В Кубанском государственном медицинском университете реализован проект по автоматизации составления расписания на базе программного продукта «1С:Автоматизированное составление расписания. Университет», существенно доработанного под специфику медицинского университета. Уникальность проекта заключается в создании специализированного инструмента для двухуровневого управления расписанием: централизованного планирования Учебным управлением и детального наполнения силами кафедр. До внедрения программы процесс составления расписания осуществлялся вручную, что требовало значительных временных затрат и не позволяло оперативно вносить изменения. Особое внимание было уделено доработкам составления расписания в части кафедр. В результате внедрение специализированного решения позволило университету отказаться от использования ручного документооборота при планировании учебного процесса и перейти к единой среде, что позволило повысить общую эффективность работы сотрудников и улучшить качество итогового расписания.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Кубанский государственный медицинский университет» Министерства здравоохранения Российской Федерации является одним из ведущих медицинских вузов Южного федерального округа. Университет осуществляет подготовку высококвалифицированных врачей для Краснодарского края, республик Северного Кавказа, Ростовской области и других субъектов Российской Федерации, а также для ближнего и дальнего зарубежья.
Цели проекта:
- Создать единую информационную среду для взаимодействия учебного управления и кафедр при составлении расписания.
- Автоматизировать процесс планирования и составления расписания с учетом особенностей медицинского вуза.
- Обеспечить возможность заполнения и корректировки расписания сотрудниками кафедр.
- Обеспечить прозрачность и исключить конфликты (пересечения) в расписании преподавателей и аудиторного фонда.
- Отказаться от бумажного документооборота при формировании расписания занятий.
Основные задачи проекта:
- Доработать программу «1С:Автоматизированное составление расписания. Университет» в соответствии с требованиями вуза, включая:
- составление фронтального и циклового расписаний занятий;
- составление расписания экзаменационных сессий;
- разработку и настройку печатных форм расписания занятий;
- эффективный учет и распределение аудиторного фонда.
- Реализовать функционал для заполнения расписания сотрудниками кафедр, что повысит эффективность заполнения расписания.
- Обеспечить переход к единому специализированному решению для планирования учебных занятий.
- Реализовать механизм разделения доступа и поэтапной публикации расписания: от Учебного управления к кафедрам и далее на сайт.
- Создать удобную систему управления расписанием, доступную для всех участников учебного процесса.
До внедрения решения автоматизация процессов составления расписания в Кубанском государственном медицинском университете учет учебной нагрузки и формирование расписания занятий осуществлялись преимущественно в MS Excel, что требовало значительных временных затрат и не позволяло оперативно реагировать на изменения.
Такой подход приводил к ряду системных проблем:
- Отсутствовала единая система учета данных, не хватало прозрачности при планировании и удобных отчетных форм для анализа загруженности аудиторий и преподавателей.
- Могла возникать путаница в данных при ручном переносе информации между различными таблицами.
- Периодически происходили ошибки и накладки при составлении расписания занятий, а сам процесс занимал много времени.
Для решения этих проблем и оперативного получения информации от кафедр было принято решение о глубокой доработке конфигурации «1С:Автоматизированное составление расписания. Университет».
Автоматизации составления расписания реализована на базе программного продукта «1С:Автоматизированное составление расписания. Университет», существенно доработанного под специфику медицинского университета.
Внедрение позволило централизовать планирование учебного процесса и отказаться от устаревших методов работы в бумажном формате.
В ходе проекта специалистами был выполнен ряд доработок, учитывающих специфику медицинского вуза и потребностей сотрудников, отвечающих за составление расписания:
- реализована возможность удобного составления фронтального расписания — были разработаны и адаптированы отдельные «шахматки» для лекционных и практических занятий;
- «Шахматка» — это таблица, в которой содержится наглядная информация о расставленных занятиях с распределением по группам/потокам, датам, дням недели, номерам занятий и временным окнам. При переносе занятия на «шахматку», система отслеживает конфликты, связанные с пересечением занятий разных групп по времени и помещениям;
- адаптирован функционал для составления расписания цикловых занятий;
- разработан функционал составления расписания экзаменационных сессий с учетом особенностей вуза;
- разработаны отдельные «шахматки» для внесения дополнительной информации по занятиям в расписании со стороны кафедр (распределение занятий по преподавателям и помещениям, закрепленных за кафедрами, добавление замен в фактическое расписание);
- доработаны и приведены в соответствие с требованиями университета печатные формы расписания занятий;
- разработаны отчеты сводного расписания кафедр и учета занятости аудиторного фонда.
