самые современные и эффективные средства автоматизации, присутствующие на рынке, — резюмирует Канат Сейдахметов, директор группы по информационным технологиям «Oil Construction Company». — Использование такого управленческого инструмента позволяет нам осуществлять полный контроль над задачами организации и исполнительской дисциплиной сотрудников. Подобная автоматизация ускоряет принятие управленческих решений, упрощает разработку и согласований документов, позволяет перейти на новый уровень коммуникаций в организации, а также обеспечивает централизованной и надежное хранение всей информации компании».

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
370
Ноябрь 2017 — Апрель 2018
Казахстан
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
Директор группы по информационным технологиям «Oil Construction Company»
Канат Сейдахметов
Внедрение СЭД на базе «1С:Документооборот КОРП для Казахстана» даёт нам уверенность в том, что мы используем самые современные и эффективные средства автоматизации, присутствующие на рынке. Использование такого управленческого инструмента позволяет нам осуществлять полный контроль над задачами организации и исполнительской дисциплиной сотрудников. Подобная автоматизация ускоряет принятие управленческих решений, упрощает разработку и согласований документов, позволяет перейти на новый уровень коммуникаций в организации, а также обеспечивает централизованной и надежное хранение всей информации компании.
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
11 Февраля 2019
Изменение работы лицензий «1С:Предприятия 8» в крупных внедрениях
  1. Реализовано техническое разделение версий ПРОФ и КОРП платформы «1С:Предприятие 8» с защитой лицензий уровня КОРП.
  2. Изменены правила использования лицензий уровня ПРОФ.
  3. Введён порядок обновления используемых лицензий ПРОФ и КОРП.
  4. Появился дополнительный способ привязки программных лицензий — к аппаратному ключу защиты.
15 Января 2019
Стартовал 3-й международный конкурс «1С:Проект года»

Фирма «1С» приглашает пользователей и партнёров принять участие в третьем международном конкурсе лучших проектов корпоративной автоматизации «1С:Проект года» с новыми проектами, реализованными в 2018 году.