Завод «Калининградгазавтоматика» внедрил систему электронного документооборота. Система построена на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Основной объем документооборота переведен в электронный вид, сокращено время на формирование, согласование и подписание документов, значительно ускорился обмен документами внутри предприятия, разработаны унифицированные формы документов, реализована автоматическая проверка правильности заполнения входящих документов, к минимуму сведено время на ввод первичных данных в учётные системы предприятия. Благодаря внедрению системы электронного документооборота, затраты на работу с документами были сокращены на 25%.
Завод «Калининградгазавтоматика» разрабатывает, производит и внедряет на объекты газовой, нефтяной и других отраслей промышленности распределительное и взрывозащищенное электрооборудование, системы автоматики и оборудование для КИПиА. Завод является одним из крупнейших предприятий РФ по производству электротехнического оборудования для нефтегазовой отрасли. Количество сотрудников — 600 человек.
Основные цели проекта:
- сокращение временных и финансовых издержек на обработку первичных учетных документов,
- сокращение времени на поиск, согласование, подписание документов
- переход на безбумажный юридически значимый документооборот как между подразделениями предприятия, так и между подразделениями и с внешними контрагентами.
Задачи проекта:
- стандартизация и автоматизация цепочки согласования документов;
- обеспечение подписания документов усиленной квалифицированной электронной подписью;
- организация оперативного обмена подписанными документами как внутри компании, так и для сторонних контрагентов;
- создание электронного архива документов;
- унификация бизнес-процессов электронного документооборота внутри предприятия.
Ранее на заводе «Калининградгазавтоматика» не было системы электронного документооборота. Все документы хранились в бумажном варианте. Бизнес-процессы (служебные записки, согласования, поручения, ознакомления и другие) осуществлялись посредством подписания и согласования бумажных вариантов. Оперативная обработка такого значительного объема документации невозможна без современных инструментов, способных обеспечить быстрый обмен данными между всеми подразделениями компании.
Для того чтобы повысить эффективность деятельности предприятия, руководство завода приняло решение внедрить систему электронного документооборота (ЭДО), которая позволила бы ускорить формирование, согласование и подписание этих документов.
Для создания системы электронного документооборота выбрано решение «1С:Документооборот 8 КОРП». Система, разработанная на базе этого программного продукта, используется как для обмена документами внутри предприятия, так и между подразделениями и с внешними контрагентами.
Передача внешних электронных документов организована через веб-сервисы, по которым также передается нормативно-справочная информация и статусы электронных документов.
Внутренние форматы электронных документов также проходят процесс согласования и подписания и распределяются по подразделениям через «1С:Документооборот 8 КОРП».
Настроен обмен данными с системой управления предприятием, работающей на базе решения «1С:Управление производственным предприятием 8», «1С:Зарплата и управление персоналом 8», «Производственная программа» на платформе «1С:Предприятие 8».
В «Производственной программе» согласовывается, утверждаются, контролируются:
- план производства (неделя, месяц, квартал, год),
- сменные задания,
- служебные записок по производству,
- отчеты, показатели.
В «1С:Управление производственным предприятием» согласовывается, утверждаются, контролируются:
- коммерческие предложения,
- сделки,
- покупки,
- продажи,
- договора,
- отчеты, показатели.
В «1С:Зарплата и управление персоналом» согласовывается, утверждаются, контролируются:
- штатное расписание,
- кадровые документы,
- графики работ,
- нормирование труда,
- отчеты, показатели.
Схема работы информационной системы
Всего автоматизировано 150 рабочих мест.
Уникальная черта проекта — объединение систем на платформе «1С»: «1С:Документооборот 8 КОРП», «1С:Управление производственным предприятием», «1С:Зарплата и управление персоналом», «Прозводственной программы» на платформе «1С:Предприятие 8.3» Набор обменов нормативно-справочной информацией, первичными учетными документами позволил создать единую информационную систему, объединить в единое целое и унифицировать процесс внутреннего документооборота.
На реализацию запуска системы электронного документооборота в потребовалось 12 месяцев.
Сокращение затрат на работу с документами
Снижение времени на поиск информации
В результате выполнения проекта:
- создана единая информационной база по электронным первичным документам;
- настроен оперативный обмен документами внутри предприятия;
- унифицированы процессы согласования документов;
- документы, ранее хранившиеся в электронном виде, были перенесены для централизованного хранения в систему «1С:Документооборот 8 КОРП».
Все вновь созданные документы регистрируются и хранятся в системе электронного документооборота. В связи с этим время, затрачиваемое на поиск нужной информации, сократилось вдвое. Исключена возможность потери информации.
Информационная система электронного документооборота стала системой корпоративного уровня, которая позволяет повысить эффективность деятельности компании. Использование усиленной квалифицированной подписи для обмена накладными между подразделениями компании позволило значительно сократить объем внутреннего бумажного документооборота и уменьшить время на поиск документов. Ускорилось согласование документов. В системе настроены процессы для создания и согласования каждого типа документа.
Значительно уменьшилось количество ручных операций и ошибок при вводе в систему первичных документов и проверке входящих бумажным документов. В том числе удалось избежать ручной сверки документации благодаря распределенной системе ввода документов по местам инициирования хозяйственных операций. Благодаря внедрению системы электронного документооборота затраты на работу с документами были сокращены на 25%.
Система продолжает активно развиваться: расширяется перечень форматов электронных внутренних документов, используются произвольные электронные документы (ПЭД) в связке с электронными производственными документами, первичными бухгалтерскими документами.