Главной особенностью проекта является адаптация программного продукта «1С:Автоматизированное составление расписания. Университет» под особенности медицинского вуза с учетом сложной двухуровневой архитектуры управления учебным процессом.
В стандартном решении расписание, как правило, составляется централизованно. В доработанном варианте продукта реализована возможность разделения зон ответственности между учебным управлением и кафедрами.
Ключевые особенности проекта
Двухуровневое составление расписания
- Учебное управление задает каркас расписания — даты, временные окна, потоки/группы, дисциплины и лекционные аудитории (рис. 1).
- Кафедры, на основе этого каркаса самостоятельно, но в рамках ограничений, распределяют преподавателей, практические и курационные аудитории; планируют замены/
Рис. 1. «Шахматка» практических занятий учебного управления
Такая модель отражает реальную организационную структуру медицинского вуза, где кафедры самостоятельно распределяют нагрузку своего преподавательского состава и занятость аудиторного фонда.
«Шахматки» расписания кафедр
Чтобы разделить процесс составления расписания, были разработаны отдельные наглядные «шахматки», в которых отображается расписание, составленное сотрудниками Учебного управления. Кафедрам нужно внести информацию о преподавателе и помещении в розовые ячейки таблицы.
Реализована интуитивная логика работы пользователя: Выбрал преподавателя > Кликнул по розовой ячейке > Данные сохранились.
Для удобного заполнения расписания предусмотрено отображение динамического списка доступных помещений и преподавателей, закрепленных за кафедрой, с проверкой пересечения по времени и датам.
Чтобы учесть больничные и командировки в фактическом расписании, на «шахматках» предусмотрена функция добавления замен.
«Шахматка» фронтального расписания кафедр
Предназначена для распределения помещений и преподавателей по практическим и лекционным занятиям кафедры с распределением по дням недели и парам.
В ячейках «шахматки» содержится информация о занятиях, расставленных сотрудниками Учебного управления, с отображением времени, дисциплине, датам проведения занятия и группам/потокам.
Из-за того, что занятия по дисциплине группы объединены по времени и датам, сотрудникам кафедры достаточно указать параметры только один раз, а не распределять помещения и преподавателей на каждую дату дисциплины. В случае, если часть занятий будет вести другой преподаватель или они будут проводиться в другом помещении, предусмотрена возможность разделения дисциплины по датам (рис. 2).
Рис. 2. «Шахматка» фронтального расписания кафедр
«Шахматка» циклового расписания кафедр
Нужна для заполнения помещений и преподавателей по курационным занятиям кафедры, с распределением по группам и месяцам.
В каждой ячейке отображается информация о времени проведения занятия, дисциплине, помещению и преподавателю.
Особенностью данной «шахматки» является возможность разбиения циклов по дням. Таким образом предусматриваются ситуации, в которых, например, часть цикла группы будет вести другой преподаватель (рис. 3).
Рис. 3. «Шахматка» циклового расписания кафедр
«Шахматка» расписания сессий для кафедр
С помощью данной обработки сотрудники кафедры могут заполнить информацию о преподавателях, помещениях и временных окнах экзамена.
При разработке были учтены особенности вуза:
- экзамен могут принимать одновременно несколько преподавателей;
- для больших потоков предусмотрена возможность разделения групп по разным временным окнам;
- экзамен по одной дисциплине может приниматься в один день на двух разных кафедрах (рис. 4).
Рис. 4. «Шахматка» расписания сессий для кафедр
Данный динамический отчет был переработан по требованиям вуза с учетом возможности вывода планового и фактического расписания (рис. 5).
Рис. 5. Сводное расписание
Проект находится в стадии активной эксплуатации. По итогам внедрения были достигнуты значительные улучшения:
- Исключены временные конфликты в расписании преподавателей.
- Сокращено время на составление и согласование расписания кафедр, благодаря удобным «шахматкам» и механизмам массового заполнения/очистки.
- Снижены трудозатраты на формирование итоговой отчетности — отчет «Сводное расписание» формируется автоматически по нажатию кнопки.
- Обеспечена прозрачность и актуальность данных для учебного управления на всех этапах: от централизованного планирования до фактического исполнения.
