В Министерстве образования и молодёжной политики Чувашской Республики создали информационно-аналитическую систему среднего профессионального образования. Система реализована на платформе «1С» с использованием «1С:Библиотеки стандартных подсистем». Она предназначена для автоматизированного сбора отчётности колледжей, организации отчётных компаний, контроля сроков, качества данных. На нижнем уровне, в колледжах, установлена одна из систем «1С:Колледж» и «1С:Колледж ПРОФ», которая полностью автоматизирует все этапы образовательного процесса.
Министерство образования и молодежной политики Чувашской республики осуществляет государственную политику в сфере образования, молодежной политики, науки, социальной поддержки. Ему подведомственны 19 организаций среднего профессионального образования, которые принимали участие в проекте.
Цель проекта: создание системы учета учащихся и управления организациями среднего профессионального образования Чувашии.
Задачи:
- Автоматизация учета обучающихся.
- Автоматизация внутренних процессов колледжей по единому стандарту: приемная кампания, учебная часть, воспитательная работа, методическая работа, производственное обучение.
- Сбор отчетных данных от колледжей.
- Унификация используемой нормативно-справочной информации для упрощения процедуры их консолидации и анализа.
- Систематизация, анализ и компоновка данных от подведомственных организаций среднего профессионального образования для Министерства.
Исторически колледжи республики использовали программы «1С:Бухгалтерия» и «1С: КАМИН:Зарплата», а также различные приложения Microsoft Office.
Отчетность передавалась по электронной почте. Отчеты формировались медленно, практиковался ручной ввод данных. Контролировать сроки и качество предоставляемых данных было сложно.
Назрела необходимость, чтобы под рукой была полная информация о передвижениях контингента, успеваемости студентов.
По результатам анализа программных продуктов, предлагающих решения для образовательных организаций выбор пал на решения фирмы «1С» по следующим причинам:
- Функционал решений отвечает всем потребностям организаций среднего профессионального образования.
- Есть возможность кастомизации под потребности отдельной организации.
- Невысокая стоимость приобретения и обслуживания.
- Поддержка фирмой «1С» и партнерами в регионе.
В результате была сформирована следующая архитектура информационного программного комплекса с использованием решений «1С:Колледж» и «1С:Колледж ПРОФ».
На нижнем уровне в колледже установлена одна из систем «1С:Колледж» и «1С:Колледж ПРОФ» для автоматизации процессов управления колледжем, учета студентов и подготовки региональной и федеральной отчетности. Кроме того, разработан модуль, который позволяет формировать и выгружать отчеты в специализированную информационно-аналитическую систему.
Информационно-аналитическая система — это система, написанная на платформе «1С» с использованием «1С: Библиотеки стандартных подсистем». Она предназначена для автоматизированного сбора статистической и управленческой отчетности, организации отчетных компаний, контроля сроков, качества данных (возможна отправка на доработку). Также в ней можно формировать типовую сводную отчетность. Специальный конструктор — «универсальный отчет» — позволяет формировать нетиповую сводную отчетность. В информационно-аналитической системе можно вести переписку, в ней есть доступ к нормативной базе стороннего производителя.
Информационно аналитическая система предназначена для автоматизированного сбора из «1С:Колледж». Там же осуществляются следующие сервисные функции:
- рассылка информационных сообщений о предстоящей отчетности;
- планирование и контроль сроков предоставления отчетности по каждой организации;
- проверка и отправка на доработку;
- возможность формирования консолидированной отчётности по региону по заданным формам,
- формирование универсального отчета.
Архитектура системы
Особенность проекта заключается в том, что в организациях среднего профессионального образования полностью автоматизированы все этапы образовательного процесса:
- приемная комиссия,
- учебная часть,
- методическая работа,
- воспитательная работа,
- производственное обучение,
- общежитие.
Сейчас из 19 организаций, подведомственных Министерству образования и молодежной политики Чувашской Республики, в 16 внедрили и используют системы учета учащихся и управления организациями среднего профессионального образования. 3 колледжа не используют «1С:Колледж», тем не менее, имеют возможность вводить данные через специально разработанную web-форму.
В результате автоматизации деятельности колледжей и Министерства образования и молодежной политики Чувашии:
- Снижена трудоемкость сбора данных по обучающимся, а также составления отчетных форм учреждениями среднего профессионального образования.
- Министерство оперативно получает данные из колледжей.
- Выросло качество информации от колледжей.
- Снизилась трудоемкость консолидации данных сотрудниками Министерства.
- Разработаны универсальные механизмы компоновки отчетных материалов от организаций среднего профессионального образования для Министерства.
- Появилась возможность мониторинга федеральной и региональной отчетности, с возможностью детализации до конкретного учреждения и персоны.
