Проект по созданию системы электронного документооборота в компании «Oil Construction Company» был одним из первых проектов в Республике Казахстан, выполненных на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП для Казахстана». Главный акцент предприятие сделало на постепенном переходе с бумажного документооборота на электронный. Проект охватил семь территориально-распределенных структурных единиц компании. Построенная система, позволила минимизировать ручной труд, автоматизировать документооборот, повысить производительность труда и качество контроля исполнительской дисциплины. Основные результаты проекта — сокращение времени согласования основных распорядительных документов и служебных записок в 20 раз и сокращение времени поиска документов более, чем 25 раз.
Компания «Oil Construction Company» выполняет большой комплекс строительно-монтажных работ, начиная с нулевого цикла и заканчивая сдачей объекта в эксплуатацию, в нефтепромысловых объектах Республики Казахстан. Предприятие образовано на основе объединения трёх крупных предприятий акционерного общества «Мангистаумунайгаз». На сегодняшний день в компании трудятся 1880 чел, эксплуатируется более 450 ед. техники, что выводит её в число крупнейших организаций строительного профиля в Мангистауской области.
Цели проекта:
- повысить эффективность корпоративного управления и сократить расходы на документооборот;
- сократить длительность согласования документов подразделениями компании;
- организовать совместную работу представителей различных подразделений с внутренней документацией предприятия;
- сократить долю ручного труда при работе с документами и снизить влияния человеческого фактора (потеря документов, невыполнение поручений).
Задачи проекта:
- создать единое корпоративное информационное пространство для работы с документами на базе «1С:Документооборот 8 КОРП для Казахстана»;
- ввести единые стандарты работы с документами;
- заменить бумажный документооборот электронным.
До начала проекта в компании документы хранились в бумажном варианте, а также на локальных компьютерах. Согласование документов сотрудниками различных структурных единиц организации и выдача поручений сосуществлялись в ручном режиме или посредством электронной почты. Отследить движение документов было очень затруднительно. Документы могли быть потеряны в потоке входящей, исходящей и внутренней документации. Новое руководство компании «Oil Construction Company» эта ситуация не устраивала, поэтому была поставлена задача найти более технологичные и эффективные методы коммуникации.
Для построения системы электронного документооборота в компании «Oil Construction Company» был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП для Казахстана». Автоматизированы следующие участки:
- входящая и исходящая корреспонденция;
- организационно-распорядительные документы;
- номенклатура дел;
- служебные записки;
- контроль исполнения.
При подписании электронных документов используется электронно-цифровая подпись. При этом используются элетронно-цифровые подписи, выдаваемые публичным удостоверяющим центром - государственной корпорацией «Правительство для граждан».
Предприятие имеет довольно сложную территориально-распределённую структуру, в проекте задействованы следующие структурные единицы:
- центральный офис в г. Актау;
- Каламкасское строительно-монтажное управление;
- Жетыбайское строительно-монтажное управление;
- Актауское строительно-монтажный участок;
- управление транспорта и специальной техники;
- база производственного обеспечения;
- участок электро-монтажных работ.
Поэтому для обеспечения доступа всех пользователей к информационной системе была построена инфраструктура, при которой пользователи офиса подключаются к ЭДО посредством локальной сети, удалённые пользователи с хорошим каналом связи подключаются к ЭДО посредством веб-браузера, а удалённые пользователи со слабым каналом связи подключаются к ЭДО с помощью мобильного приложения «1С:Документооборот» ред 2.1. Архитектура системы представлена на рисунке.
Техническая архитектура системы электронного документооборота компании «Oil Construction Company»
Всего было автоматизировано 370 рабочих мест.
Проект был одним из первых проектов в Республике Казахстан, выполненных на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП для Казахстана». К специфическим особенностям проекта можно отнести сложность деятельности организации (множество видов деятельности) и территориальную распределенность структурных единиц.
Также в рамках проекта были разработаны специализированные формы, которые позволяют упростить процесс освоения программного продукта «1С:Документооборот КОРП для Казахстана» даже для тех пользователей, которые никогда не работали в информационных системах «1С:Предприятие 8». Формы и шаблоны видов документов позволяют за минимальное количество кликов осуществить запуск документа в обработку.
Рост скорости согласования документов
Ускорение поиска документов
Компания «Oil Construction Company» автоматизировала процессы учёта и регистрации входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также контроля исполнения поручений. Построена система электронного документооборота в компании. Система, позволила минимизировать ручной труд, сократить расходы на документооборот, повысить производительность труда и качество контроля исполнительской дисциплины.
Основные количественные результаты проекта — сокращение времени согласования распорядительных документов и служебных записок в 20 раз и ускорение поиска необходимых документов более, чем в 25 раз.
«Внедрение СЭД на базе «1С:Документооборот КОРП для Казахстана» даёт нам уверенность в том, что мы используем самые современные и эффективные средства автоматизации, присутствующие на рынке, — резюмирует Канат Сейдахметов, директор группы по информационным технологиям «Oil Construction Company». — Использование такого управленческого инструмента позволяет нам осуществлять полный контроль над задачами организации и исполнительской дисциплиной сотрудников. Подобная автоматизация ускоряет принятие управленческих решений, упрощает разработку и согласований документов, позволяет перейти на новый уровень коммуникаций в организации, а также обеспечивает централизованной и надежное хранение всей информации компании».
